醫(yī)院檔案借閱中存在的問題及優(yōu)化對策

于向紅

（哈爾濱市第一?？漆t(yī)院 黑龍江 哈爾濱 150056）

醫(yī)院檔案借閱中存在的問題及優(yōu)化對策

于向紅

（哈爾濱市第一?？漆t(yī)院 黑龍江 哈爾濱 150056）

醫(yī)院檔案作為醫(yī)院服務(wù)及科研成果的真實(shí)記錄，其在醫(yī)院發(fā)展過程中具有極為重要的意義，同時也是解決醫(yī)療糾紛的重要依據(jù)。由于醫(yī)院檔案具有極其重要的意義，所以需要加強(qiáng)對醫(yī)院檔案的借閱管理，確保檔案的安全。目前醫(yī)院檔案借閱管理制度還不健全，監(jiān)管不到們，存在著檔案被私自外借的現(xiàn)象，所以需要對醫(yī)院借閱管理制度進(jìn)行完善，增強(qiáng)檔案安全意識，通過規(guī)范借閱程序及改善借閱手段從而消費(fèi)醫(yī)院檔案借閱管理工作中存在的安全隱患，確保醫(yī)院檔案能夠更好的在醫(yī)療、科學(xué)和管理工作中發(fā)揮其重要作用。

醫(yī)院檔案；借閱管理；問題；優(yōu)化對策

一、目前醫(yī)院檔案借閱中存在的主要問題

（一）借閱制度不完善

目前在很大一部分醫(yī)院檔案管理工作中，對于檔案的借閱都缺乏規(guī)范性的程序，再加之管理制度不健全，醫(yī)院檔案在借閱過程中存在著丟失的現(xiàn)象，同時在一些科室內(nèi)，部分借閱來的檔案文件隨意放置，檔案資料極易丟失，給醫(yī)院檔案的安全帶來了較大的隱患。

（二）職責(zé)不明，導(dǎo)致借閱無門

目前部分檔案不設(shè)置專門的檔案部門，醫(yī)院的檔案處于分散管理的狀態(tài)。醫(yī)院內(nèi)不同部門管理不同的檔案資料，而且相互不隸屬，不銜接，這樣就導(dǎo)致歸檔職責(zé)不明確，在借閱過程中也不知應(yīng)該找哪個部門，而一旦檔案丟失無法追究責(zé)任。

（三）部分檔案管理人員業(yè)務(wù)不精，缺乏借閱指導(dǎo)性

作為醫(yī)院檔案管理人員，需要在醫(yī)院檔案借閱中充分的發(fā)揮專業(yè)的指導(dǎo)作用，不僅要對檔案的分布進(jìn)行熟悉，而且還要對不同專業(yè)學(xué)科的內(nèi)容都要全面掌握，這樣才能為借閱人員提供專業(yè)的指導(dǎo)。但當(dāng)前醫(yī)院檔案管理人員多為非專業(yè)人員，而且整體素質(zhì)較差，普遍年齡較大，自身知識結(jié)構(gòu)老化，不愿意接受新事物，觀念較為陳舊，這樣導(dǎo)致其在借閱管理工作中無法將參謀和指導(dǎo)作用充分的發(fā)揮出來。

（四）信息化程度不高

目前部分醫(yī)院信息化建設(shè)速度較為滯后，檔案信息化程度不高。即使在檔案管理工作中已普遍使用計(jì)算機(jī)，而且開始使用電子檔案，但由于受制于軟件開發(fā)和設(shè)計(jì)等方面的制約，檔案管理者在檔案借閱管理中還無法與信息化技術(shù)進(jìn)行有效的銜接，缺乏具體的應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)。再加之目前醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作相對較為滯后，這就導(dǎo)致醫(yī)院檔案數(shù)字化并沒有全面實(shí)現(xiàn)。

（五）監(jiān)管不力，造成檔案丟失

醫(yī)院發(fā)展過程中，部分醫(yī)護(hù)人員和科研人員會將借閱的檔案在科研教學(xué)中隨身進(jìn)行攜帶，而且檔案長期的放置在借閱人手中不歸還。個別醫(yī)院內(nèi)部人員私自將醫(yī)院檔案私自外借。還有部分檔案在借出過程中存在被涂改、丟失的問題。這些問題的存在充分的說明了當(dāng)前醫(yī)院檔案借閱管理工作中存在著監(jiān)管不力，給檔案的安全帶來較大的隱患。

二、優(yōu)化醫(yī)院檔案借閱管理的對策

（一）增強(qiáng)安全意識，優(yōu)化借閱環(huán)境

醫(yī)院需要加強(qiáng)對檔案的管理工作，需要將檔案管理納入到醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容，確保其與醫(yī)院的各項(xiàng)規(guī)劃和發(fā)展保持同步。同時還要加強(qiáng)醫(yī)院從上到下對檔案工作的重要性的認(rèn)識，通過加大對醫(yī)院檔案的宣傳力度，強(qiáng)化檔案法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，從而深入的對檔案有一個全面、正確的認(rèn)識，以便于在工作中能夠更好的配合檔案管理部門的各項(xiàng)工作。對檔案的安全管理重視，認(rèn)識到檔案對維護(hù)自身權(quán)益和服務(wù)人民群眾的重要意義，從而在日常工作中重視檔案的安全，避免人為疏忽而給檔案資料帶來的安全問題。

（二）規(guī)范借閱程序，健全管理制度

檔案借閱是一項(xiàng)經(jīng)常發(fā)生在醫(yī)院的活動。建立完善的借閱制度，可以減少檔案借閱的隨意性，保證檔案管理工作的健康、持續(xù)發(fā)展。醫(yī)院要根據(jù)檔案有關(guān)的法律法規(guī)，結(jié)合本單位檔案工作實(shí)際，逐步完善檔案借閱程序。同時，建立對檔案的歸檔、保管、移交、保密、銷毀及庫房管理等各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案工作每個環(huán)節(jié)的運(yùn)行都有章可循。

（三）整合檔案資源，提高借閱效率

建立科學(xué)的檔案管理體系，將醫(yī)院各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評價。醫(yī)院應(yīng)統(tǒng)一規(guī)劃庫館，積極促進(jìn)圖書、檔案的一體化管理，減少機(jī)構(gòu)的重復(fù)與人財(cái)物的浪費(fèi)，最終在全院建立起嚴(yán)密、有效、快捷的查閱、借閱系統(tǒng)。

（四）提高管理人員素質(zhì)

有計(jì)劃、分步驟地引進(jìn)和培養(yǎng)一批具有現(xiàn)代科學(xué)知識和專業(yè)技能的人才。加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過外出進(jìn)修、專家講學(xué)等方式，培養(yǎng)和打造技術(shù)精、業(yè)務(wù)強(qiáng)、效率高的醫(yī)院檔案管理隊(duì)伍。建立醫(yī)院檔案培訓(xùn)長效機(jī)制，將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，建立檔案管理人才梯隊(duì)。

（五）改善借閱手段，加強(qiáng)硬件建設(shè)

逐步配備計(jì)算機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，并采用檔案管理系統(tǒng)專用軟件進(jìn)行輔助立卷、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)，優(yōu)化借閱工作。通過將檔案目錄和部分內(nèi)容納入局域網(wǎng)，利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)加強(qiáng)各部門之間、院際之間的資源共享，實(shí)現(xiàn)借閱網(wǎng)絡(luò)化、信息化。

（六）理清借閱源頭，消除漏洞隱患

病歷檔案借閱人員在閱完檔案后要及時歸檔，防止遺失。在病歷檔案歸檔時病歷檔案管理人員必須認(rèn)真仔細(xì)清查、核對，防止錯號、重號、錯檔及漏檔的發(fā)生。如有確因工作需要，需將病歷檔案帶出檔案保管室的，必須經(jīng)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)簽字，原則上當(dāng)天歸還。同時，還要加強(qiáng)對各級醫(yī)療保險、新農(nóng)合管理機(jī)構(gòu)、司法機(jī)關(guān)、醫(yī)療鑒定部門、保險公司等借閱病歷檔案的管理，防止由此引起法律糾紛和危害社會行為的發(fā)生。

三、結(jié)束語

醫(yī)院檔案在醫(yī)院發(fā)展過程中具有非常重要的意義，所以需要確保醫(yī)院檔案的

安全性，強(qiáng)化醫(yī)院檔案的借閱管理，通過建立健全醫(yī)院檔案借閱管理制度，規(guī)范借閱程序，提高全體員工檔案安全意識，從而確保醫(yī)院檔案的安全，使其能夠更好的為醫(yī)院的發(fā)展及利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

[1]何偉，盧楊，張敏.臨床醫(yī)學(xué)院教學(xué)檔案的建設(shè)與管理探索[J].中國醫(yī)學(xué)倫理學(xué)，2011，24(3).

[2]董羊羊.十堰市醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀及對策[J].中國老年保健醫(yī)學(xué)，2011，9(3).

[3]許計(jì)劃.全面實(shí)施服務(wù)先行"戰(zhàn)略大力推動新時期檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展[J].中國檔案，2012，(7).