以信息服務為中心檔案管理制度體系建設的探討

董 源

（白城市政府辦公自動化管理中心 吉林 白城 137000）

以信息服務為中心檔案管理制度體系建設的探討

董 源

（白城市政府辦公自動化管理中心 吉林 白城 137000）

檔案管理系統(tǒng)作為我國社會管理系統(tǒng)中的的一個重要子系統(tǒng)，其作用是為社會生活與管理提供所需的檔案信息，完善的檔案管理有利于促進社會和經(jīng)濟和諧發(fā)展。檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化需要建立科學的檔案管理制度與檔案管理體制，本文在檔案管理的發(fā)展背景基礎上重點論述了個人數(shù)字檔案館集成服務模式及加強檔案管理制度體系建設方面的問題。

信息服務；檔案管理；體系建設

在我國的經(jīng)濟與社會長期發(fā)展過程中，積累了大批各類檔案材料，怎樣依據(jù)一定的原則與規(guī)范求，構(gòu)建起一套健全的檔案管理制度，使這些檔案得到管理合理的保管和應用，并有效開發(fā)檔案當中蘊藏的大量有價值的信息資源，為我國社會和經(jīng)濟實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展提供服務成為了一項重要的和具有挑戰(zhàn)性的課題。經(jīng)過學術界和檔案工作者的多年探索，建立起了適合中國國情的檔案管理理論。該理論認為，無論從對檔案管理的自身要求，還是從檔案產(chǎn)生主體、檔案服務對象、檔案管理環(huán)境都在發(fā)生變化，因此，檔案管理的理念、管理技術、管理隊伍的知識結(jié)構(gòu)和專業(yè)素質(zhì)都應適應這種變化，檔案管理制度體系也應為適應環(huán)境變化而不斷進行改進。

1.加強檔案管理制度體系建設的背景

“制度”是一種行為規(guī)范和辦事規(guī)程，“體系”是各種制度之間存在的相互監(jiān)督、制約與補充的關系“集合”，體系具有整體性和協(xié)調(diào)性，良好的體系能夠體現(xiàn)出科學性和合理性。做好管理工作的基礎首先是完善制度體系建設，檔案管理也當如此。

檔案是社會活動和經(jīng)濟活動過程中形成的具有一定保存價值的歷史紀錄，這些檔案記錄了過去與現(xiàn)在發(fā)生的各種活動、組織機構(gòu)調(diào)整等信息，成為了為未來各項事業(yè)發(fā)展做出規(guī)劃或進行各項決策的依據(jù)，或成為維護團體或個人合法權(quán)益的憑證，所以，檔案是一筆寶貴財富，建立健全檔案管理制度體系，使各類檔案都得到有效保管和利用意義非常重大。

但是，在目前的檔案管理制度體系當中還存在許多不利于提高檔案管理效率的問題，例如：檔案管理制度的制定僅以檔案管理業(yè)務的需要為導向，而很少兼顧到與管理制度相關的各方利益主體的需要，檔案管理理論仍停留在“單位本位”上，而沒有顧及檔案管理的目的與目標，沒有樹立起為社會服務的檔案管理理念；許多檔案管理制度的制定都沒有聽取與檔案管理制度相關的利益主體的意見與建議。在這種檔案管理理念下制定出的管理制度自然無法滿足社會需求，制定的管理制度也由于缺乏外部約束力而使其執(zhí)行力大打折扣，弱化了檔案制度管理的效力。

2.加強制度體系建設

構(gòu)建檔案管理制度體系沒有現(xiàn)成模式用來“克隆”，檔案管理制度體系的完善是一個長期的系統(tǒng)工程，需要做出認真規(guī)劃。在“向管理要效益”社會發(fā)展背景下，檔案管理效果的評價標準，已不再以上級部門或上級領導的標準作為依據(jù)，而取決于建立的檔案管理制度能否中符合社會發(fā)展的要求，制度能否得到貫徹落實。當代的管理潮流是“創(chuàng)新”，檔案管理的“創(chuàng)新”首先體現(xiàn)在制度體系建設中的創(chuàng)新。

2.1 從開發(fā)“管理層”入手

檔案產(chǎn)生于各類社會活動和經(jīng)濟活動，檔案的作用是記載歷史事件，為維護相關利益主體的合法權(quán)益提供憑證，所以，檔案也是具有重要價值的無形資產(chǎn)。當前，部分檔案管理單位仍缺乏對檔案管理在社會活動與經(jīng)濟活動中重要性的認識，缺乏對提高檔案管理水平的切實舉措，這同與整個社會發(fā)展趨勢及行政體制改革形勢不相適應。造成這種現(xiàn)狀的根源，主要是檔案管理部門管理層缺乏重視，所以，提高檔案管理水平首先應提高檔案管理層的現(xiàn)代管理意識，樹立檔案管理是服務社會、提高社會效益管理理念。

2.2 從管理“規(guī)范化”切入

“10號令”的出臺，為檔案管理制度體系建設提供了必要的法律依據(jù)。完善檔案管理制度體系建設，就是要依據(jù)這一法令建立起適應社會發(fā)展需要宜的檔案管理規(guī)范。該當今強調(diào)了檔案資料收集的重要性，將檔案收集視為檔案管理實現(xiàn)規(guī)范化的關鍵環(huán)節(jié)，沒有完善的檔案收集管理，檔案管理就成了無源之水。所以，對檔案收集管理應在檔案管理制度體系中做出明確規(guī)范，使檔案收集管理目標落實到實現(xiàn)管理部門和具體負責人。

2.3 從優(yōu)化“檔案員”隊伍抓起

檔案管理制度體系得到切實落實，檔案管理人員作為執(zhí)行者具有關鍵性作用，檔案管理人員應在檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案編研和檔案利用等環(huán)節(jié)認真執(zhí)行各項管理制度。同時，要精通檔案專業(yè)知識，提高檔案管理的準確性與有效性，全面提升檔案管理水平。要做到這一點，檔案管理人員應通過學習掌握新知識、技術、以提高自身綜合素質(zhì)。在檔案收集管理中，對各類檔案資料做到認真查驗和及時收集，對發(fā)現(xiàn)的檔案信息源認真追查，并對收集的檔案資料按所屬類別進行歸類整理。在檔案保存管理中，保證檔案資源的安全、完整、并為檔案使用者提供查閱方便，使檔案資源真正發(fā)揮其應有的價值。

3.個人數(shù)字檔案館集成服務模式

個人數(shù)字檔案館可以按照檔案信息需求用戶的不同需求，為其提供具有個性化特征和集成服務，有效提升了檔案信息的服務與管理水平，個人數(shù)字檔案館出現(xiàn)可有效促進公共數(shù)字檔案館服務水平的提升，使其服務更加具有個性化。個人數(shù)字檔案館的含義是：第一，檔案管理部門為需要檔案信息的用戶創(chuàng)造個性化平臺；第二，依靠個人計算機，建立數(shù)字檔案信息庫，有利于個人用戶及時得到檔案信息。依靠檔案館建立的檔案信息服務系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)檔案信息資源聯(lián)系在一起，共同組成了個人數(shù)字檔案館。

個人數(shù)字檔案館系統(tǒng)作為一個檔案信息資源的管理門戶系統(tǒng)，基于用戶需求這個中心，將具備個性化的檔案信息展現(xiàn)在用戶面前，主要內(nèi)容有收集檔案信息、組織和查閱等操作，檔案用戶可在檔案部門網(wǎng)站中的數(shù)字資源當中，查找到適合本人需要的信息，并將其納入到個人數(shù)字檔案館當中。在有信息需求時，只需訪問屬于自己的個人數(shù)字檔案館，即可獲取所需信息內(nèi)容。構(gòu)建個人數(shù)字檔案館系統(tǒng)的目的，就是為用戶提供建立個人所需要的檔案信息資源管理系統(tǒng)的條件，由用戶自己組織所需要的檔案信息資源。該系統(tǒng)可通過對智能代理、個性化定制、信息傳輸?shù)认冗M信息管理技術的集成，為檔案信息用戶提供具有個性化特點的服務技術，使檔案信息用戶的各種需求得到滿足，以此體現(xiàn)了檔案信息服務為廣大用戶服務的特點。

個人數(shù)字檔案館系統(tǒng)建立的第一步是由管理人員肥其管理的數(shù)字檔案信息資源以主題分類或資源分類為用戶創(chuàng)建檔案信息資源列表，有的系統(tǒng)還能夠把檔案資源列表以專題形式制做成模板；第二步，用戶將獲得屬于自己的登錄帳號，并使用帳號登錄系統(tǒng)，然后在檔案資源列表當篩選符合自己需要的檔案信息資源，或?qū)⒂脩舯救司W(wǎng)絡信息資源納入到加入系統(tǒng)之中，還可通過專題模板，建立起不同類別檔案資源文件夾。

4.檔案信息服務優(yōu)化策略

4.1 加強檔案部門網(wǎng)站的建設

檔案網(wǎng)站不但可以為檔案部門樹立良好的形象，而且可以幫助檔案管理機構(gòu)為社會各界人士提供多樣化服務，將網(wǎng)絡信息及時提供給廣大用戶。網(wǎng)站建設首先應該明確服務對象、服務目標和服務功能。發(fā)達國家建立的檔案網(wǎng)站主要針對社會公眾，為廣大社會公眾提供服務。檔案網(wǎng)站對外展示著檔案機構(gòu)的形象，引導著檔案信息化發(fā)展。檔案信息用戶登陸網(wǎng)站后，不但可以及時得到檔案信息而且可以明確檔案部門的本身職能，依此滿足用戶的實際需求。因此，網(wǎng)站建設應突出網(wǎng)站功能建設。

4.2 個性化信息服務

個性化檔案信息服務與傳統(tǒng)檔案信息服務不同，主要是根據(jù)用戶的需求提供信息，以達到用戶的滿意為最高標準。個性化檔案信息服務應該根據(jù)不同用戶需求的特點、行為、心理、習慣，將各種具有個性化的針對性的信息展現(xiàn)在用戶面前，使各種各樣的用戶都能得到自己需要的檔案信息。改變傳統(tǒng)用戶找信息和為信息找人的局面。首先，根據(jù)不同用戶的需求行為和需求習慣，設計個性化和服務功能。其次，創(chuàng)建帶有個性化的檔案信息管理環(huán)境，提供信息資源的組織和整合功能，使用戶享受適合自己習慣的檔案信息服務。再次，針對當前社會上存在的豐富信息，根據(jù)不同用戶的要求進行收集，也可以預測不同用戶的信息需求方向，從而有針對性的收集信息。最后，利用個性化手段提供信息。

4.3 加快檔案信息資源開發(fā)

檔案是社會活動的歷史記憶，對社會各行業(yè)以及公眾來說都是極具價值的的資源，我國海量的檔案資源具有極大的開發(fā)利用價值。開發(fā)檔案信息資源，即是通過滿足用戶對檔案信息的需求，把其中有價值的資源進行發(fā)掘，構(gòu)建起以用戶為中心的信息資源管理系統(tǒng)，更好地滿足用戶對檔案信息的需求。

綜上所述，我們不難看出，檔案管理制度體系是一種多元、靈活、高效的統(tǒng)一體，主要由檔案規(guī)范標準、檔案行政管理規(guī)章制度和各職能部門檔案管理崗位職責組成，其中檔案規(guī)范標準是整個體系的核心，檔案行政管理規(guī)章制度是落實檔案規(guī)范標準的組織保障，職能部門檔案管理崗位職責是落實“檔案規(guī)范標準”、“檔案行政管理規(guī)章制度”的具體體現(xiàn)。

[1]楊力，姚樂野.基于知識管理的數(shù)字檔案館服務體系構(gòu)建[J].檔案學通訊.2010(01)

[2]蔡娜，袁田.基于知識管理的數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書館比較研究及啟示[J].檔案學通訊.2010(02)