淺析新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化

劉曉杰

（哈爾濱市第六十九中學(xué)校 黑龍江 哈爾濱 150001）

淺析新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化

劉曉杰

（哈爾濱市第六十九中學(xué)校 黑龍江 哈爾濱 150001）

檔案管理工作的內(nèi)容繁瑣，信息處理量大，一直是我國(guó)行政管理工作的重點(diǎn)之一，特別是近些年隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的興起，檔案管理數(shù)字化、信息化工作也如火如荼地開展起來，本文將針對(duì)新形勢(shì)下檔案管理工作規(guī)范化遇到的實(shí)際困難進(jìn)行分析，并提出切實(shí)可行的解決方案。

檔案管理；規(guī)范化；檔案資源

隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系的建立，檔案管理工作性質(zhì)也已經(jīng)從政治性開始向經(jīng)濟(jì)性、服務(wù)性方向轉(zhuǎn)變，檔案資源的充分利用已經(jīng)成為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要內(nèi)容，其利用單位也已經(jīng)從黨政機(jī)關(guān)開始向企事業(yè)單位乃至整個(gè)社會(huì)過渡。因此，如何提高檔案管理水平、實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化以及管理的規(guī)范化已經(jīng)成為整個(gè)社會(huì)的共同關(guān)注的問題。

一、檔案管理規(guī)范化的必要性

檔案資源一直是被人們忽視的重要資源，做好檔案的管理、開發(fā)和利用，可以實(shí)現(xiàn)企事業(yè)的行政管理水平的大幅提高、人才資源的合理利用等，因此建立科學(xué)的、規(guī)范的檔案管理體系，對(duì)于企事業(yè)單位乃至社會(huì)的管理意義重大。一方面，檔案是所在組織機(jī)構(gòu)的發(fā)展的真實(shí)再現(xiàn)，是其文化、價(jià)值觀的傳承的重要載體，是其精神象征，完善檔案管理工作，就是對(duì)歷史的重視；其次，檔案記錄著組織的錯(cuò)誤與正確的決定，具有重要的借鑒意義，規(guī)范的檔案管理可以為組織運(yùn)營(yíng)者提供準(zhǔn)確、快捷的參考信息，有利于正確決策的做出。綜上所述，檔案管理規(guī)范化是為了更高效、充分的利用檔案資源，更好的為整個(gè)組織的管理工作服務(wù)。

二、檔案管理工作在規(guī)范化過程中存在的問題

雖然社會(huì)包括各大企事業(yè)單位已經(jīng)開始重視檔案管理工作，但由于歷史傳統(tǒng)積留的問題和新形勢(shì)下社會(huì)的快速發(fā)展對(duì)檔案管理提出的新的要求，檔案管理工作規(guī)范化的整體水平明顯還難以達(dá)到令人滿意地步，在具體執(zhí)行過程中存在著諸多弊病，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）檔案管理工作人員認(rèn)識(shí)水平低

這是檔案管理工作規(guī)范化進(jìn)展緩慢的思想根源所在。但究其根本，這并不是工作人員自身的職業(yè)素養(yǎng)不足造成的，而是整個(gè)社會(huì)不重視檔案管理工作的大環(huán)境和傳統(tǒng)導(dǎo)致的，無論是檔案管理工作的從業(yè)者還是企事業(yè)單位的管理層都將檔案管理看作是簡(jiǎn)單的信息錄入與保管工作，缺乏對(duì)該項(xiàng)工作的深入了解和認(rèn)識(shí)，思想上的懈怠導(dǎo)致具體工作過程中的懶散，正是這種低水平的認(rèn)識(shí)導(dǎo)致管理工作的不規(guī)范性。

（二）檔案管理工作信息化水平低

盡管網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)普及，但由于缺乏重視，檔案管理工作的信息化建設(shè)沒有緊跟時(shí)代步伐，各地檔案管理的信息化建設(shè)程度參差不齊，特別是在一些管理理念落后的的企事業(yè)單位中，檔案管理還很大程度上依靠紙質(zhì)管理的方法，很難適應(yīng)當(dāng)代高節(jié)奏、高效率的發(fā)展要求。同時(shí)，傳統(tǒng)檔案管理比重較大帶來的另一個(gè)嚴(yán)重問題是，占據(jù)當(dāng)量的存儲(chǔ)空間，且存儲(chǔ)年限不如虛擬數(shù)字化信息的長(zhǎng)，嚴(yán)重制約了檔案管理的水平。

三、檔案管理規(guī)范化的對(duì)策分析

盡管我國(guó)當(dāng)下檔案管理規(guī)范化工作進(jìn)程令人擔(dān)憂，但只要有針對(duì)性的進(jìn)行解決，相信可以很快提高上來，為充分利用檔案資源、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)：

（一）提高管理意識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

態(tài)度是一切工作的出發(fā)點(diǎn)，要想切實(shí)提高管理工作的規(guī)范化，首先應(yīng)提高規(guī)范化管理的意識(shí)。在新形勢(shì)下，檔案管理不僅要求嚴(yán)謹(jǐn)性，更要求時(shí)效性，這是時(shí)代發(fā)展的特性。在這樣的形勢(shì)和要求下，重視檔案管理就要制定規(guī)范的制度和章程。對(duì)檔案錄入直至保管，最后到檔案資源開發(fā)利用，應(yīng)該建立起嚴(yán)格的工作流程和管理制度。明確對(duì)各階段工作做出規(guī)范性的要求，前期的檔案資料的錄入、采集工作要細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)、全面，隨后的歸檔與立卷工作要科學(xué)、合理、高效，檔案的保管要注意安全。具體工作流程應(yīng)責(zé)任到人，提高工作人員的工作嚴(yán)謹(jǐn)性和責(zé)任感。同時(shí)，由于缺乏相關(guān)的統(tǒng)一法規(guī)是導(dǎo)致全國(guó)檔案管理水平參差不齊、通用性差的根本所在，建立統(tǒng)一的管理制度也是十分必要的。同時(shí)加大對(duì)檔案管理工作重要性的宣傳教育，營(yíng)造出全社會(huì)重視檔案管理的氛圍，只有這樣才能充分實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。

（二）加快現(xiàn)代化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

為了適應(yīng)信息化時(shí)代高節(jié)奏的發(fā)展要求，充分實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效利用，必然要對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作及工作理念方式進(jìn)行升級(jí)，早日實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化是提高檔案管理規(guī)范化程度的最佳途徑。首先，在檔案管理工作的展開中可以更多的融入現(xiàn)代數(shù)字化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)；其次，可以借助許多針對(duì)檔案管理開發(fā)的管理軟件，來提高檔案的管理、利用效率。通過檔案的現(xiàn)代化建設(shè)增加管理工作的透明性，以減少管理過程中的違規(guī)操作，促進(jìn)管理工作的規(guī)范化。

（三）提升檔案人員素養(yǎng)，落實(shí)檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

提升管理人員的道德素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的重中之重。首先要開展相關(guān)的科普宣講活動(dòng)，使從業(yè)者意識(shí)到新形勢(shì)下檔案管理規(guī)范化的必要性以及管理工作對(duì)專業(yè)技術(shù)的新的要求，使其產(chǎn)生危機(jī)意識(shí)；其次，進(jìn)行相關(guān)職業(yè)技術(shù)的培訓(xùn)工作，使從業(yè)者可以熟練運(yùn)用相關(guān)設(shè)備進(jìn)行信息化背景下的檔案管理工作；最后，加強(qiáng)從業(yè)者的職業(yè)道德教育，一方面意識(shí)到工作的重要性，另一方面了解工作的保密性質(zhì)，保證檔案資料的安全性。

四、結(jié)語

想要充分利用檔案資源，更高效的進(jìn)行檔案管理工作，更好的實(shí)現(xiàn)全國(guó)范圍內(nèi)的檔案資源流通，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化是必然選擇，但由于當(dāng)下我國(guó)檔案管理工作還存在著制度不完善、工作人員責(zé)任意識(shí)差、管理方式陳舊落后等諸多問題，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理還有很長(zhǎng)的路要走，這就要求我們從制度建立、人員培養(yǎng)等諸多方面雙管齊下。相信隨著全社會(huì)的重視和努力，新形勢(shì)下的檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化就在不遠(yuǎn)的將來。

[1]黃喆.淺析新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化[J].經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展研究.2014(07).

[2]楊曉霞.淺析新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化[J].黑龍江史志.2014(23).

[3]楊燕.淺析新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化[J].中國(guó)高新技術(shù)企業(yè).2015(05).