電子文件文檔一體化管理存在的問(wèn)題與對(duì)策

張翠翠

（哈爾濱市衛(wèi)生局統(tǒng)計(jì)信息中心 黑龍江 哈爾濱 150018）

電子文件文檔一體化管理存在的問(wèn)題與對(duì)策

張翠翠

（哈爾濱市衛(wèi)生局統(tǒng)計(jì)信息中心 黑龍江 哈爾濱 150018）

電子文件時(shí)代，信息化為文檔一體化管理提供了必要的物質(zhì)條件和理論基礎(chǔ)，本文對(duì)文檔一體化管理的理論基礎(chǔ)、存在的主要問(wèn)題以及解決對(duì)策等方面進(jìn)行了探討。

電子文件；文檔一體化；問(wèn)題；對(duì)策

所謂“文檔一體化管理”，就是由統(tǒng)一的文檔管理機(jī)構(gòu)從文件和檔案工作的全局出發(fā)，統(tǒng)籌規(guī)劃，科學(xué)管理，實(shí)現(xiàn)文件管理部門從文件形成、收文、登記、編號(hào)、存儲(chǔ)、檢索、利用到檔案部門的收集、整理、鑒定、著錄、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等管理的全過(guò)程控制。由于我國(guó)實(shí)行文檔分離的管理體制，缺少統(tǒng)一的文檔管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和科學(xué)的文檔管理系統(tǒng)等原因，文檔管理一體化遲遲未能轉(zhuǎn)變成現(xiàn)實(shí)，進(jìn)而造成檔案服務(wù)于社會(huì)工作職能的低下。本文試圖對(duì)文檔管理一體化的理論基礎(chǔ)、存在的問(wèn)題及解決對(duì)策三個(gè)方面進(jìn)行探討和分析。

一、文檔一體化管理的理論基礎(chǔ)

文檔一體化理論的形成經(jīng)歷了一個(gè)較為漫長(zhǎng)的發(fā)展過(guò)程。在這個(gè)過(guò)程中，一些經(jīng)典理論對(duì)其發(fā)展產(chǎn)生了重要影響，成為文檔一體化的理論基礎(chǔ)，其中，文件生命周期理論最具代表意義。該理論認(rèn)為，文件從形成、使用到銷毀或作為檔案永久保存，是一個(gè)有機(jī)聯(lián)系，有規(guī)律可循多的完整生命過(guò)程。各國(guó)因管理體制的不同對(duì)文件運(yùn)動(dòng)階段的劃分也不盡相同，主要有“三段論”（現(xiàn)行階段、暫時(shí)保管階段、永久保存階段）和“四段論”（形成階段、使用和維護(hù)階段、鑒定和選擇階段、文件檔案管理階段）兩個(gè)流派，但其基本內(nèi)容是一致的：1.文件從形成到銷毀或“永恒”是一個(gè)完整的生命運(yùn)動(dòng)過(guò)程，具有完整性和連續(xù)性；2.不同階段的文件與其服務(wù)對(duì)象、保存場(chǎng)所和管理方式之間存在著內(nèi)在對(duì)應(yīng)關(guān)系。這就是文件生命周期理論的歷史形態(tài)。

二、文檔一體化管理存在的主要問(wèn)題

1.現(xiàn)行管理體制的制約。我國(guó)現(xiàn)行的檔案管理體制是文件與檔案的分塊管理，文件的歸檔是文書(shū)工作和檔案工作的分界線。盡管國(guó)家制定了一些法規(guī)，要求檔案部門承擔(dān)著指導(dǎo)文書(shū)工作的職責(zé)，但在實(shí)際工作中，難免有“越權(quán)”之嫌，無(wú)法對(duì)文書(shū)工作全面履行“指導(dǎo)”的職責(zé)，使文書(shū)工作和檔案工作的各項(xiàng)制度、辦法和標(biāo)準(zhǔn)難以保持統(tǒng)一、協(xié)調(diào)的口徑，導(dǎo)致文件質(zhì)量受損，信息要素不完整，歸檔材料不齊全等一些列問(wèn)題。管理環(huán)節(jié)上的分塊，在一定程度上肢解了文件運(yùn)動(dòng)的聯(lián)系性和連續(xù)性，從而制約了文檔一體化的實(shí)現(xiàn)。

2.文檔管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)滯后。目前，無(wú)論從傳統(tǒng)紙質(zhì)文件檔案管理還是電力文件管理方面來(lái)看，都不同程度存在著標(biāo)準(zhǔn)不完善、不規(guī)范、不統(tǒng)一的現(xiàn)象。一是標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制定不同步，文件管理工作標(biāo)準(zhǔn)滯后于檔案管理工作國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，二者脫節(jié)，影響工作開(kāi)展。二是標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不通用、不統(tǒng)一，如國(guó)務(wù)院辦公廳和國(guó)家檔案局各自為文件和檔案工作制定的《主題標(biāo)引規(guī)則》和《主題詞表》，二者之間互不銜接、統(tǒng)一，使得文件、檔案工作的許多勞動(dòng)成果不能互為所用，造成工作的重復(fù)進(jìn)行和人力的極大浪費(fèi)。

3.檔案管理軟件開(kāi)發(fā)滯后，影響文檔一體化的實(shí)現(xiàn)。受我國(guó)文件和檔案分開(kāi)管理的傳統(tǒng)模式影響，在編制軟件時(shí)，以文件和檔案分工環(huán)節(jié)為指導(dǎo)思想，強(qiáng)調(diào)了文件運(yùn)動(dòng)的階段性，卻忽視了文件轉(zhuǎn)化為檔案的整體性。不少名為文檔一體化的管理系統(tǒng)，僅僅是將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，仍停留在“模擬”手工文件管理水平上。一些單位立足本部門工作需要，研制了文檔一體化管理系統(tǒng)。但是由于沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)劃和指導(dǎo)，導(dǎo)致系統(tǒng)功能雷同、低水平重復(fù)，彼此間不能兼容，極大制約了我國(guó)文檔一體化進(jìn)程。

三、實(shí)現(xiàn)文檔一體化應(yīng)采取的對(duì)策

1.理順管理體制，完善組織機(jī)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)文檔統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理。在國(guó)家一級(jí)，須建立國(guó)家規(guī)模的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)文書(shū)和檔案工作的行政管理機(jī)關(guān)，使其成為統(tǒng)管各部委、地區(qū)文檔管理分系統(tǒng)強(qiáng)有力的職能機(jī)構(gòu)，進(jìn)而對(duì)全國(guó)檔案事業(yè)進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，宏觀系統(tǒng)的制定文檔一體化管理的工作方針、政策，確立科學(xué)合理的貫徹措施，以加強(qiáng)對(duì)全國(guó)文檔工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)的行政管理職能。在機(jī)關(guān)內(nèi)部，須建立本機(jī)關(guān)文檔一體化管理的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，對(duì)文檔的運(yùn)動(dòng)流程進(jìn)行全面控制和綜合管理。實(shí)現(xiàn)“三位一體”管理模式，即收文、發(fā)文、登記合一，收發(fā)文、登記與分類立卷、著錄、標(biāo)引合一，現(xiàn)行工作事物處理與立卷同步進(jìn)行，這樣文件辦理完畢即歸檔。使文檔管理真正從組織制度和具體操作程序上由原來(lái)互相獨(dú)立、雷同的不利局面轉(zhuǎn)向相互交融、統(tǒng)籌安排的管理模式。

2.加強(qiáng)文檔一體化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)。一方面要對(duì)原有出臺(tái)的文件管理和檔案管理等業(yè)務(wù)文件進(jìn)行修訂完善，尤其是對(duì)兩者之間不協(xié)調(diào)，甚至相沖突、矛盾的規(guī)范性文件進(jìn)行重點(diǎn)修訂，使文檔工作領(lǐng)域內(nèi)容需要協(xié)調(diào)統(tǒng)一的重復(fù)性事物和概念達(dá)到統(tǒng)一，從而獲得良好的工作秩序，提高工作效率。另一方面，要加強(qiáng)電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定：一是管理性標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)電子文件管理人員的職責(zé)和任務(wù)，用戶的權(quán)利和義務(wù)以及電子文件信息資源合法性的確認(rèn)；二是業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)，包括電子文件數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，如電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、電子文件存儲(chǔ)格式、電子文件保管期限表等；三是技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)，包括電子文件交換技術(shù)規(guī)范，電子文件移交技術(shù)要求、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)壓縮格式規(guī)范等。

3.建立完善的文檔一體化管理系統(tǒng)。一是應(yīng)以文件的內(nèi)容信息、背景信息和結(jié)構(gòu)信息管理為重點(diǎn)，整合兩大系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文檔管理的無(wú)縫銜接、互相兼容，保證電子文件的真實(shí)性、完整性和可靠性，從而達(dá)到文檔一體化管理的目標(biāo)。二是構(gòu)建檔案管理軟件評(píng)價(jià)機(jī)制，提高國(guó)內(nèi)檔案管理軟件市場(chǎng)的市場(chǎng)化程度，推動(dòng)檔案管理軟件市場(chǎng)良性發(fā)展。三是要從系統(tǒng)軟件、技術(shù)手段等方面確保網(wǎng)絡(luò)安全，選用性能可靠的殺毒軟件，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，對(duì)上網(wǎng)信息進(jìn)行加密，建立內(nèi)網(wǎng)防火墻，限制外網(wǎng)的非法訪問(wèn)，最大限度的保證網(wǎng)絡(luò)安全。

[1]麻新純：電子文件時(shí)代文檔管理一體化論，《檔案管理》，2005（6）.

[2]張武軍:電子文件文檔一體化管理中的問(wèn)題，《中國(guó)檔案》，2005（8）.