電子文件與電子檔案的保護(hù)

于 濤

（伊春回龍灣職工休養(yǎng)中心辦公室 黑龍江 伊春 154000）

電子文件與電子檔案的保護(hù)

于 濤

（伊春回龍灣職工休養(yǎng)中心辦公室 黑龍江 伊春 154000）

隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，電子文檔在工作中逐漸取代了紙質(zhì)文檔，隨之而來的電子文件與電子檔案的保護(hù)工作也日益受到了檔案管理工作的高度重視。本文結(jié)合自身工作實(shí)際，從電子檔案的特點(diǎn)出發(fā)，在載體、環(huán)境、維護(hù)、檢測(cè)、病毒防護(hù)等方面對(duì)電子文件與電子檔案保護(hù)措施進(jìn)行探討。

電子文件；電子檔案；保護(hù)

一、電子文件的概念及其保護(hù)

（一）電子文件的概念及種類

電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤和光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?/p>

電子文件具有兩個(gè)基本特征：一是電子文件是由電子計(jì)算機(jī)生成和處理的，其信息是以二進(jìn)制數(shù)字代碼的形式記錄和表示的，所以也稱“數(shù)字文件”；二是電子文件具有文件的各種屬性，具有特定的用途和效力。

電子文件按著不同的分類方法可分成不同的類型。

1.按電子文件信息存在形式分類，可分為文本文件、數(shù)據(jù)文件、圖形文件、影像文件、聲音文件等。

2.按文件功能分類，可分為主文件、輔助性文件、和工具性文件。主文件是指表達(dá)作者意圖，行使職能的文件；支持性文件是指生成和運(yùn)行主文件的軟件；輔助性、工具性文件是指在制作、查找主文件過程中起輔助、工具作用的文件。

3.按文件生成方式分類，可分為計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中直接生成的原始文件和將紙質(zhì)或其他載體文件重新錄入生成的轉(zhuǎn)換文件。

（二）電子文件的保護(hù)

電子文件的保護(hù)包括電子文件載體保護(hù)和電子文件信息保護(hù)兩個(gè)方面。

1.電子文件載體的保護(hù)

電子文件是由磁性載體和光盤承載的。保護(hù)電子文件載體要求做到以下幾點(diǎn)：一是庫(kù)房溫濕度應(yīng)控制在17°到20°之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在35%到45%之間，以避免磁性載體粘合層脫落，光盤變形以及記錄信息丟失等；二是防止灰塵、光線和有害氣體，以避免盤基在老化、變質(zhì)、損壞、磁粉脫落以及產(chǎn)生色斑等；三是、防止外來磁場(chǎng)破壞記錄信息，影響讀出效果；四是防止機(jī)械磨損和強(qiáng)烈震動(dòng)，避免載體劃傷、彎折和紀(jì)律信息的損壞。

2.電子文件的保護(hù)

電子文件的保護(hù)一般采取以下幾項(xiàng)技術(shù)措施：

（1）保障計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的安全。（2）信息加密技術(shù)。（3）簽署技術(shù)。（4）身份驗(yàn)證技術(shù)。（5）消息認(rèn)證技術(shù)。（6）防火墻技術(shù)。（7）仿寫技術(shù)。（8）信息備份技術(shù)。（9）防治計(jì)算機(jī)病毒。

二、電子檔案的保護(hù)

電子檔案是具有保護(hù)價(jià)值的，已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。對(duì)電子檔案的保護(hù)應(yīng)依據(jù)其特性進(jìn)行保存與維護(hù)，從以下幾個(gè)方面來保證電子檔案的安全可靠，使電子檔案能夠長(zhǎng)期處于可理解，可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)。

（一）保證電子檔案的可用性

1.電子檔案載體的保存環(huán)境要求

一般情況下，電子檔案是以脫機(jī)方式存儲(chǔ)在磁、光介質(zhì)上，所以要建立一個(gè)適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境，諸如溫度的控制，存放載體的柜、架及庫(kù)房應(yīng)達(dá)到的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求，載體應(yīng)直立排放、并滿足避光、防塵、防變形的要求，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)和有害氣體等。

2.電子檔案載體的檢測(cè)與維護(hù)

為確保電子檔案信息的可靠性和完整性，應(yīng)每年對(duì)電子檔案檢測(cè)一次。主要檢測(cè)載體表面是否損壞、變形，有無霉斑，并在相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備控制下，對(duì)載體上的信息進(jìn)行讀取校驗(yàn)，以確定是否需要從新或更新。存貯在磁性載體上的電子檔案，應(yīng)每4年拷貝一次，且原載體繼續(xù)保留。

3.建立電子檔案維護(hù)管理的信息文檔

對(duì)于電子檔案的檢測(cè)與維護(hù)，必須進(jìn)行嚴(yán)格的控制與管理，以免因操作失誤而造成難以彌補(bǔ)的損失，為此必須建立電子檔案維護(hù)管理信息文檔，并由工作人員就電子檔案的檢測(cè)、維護(hù)、拷貝等操作過程進(jìn)行記錄。

（二）保證電子檔案的可存取性

由于歸檔后的電子檔案，大都是在不同計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上形成的，其內(nèi)容個(gè)事的編排也不盡一致。這種的技術(shù)和形式上的差異，必然會(huì)帶來在電子檔案需要進(jìn)行恢復(fù)與還原時(shí)，所采用的技術(shù)方法上的不同。因此，為了對(duì)電子檔案在利用中得以準(zhǔn)確、完整并以人們理解的方式進(jìn)行顯示，就必須將所有與之有關(guān)的技術(shù)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)定義及所用的軟硬件平臺(tái)等加以保存，以保證電子檔案的可存取性。

（三）保證電子檔案的可理解性

為使電子檔案的可理解性，就需要保存與其內(nèi)容相關(guān)的信息。這些信息應(yīng)包括：相關(guān)的其他文件系列名稱、存儲(chǔ)位置及相互關(guān)系；對(duì)電子檔案內(nèi)容中所引用的其他未被存貯的參考資料出處；在自然語(yǔ)言中不常用的詞語(yǔ)解釋；必要的與電子檔案內(nèi)容相關(guān)的背景信息注釋等。

（四）電子檔案保存在電子文件階段的要求

電子文件的生命周期包括設(shè)計(jì)、形成和使用三個(gè)階段。為了使具有檔案價(jià)值的電子文件真實(shí)可靠，且適合保存，有關(guān)保存和歸檔要求應(yīng)在電子文件的設(shè)計(jì)階段作出，隨后的一切相應(yīng)措施也應(yīng)在電子文件的形成和使用階段采取。

1.設(shè)計(jì)階段。電子文件的設(shè)計(jì)階段，必須根據(jù)電子文件歸檔后形成電子檔案的保存要求提出計(jì)劃。計(jì)算應(yīng)明確保存電子文件所依靠的技術(shù)，規(guī)定歸檔的需求及保管期限。以便所設(shè)計(jì)的電子文件與系統(tǒng)能被有效地保存。

2.形成階段。為嚴(yán)格履行電子文件歸檔功能，在形成階段應(yīng)對(duì)電子文件形成進(jìn)行監(jiān)督，已落實(shí)設(shè)計(jì)階段提出的要求。若檔案部門未參與設(shè)計(jì)階段，則必須在形成階段對(duì)保管問題加以解決。若在形成階段，遇到設(shè)計(jì)階段沒有預(yù)計(jì)到的保管問題時(shí)，檔案人員應(yīng)及時(shí)采取措施，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)或變更。

3.使用階段。在電子文件使用階段的維護(hù)，應(yīng)從現(xiàn)行利用和檔案價(jià)值兩個(gè)方面著想，在對(duì)電子文件進(jìn)行修改與維護(hù)后，既方便它的維護(hù)和利用，又必須實(shí)行有效的監(jiān)督，使在設(shè)計(jì)和形成階段所有保存計(jì)劃得到實(shí)行。歸檔時(shí)，必須對(duì)歸檔系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)督和控制，以便發(fā)現(xiàn)或預(yù)防可能影響電子文件恢復(fù)、利用的各種變化。

因此筆者認(rèn)為在對(duì)電子檔案的保存過程中，應(yīng)充分考慮環(huán)境、設(shè)備、技術(shù)、人員及電子檔案的特點(diǎn)等綜合條件，來制定技術(shù)方案和工作模式，并采取有效措施，以確保電子檔案的安全可靠，能夠永久地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，使其在社會(huì)生活中發(fā)揮更大的作用。

[1]黑龍江人民出版社《檔案保護(hù)技術(shù)》張國(guó)民、翟興民。