人事檔案管理取得的成績及存在的問題探究

顏玉紅

（大慶市讓胡路區(qū)政府 黑龍江 大慶 163000）

人事檔案管理取得的成績及存在的問題探究

顏玉紅

（大慶市讓胡路區(qū)政府 黑龍江 大慶 163000）

隨著市場經(jīng)濟體制的建立，人事制度的進一步深化，人事檔案管理工作日益受到管理界和檔案學界的密切關(guān)注。

人事檔案管理；成績；問題

一、成績

（一）人事檔案管理系統(tǒng)已形成規(guī)模

全國各級各單位組織、人事部門，大都沒有人事檔案管理機構(gòu)，地方各級各系統(tǒng)組織、人事部門是管理人事檔案的主要機構(gòu)，并配備了專職或兼職檔案人員。

（二）人事檔案管理制度初步建立體系

為適應經(jīng)濟體制改革和人事制度改革，中共中央組織部、人事部相繼制定和頒布了《干部檔案工作條例》、《干部檔案整理工作細則》、《關(guān)于干部檔案材料收集、歸檔的暫行規(guī)定》、《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》、《干部人事檔案工作目標管理暫行辦法》、《干部人事檔案工作目標管理考評標準》等，使人事檔案管理有章可循，各級各類人事檔案部門遵循上述條例和規(guī)定，有的已制定了相應的實施細則，結(jié)合各單位的實際，做了大量工作。

（三）人事檔案業(yè)務管理工作有一定進展，部分工作內(nèi)容已達到規(guī)范化要求

在人事檔案材料的收集方面，開始加強對個人德、能、勤、績綜合材料的收集。人事檔案整理工作中，最突出的成績是干部人事檔案有了統(tǒng)一的分類標準，在實際工作中，所有干部人事檔案基本部是按標準的十大類進行分類，這說明干部人事檔案在實行標準化管理方面已經(jīng)取得了一定成績。在人事檔案的案卷質(zhì)量、鑒定、保管等方面，較之以前有很大進步。

二、問題

人事檔案管理工作雖然取得了一定成績，但與社會主義市場經(jīng)濟建設發(fā)展的需要還不太適應，存在一些問題。

（一）人事檔案內(nèi)容中存在片面、空泛、短缺、重復、不真實等問題

人事檔案是每個人形象的“縮影”，其內(nèi)容應當真實和具體，且應從多角度、多方面來反映一個人的全貌，以滿足人事工作的需要。由于歷史的原因，現(xiàn)存人事檔案內(nèi)容反映個人經(jīng)歷、

家庭情況及社會關(guān)系多，反映歷史材料多，而反映個人的人才類型、管理能力、技術(shù)專長、工作實績、心理素質(zhì)及個性特點少，反映干部現(xiàn)實的德才表現(xiàn)和政績、才能等方面的材料也不全，從檔案中既看不出被提職的干部有什么突出政績，也發(fā)現(xiàn)不了后備干部有什么專長，對干部的鑒定存在評述模式化傾向，基本格調(diào)一致，形式雷同，抽象性語言成分多，具體的、定量的、動態(tài)的內(nèi)容少，套話、空話也不少。成績多是千篇—律的政治套語，缺點則是千人一面的希望之詞，很難反映出一個人的真實情況。近年來，雖有一些新材料充實檔案，但也比較籠統(tǒng)，還是不能真實而具體、全面而充分地反映人的才能、成績，缺乏定量和定性相結(jié)合的綜合分析。個人履歷表中的年齡、參加工作時間、文化程度及學歷記載，存在前后不一或重復或不尊重事實的情況，在重復出現(xiàn)的材料中，有的人年齡越填越小，參加工作時間越填越早，學歷越填越高，任職經(jīng)歷不盡一致，致使真實情況難以確定，給人員的調(diào)資、定職、離退休等工作帶來不少麻煩。

（二）人事檔案管理體制較散亂

有些地方相機構(gòu)還存在著分散管理狀況，有的人事檔案由組織部門管，有的由人事部門管，有的由勞動部門管，有的由科研處管，有的由學生工作處管，有的由衛(wèi)生部門管，人力、物力、資金不到位，重復浪費極嚴重。

（三）人事檔案管理基礎設施差，保管條件落后，管理水平較低

目前，人事檔案管理還是以傳統(tǒng)的手工操作為主，設備簡陋，技術(shù)落后，耗費大量的時間和精力，還難以完全做到檔案完整、精確、美觀、實用。

（四）人事檔案的案卷質(zhì)量有待提高

不少機構(gòu)的人事檔案還沒有達到“歸檔齊全完整、鑒別認真、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”的要求。人事檔案案卷是提供利用最基本的物質(zhì)基礎，沒有檔案案卷材料，就沒有提供利用工作的存在。有材料而內(nèi)容不完整，數(shù)量不齊全，手續(xù)不完備，同樣也不能很好發(fā)揮檔案應有的作用。從現(xiàn)存干部檔案材料看，目前此類情況的存在還帶有普遍性。干部填寫《干部履歷表》時，存在有頭無尾，未標明材料形成的單位的問題；“鑒定材料”則普遍存在“厚古薄今”的現(xiàn)象，許多干部的檔案除個別因調(diào)動而附有極少鑒定材料外，大部分檔案均無反映近期表現(xiàn)的材料，“組織意見”欄里簽的大多是“同意本人總結(jié)”之類的話語，這一現(xiàn)狀的存在嚴重地影響了干部檔案案卷的質(zhì)量。

（五）人事檔案信息開發(fā)利用程度較低，末發(fā)揮應有的作用

人事檔案利用工作大多是被動服務、等待領導及有關(guān)人員來查問，缺乏主動精神；人事檔案利用時，只能提供一些膚淺表面的人員基本情況如主要是黨團材料、落實政策和工資調(diào)整方面，而真正用于人才選拔、培養(yǎng)、開發(fā)及預測等方面的較少，由于某些檔案中還存在虛假不實的成分，如同一人檔案中出現(xiàn)不同的出生年月，不同的參加工作時間，有的人沒有上過大學，卻把原有的低學歷拔高，使利用者無所適從。此類情況雖然只出現(xiàn)在少數(shù)檔案中，但負面影響很大，減低了人事檔案的權(quán)威性，影響了人事檔案的現(xiàn)實效用和歷史價值。另外，由于人事檔案具有機訪性，加之利用檔案審批手續(xù)比較嚴格，限制也較多，因此利用也不夠充分。許多檔案除了在職稱評定、工資晉升時利用以外，長期沉睡在檔案箱里。手工操作的人事檔案工作存貯、處理和控制信息的能力也較差，查尋和提供信息的速度饅，不能卓有成效地開發(fā)檔案信息，無法高質(zhì)量高效能地提供服務。

綜上，首先應確立新的管理理念，強化各級領導的檔案意識，在人事檔案管理中真正做到以人為本；創(chuàng)新人事檔案管理制度，明確規(guī)定人事檔案的管理權(quán)限，讓更多的單位和組織都參與到人事檔案管理中來，提高人事檔案管理的社會化程度，改善人事檔案內(nèi)容結(jié)構(gòu)狀況，增強人事檔案的社會功能；變革人事檔案管理的模式，使人事檔案向本人有條件地開放，人事檔案管理更加社會化；加強人事檔案管理隊伍建設，使檔案工作者更加專業(yè)，更高水平低完成本職工作；加快人事檔案工作信息化步伐，提高人事檔案的利用率，使人事檔案更有效地發(fā)揮作用。

[1]肖友桃.基于新公共服務理論的我國人事檔案管理創(chuàng)新研究[C].湘潭大學，2008年.

[2]占生富.公共服務視角下我國人事檔案管理析論[J];蘭臺世界;2013(29).