辦公紙式檔案與電子檔案兼顧的檔案管理

董淑新

（哈爾濱市呼蘭區(qū)自來水公司 黑龍江 哈爾濱 150001）

辦公紙式檔案與電子檔案兼顧的檔案管理

董淑新

（哈爾濱市呼蘭區(qū)自來水公司 黑龍江 哈爾濱 150001）

電子檔案已經(jīng)成為檔案的一種重要形式，電子檔案的形成促使檔案管理工作發(fā)生了前所未有的變化，但是很多人片面覺得電子檔案方便且節(jié)省空間，由此，論定電子檔案完全能夠取代紙質(zhì)檔案。筆者通過工作的經(jīng)驗總結(jié)出電子檔案和紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點，說明電子檔案不能取代紙質(zhì)檔案的事實，此外，進一步提出紙式檔案與電子檔案兼顧的辦公檔案管理方案，從而達到互補共榮的檔案管理的理念。

電子檔案；紙質(zhì)檔案；信息化

電子檔案是當今信息化時代誕生的檔案管理形式，電子檔案管理是時代發(fā)展的必然產(chǎn)物，其為檔案管理帶來了創(chuàng)新和發(fā)展，對檔案管理工作起到了巨大的促進作用。但電子檔案在工作中也凸顯出一些不可避免的缺點，而這些缺點有要依賴傳統(tǒng)的紙式檔案來擬補，可見辦公檔案管理工作不能過分的依賴于電子檔，由此，應(yīng)該該形成電子檔案和紙質(zhì)檔案兼顧的全新檔案管理模式，促進檔案管理工作更好的方向開展。

一、電子檔案的優(yōu)點和缺點

（一）電子檔案優(yōu)點

1、效率高

電子檔案管理的中心工作是通過無紙化辦公，將工作中的文件、會議紀要、工作總結(jié)、報告、通知通告等，都通過辦公軟件系統(tǒng)向特定對象予以發(fā)布，節(jié)省了大量文件印發(fā)、轉(zhuǎn)送、通知等，節(jié)省了時間、人力和物力。此外，經(jīng)過計算機系統(tǒng)整理后，便于文件檔案的歸檔、查找，由此大大地提高了工作效率。

2、綠色環(huán)保

利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)進行無紙化辦公，大大降低了文件紙質(zhì)的使用，節(jié)約了紙張不但能夠節(jié)省辦公開支，而且有能夠減少木材的使用，降低來人類對森林資源的破壞。

3、空間占用少

電子檔案的存儲可以借助于硬盤、光盤和云盤等多種手段，其特點是占用空間少，不需要占用大的空間存儲，此外電子檔案可以實現(xiàn)異地查詢和共享的功能，這些電子檔案特有的功能，為檔案管理工作實現(xiàn)了便捷性、高效性和靈活性。

（二）電子檔案缺點

電子檔案信息與載體相分離的特性，使得信息不在固定的載體上附著，在資源共享和傳輸?shù)倪^程中極易發(fā)生篡改、竊取或者刪除而且不留痕跡。并且電子文件經(jīng)過不同格式的轉(zhuǎn)換以后，原始文件易變得面目全非，使得其真實性和可靠性大打折扣。此外，由于電子檔案存儲在網(wǎng)絡(luò)上會出現(xiàn)被病毒攻擊或被盜的風險。因此，在電子檔案的技術(shù)難點是保障檔案的安全性。

二、紙式檔案的優(yōu)點和缺點

（一）紙式檔案的優(yōu)點

紙式檔案的特點是確保原始性和真實性，紙質(zhì)檔案通常經(jīng)人工撰寫和機器打印等媒介將文字、圖像、表格清晰的展現(xiàn)在紙上，能夠可見的原始資料，不宜被經(jīng)篡改，如果篡改也容易發(fā)現(xiàn)，便于確保檔案的原始性和真實性。

（二）紙式檔案的缺點

隨著紙式檔案保存時間的長久，就會發(fā)現(xiàn)紙式檔案很容易受條件影響。紙質(zhì)檔案的紙張在高溫、較潮、發(fā)霉、蟲蛀等環(huán)境下，容易對紙質(zhì)檔案產(chǎn)生破壞，再被化學分解后形成“檔案磚”。

三、紙式檔案與電子檔案的互補性

無論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案都是為社會發(fā)展提供信息服務(wù)的載體，電子檔案和辦公檔案都既有各自的優(yōu)勢和劣勢，同時也起到了互補互進的作用。如何加強辦公紙式和電子辦公檔案的互補呢？要從以下幾點著手：

（一）重視紙式檔案向電子當轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)化的質(zhì)量

紙質(zhì)檔案的內(nèi)容經(jīng)過掃描和轉(zhuǎn)換就能夠直接完成電子檔案的錄制工作，所以電子檔案的質(zhì)量也是由紙質(zhì)檔案的質(zhì)量決定的。因此，在對紙質(zhì)檔案進行入庫和存檔時，要加強對紙質(zhì)檔案的質(zhì)量管理。

（二）建立電子檔案歸檔的工作制度

電子檔案與紙質(zhì)檔案的歸檔應(yīng)該是按照科學的制度實施，只有這樣才能保證電子存檔黨的有效性和真實性，才能充分發(fā)揮優(yōu)勢互補紙式檔案的不足，在工作中應(yīng)當避免機械相加等現(xiàn)象，制定科學合理的雙軌制管理制度勢在必行，只有科學制度指導才能保證管理的規(guī)范和有章可循。

（三）加強檔案管理人員的檔案管理工作水平

目前辦公檔案管理人員很多都是非專業(yè)出身，對檔案的管理只停留在基礎(chǔ)的歸檔和保管，沒有摸索出一套科學的管理方法，使得檔案管理在發(fā)生重大變革上沒有應(yīng)對能力，容易出現(xiàn)檔案保存管理中的遺漏、刪除、重復(fù)歸檔等重大問題，并且一些單位并沒有建立電子文件管理系統(tǒng)，缺乏軟件硬件的維修維護人員，使得電子檔案在形成和保管中存在重大隱患，所以建立一支高素質(zhì)并具有各方面專業(yè)技能的檔案管理團隊是提高檔案管理水平的有效途徑。

四、結(jié)論

檔案管理工作中實行電子化管理方式具有便利性和可操作性，但電子檔案還存在安全性和局限性等問題，不利于檔案管理工作的開展。所以，我們既要重視電子檔案管理模式的發(fā)展，還要重視傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式，形成電子檔案和紙質(zhì)檔案兼顧的發(fā)展趨勢，適當利用但不過多依賴電子檔案，才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作的科學發(fā)展。

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