交通檔案管理信息化的研究

趙冬梅

（齊齊哈爾市昂昂溪交通運(yùn)輸局 黑龍江 齊齊哈爾 161000）

交通檔案管理信息化的研究

趙冬梅

（齊齊哈爾市昂昂溪交通運(yùn)輸局 黑龍江 齊齊哈爾 161000）

本文對(duì)交通局檔案管理信息化進(jìn)行研究，對(duì)交通檔案管理信息化建設(shè)必要性、意義、策略以及存在的問(wèn)題進(jìn)行分析。交通檔案管理的信息化建設(shè)，已經(jīng)成為交通檔案管理的重要趨勢(shì)，各交通單位應(yīng)當(dāng)積極的探索適合當(dāng)?shù)匕l(fā)展的交通檔案管理的信息化更好的服務(wù)于我國(guó)的交通事業(yè)。

交通檔案管理；信息化；必要性

隨著社會(huì)的進(jìn)步,經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,交通檔案的數(shù)量也會(huì)越來(lái)越大，且具有很大的流動(dòng)性。如何對(duì)交通檔案實(shí)施行之有效的方法也是交通部門(mén)現(xiàn)在急需解決的問(wèn)題之一。近年來(lái),隨著網(wǎng)絡(luò)的產(chǎn)生以及管理檔案的新型軟件的誕生與發(fā)展,我國(guó)交通檔案管理的工作逐步向技術(shù)化、信息化發(fā)展。因此,提升交通檔案信息化建設(shè)是一種必然的趨勢(shì)。

一、檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的必要性

檔案管理的信息化，是指檔案的管理是通過(guò)信息化形式向社會(huì)提供服務(wù)，改變以往是以檔案實(shí)體保管作為重點(diǎn)。

交通檔案管理的信息化建設(shè)，指的是通過(guò)使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對(duì)交通系統(tǒng)的檔案、資料等進(jìn)行管理，從而達(dá)到便于使用者進(jìn)行查找檔案。這對(duì)大量的交通局檔案的管理帶來(lái)很大的便利，可以實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體的信息化，并對(duì)檔案信息資源進(jìn)行分類(lèi)、分析、提取和加工，能提高檔案管理的工作效益。由于電子檔案更便于保存、修改和查詢(xún)，并且，可以利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行快速傳遞，從而提高檔案管理的利用效率，降低檔案管理成本。因此，交通局的檔案管理必須進(jìn)行信息化建設(shè)。

1、信息收集方便。交通檔案管理的信息化建設(shè)，在收集檔案和存儲(chǔ)檔案的時(shí)候是通過(guò)OCR識(shí)別、圖像掃描以及手工輸入等手段來(lái)實(shí)現(xiàn)的，檔案資料都是通過(guò)數(shù)字化的信息進(jìn)行存儲(chǔ)，因此，在進(jìn)行信息收集時(shí)比較方便。

2、信息處理方便。交通檔案管理的信息化建設(shè)，通過(guò)交通檔案管理的信息化，既方便了信息的編制和處理，還有效的節(jié)約了儲(chǔ)存空間，因此，在進(jìn)行處理的時(shí)候非常方便。

3.信息儲(chǔ)存方便。交通檔案管理的信息化建設(shè)，在儲(chǔ)存信息時(shí)是在大容量硬盤(pán)、光盤(pán)更新以后，這樣既消除了儲(chǔ)存環(huán)境對(duì)資料保存的影響，又有效的節(jié)約了空間，使得交通檔案在儲(chǔ)存的時(shí)候變得非常方便。

4.信息檢索方便。交通檔案管理的信息化建設(shè)，在進(jìn)行信息檢索時(shí)候，可以迅速的在許多的資料里，瞬間定位到自己要查找的資料，因此，建設(shè)交通檔案管理的信息化最為明顯的優(yōu)勢(shì)便是能夠很好的方便用戶(hù)使用。

二、交通檔案管理的信息化建設(shè)意義

交通檔案管理的信息化建設(shè)是非常重要的，在交通管理中也將會(huì)起到巨大的作用：

1、利用計(jì)算機(jī)對(duì)文獻(xiàn)信息進(jìn)行再次加工，能夠有效的縮短交通檔案的加工時(shí)間，從而提高信息的有效性、準(zhǔn)確性，使其更方便提供有效信息，提高工作效率。

2、檔案管理的信息化建設(shè)，能夠通過(guò)一次資金的投入，獲得多次的成果。在進(jìn)行信息加工的時(shí)候，交通檔案管理可以彌補(bǔ)在管理過(guò)程中存在的資金缺乏的等問(wèn)題。此外，通過(guò)建設(shè)交通檔案的信息化，能夠利用計(jì)算機(jī)平臺(tái)，將信息成果在交通網(wǎng)站中進(jìn)行公布，很好的實(shí)現(xiàn)了信息管理工作和新技術(shù)的結(jié)合，提高工作的時(shí)效性與有效性。

交通檔案的信息化建設(shè)的主要內(nèi)容有硬件建設(shè)、軟件建設(shè)、電子檔案的收集和紙質(zhì)資源電子化以及檔案的規(guī)范建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)和人才隊(duì)伍的建設(shè)等。

三、交通信息化檔案管理的策略

1.檔案管理信息化人才隊(duì)伍培養(yǎng)。專(zhuān)業(yè)的人才隊(duì)伍，是保證檔案管理信息化建設(shè)工作能夠順利有序開(kāi)展的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。首先，要認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，提高領(lǐng)導(dǎo)重視程度。其次，為檔案管理信息化建設(shè)配備人才。在人才招募中要多招納專(zhuān)業(yè)人才，對(duì)于只會(huì)傳統(tǒng)檔案管理的人員，要進(jìn)行信息技術(shù)的培訓(xùn)。

2.加大交通檔案管理信息化建設(shè)的資金投入，硬件和軟件設(shè)施投入是必須的。例如購(gòu)買(mǎi)檔案管理系統(tǒng)，計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀和數(shù)碼存儲(chǔ)設(shè)備等。

3.加大硬件設(shè)施投入。一些硬件設(shè)施是信息化建設(shè)必須的，比如數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器用房和辦公等，其中防火、防水都是必須做好的工作，空調(diào)機(jī)、除濕機(jī)和滅火器都需要投入，保持室內(nèi)潔凈度。

4.加快數(shù)字化檔案館建設(shè)，保證信息安全。建立有效的數(shù)據(jù)庫(kù)，利用局域網(wǎng)優(yōu)化館藏資源，通過(guò)數(shù)字設(shè)備對(duì)紙質(zhì)的檔案進(jìn)行文字、圖形和表格的掃描，將紙質(zhì)檔案變成可存儲(chǔ)的數(shù)字資源。此外，要做好網(wǎng)絡(luò)安全防范體系的構(gòu)建工作，做好數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)和局域網(wǎng)的安全管理，避免非法操作。對(duì)于重要的信息要加以適當(dāng)?shù)臋?quán)限，非檔案管理員不能登錄系統(tǒng)。要對(duì)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)、升級(jí)，保證館藏資源信息的安全。

5.建立起一個(gè)實(shí)用的檔案信息網(wǎng)站。檔案網(wǎng)站是交通檔案部門(mén)在網(wǎng)上建設(shè)的信息網(wǎng)站，一般以網(wǎng)頁(yè)形式給人們提供相關(guān)的檔案信息和服務(wù)，進(jìn)行檔案信息的網(wǎng)上咨詢(xún)、查找、電子文件的實(shí)時(shí)歸檔及直接提供使用。這是檔案信息化的主要目的，同時(shí)，也是檔案數(shù)字化的重要標(biāo)志和重要手段。

在檔案的信息化建設(shè)中，應(yīng)該把檔案的管理系統(tǒng)納入事業(yè)單位的管理信息系統(tǒng)，構(gòu)建一個(gè)一體化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資源共享，從而獲得檔案管理的綜合效益和系統(tǒng)效益。還應(yīng)選用那些使用有升級(jí)能力和開(kāi)發(fā)能力的檔案信息管理系統(tǒng)，這是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的一種重要條件。軟件適應(yīng)了網(wǎng)絡(luò)管理的需求，具有強(qiáng)大的檢索功能，才能夠充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)。建設(shè)信息檔案的網(wǎng)站時(shí)，要選用標(biāo)準(zhǔn)化的設(shè)備。

6、逐漸實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息資源的數(shù)字化。檔案信息化建設(shè)的一個(gè)重要的前提和基礎(chǔ)，是檔案信息資源的數(shù)字化，這也是對(duì)檔案原件進(jìn)行保護(hù)的種重要方式。檔案數(shù)字化應(yīng)該通過(guò)使用先進(jìn)的信息手段，把檔案部門(mén)的各種物質(zhì)載體形式加工轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的信息，建立起檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，并在網(wǎng)上發(fā)布，以提供服務(wù)。

四、檔案管理信息化存在的問(wèn)題

1.信息化平臺(tái)維護(hù)及更新速度問(wèn)題。在檔案進(jìn)行信息化的過(guò)程中，會(huì)出現(xiàn)很多信息比較老舊的問(wèn)題，這主要體現(xiàn)在新近檔案的內(nèi)容更新及信息化管理平臺(tái)模塊設(shè)置的更新上。

2.信息化平臺(tái)的使用率問(wèn)題。我們進(jìn)行檔案管理信息化的主要目的有兩個(gè)：一是通過(guò)信息化精簡(jiǎn)檔案管理的諸多環(huán)節(jié)，降低行政成本；二是通過(guò)信息化平臺(tái)的使用，讓更多需要查詢(xún)相關(guān)檔案資料的信息需求者能夠及時(shí)準(zhǔn)確地搜索到自己想要的信息。

3.從事檔案管理人員的綜合素質(zhì)問(wèn)題。隨著信息化管理的推進(jìn)，從事檔案管理的人員會(huì)在以下幾個(gè)方面出現(xiàn)問(wèn)題：一是應(yīng)用的計(jì)算機(jī)技能跟不上技術(shù)發(fā)展的節(jié)奏；二是對(duì)于信息平臺(tái)的具體內(nèi)容及應(yīng)有缺乏足夠的知識(shí)；三是面對(duì)越來(lái)越多的信息需求量，不能很好地做到服務(wù)意識(shí)的轉(zhuǎn)變。

五、結(jié)束語(yǔ)

隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到社會(huì)發(fā)展的各個(gè)領(lǐng)域，檔案管理的方法和觀念也會(huì)發(fā)生變化。尤其是在交通檔案的管理中，通過(guò)信息化管理能夠最大限度的方便管理人員和使用者隨著全國(guó)信息化建設(shè)步伐的加快，加何實(shí)現(xiàn)交通檔案管理的信息化建設(shè)，成為廣大交通檔案的管理人員不得不面對(duì)的一個(gè)重要課題。相信隨著技術(shù)的發(fā)展，對(duì)交通檔案信息化管理的不斷深入研究，檔案管理的系統(tǒng)會(huì)更加完善。

[1]付秀穎，孫紹慧.淺析我國(guó)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及問(wèn)題對(duì)策[J]辦公室業(yè)務(wù).2013(23)

[2]程巧玲.淺談事業(yè)單位檔案的信息化建設(shè)[J].檔案管理，2012.2

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