劉 晶
(吉林省機(jī)電研究設(shè)計(jì)院 吉林 長春 130012)
新形勢下如何做好事業(yè)單位文書檔案管理工作的幾點(diǎn)思考
劉 晶
(吉林省機(jī)電研究設(shè)計(jì)院 吉林 長春 130012)
目前,在社會發(fā)展的要求下,如何做好事業(yè)單位文書檔案管理工作已成為當(dāng)今社會人們普遍關(guān)注的重要課題之一。本文首先重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)了事業(yè)單位做好文書檔案管理工作的重要性和必要性,其次進(jìn)一步分析了目前事業(yè)單位文書檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀及存在的主要問題,最后針對這些問題提出了幾點(diǎn)建設(shè)性的應(yīng)對措施。僅供參考。
事業(yè)單位;文書檔案;檔案管理工作;發(fā)展現(xiàn)狀;應(yīng)對措施
近些年來,隨著生產(chǎn)力水平的不斷提高,我國國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度始終保持著穩(wěn)中求進(jìn)的良好態(tài)勢。在此前提下,為進(jìn)一步促進(jìn)社會的進(jìn)步和發(fā)展,各領(lǐng)域事業(yè)單位的發(fā)展?fàn)顩r是不容忽視的。其中,最為重要的就是文書檔案管理工作,科學(xué)高效的文書檔案管理工作不僅能使人事單位做出合理正確的決策,同時(shí)還能提高人事單位的管理水平,是促進(jìn)人事單位進(jìn)步和發(fā)展的有效舉措。眾所周知,文書檔案管理工作一般對專業(yè)性要求較高,因此我們必須給予其高度重視,不斷提高文書檔案管理工作水平。值得注意的是,在新形勢下,隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展,使事業(yè)單位的檔案信息量越來越大,而且信息內(nèi)容繁瑣,這為事業(yè)單位的文書管理工作帶來了更大的挑戰(zhàn)。為不斷使事業(yè)單位做好文書檔案管理工作,為不斷滿足現(xiàn)代化發(fā)展的需求,努力提高事業(yè)單位文書檔案管理工作水平是勢在必行的。一般來說,檔案是指對員工個人信息和單位工作信息的記錄,因此具有很強(qiáng)的專業(yè)性和機(jī)密性。具體來說,一方面對于事業(yè)單位的文書檔案管理工作一定要讓專業(yè)人員進(jìn)行管理,科學(xué)收集、分類、整理,防止出現(xiàn)誤差,影響單位決策;另一方面要注重文書檔案信息的機(jī)密性,即要對檔案信息進(jìn)行保密,不能隨意泄露,否則將會嚴(yán)重影響到個人信息安全和事業(yè)單位的發(fā)展。
文書檔案是事業(yè)單位的一種重要信息資源,直接影響到事業(yè)單位的重要決策,因此我們應(yīng)給予其高度重視。首先,文書檔案是一種重要的信息憑證。我們知道一般文獻(xiàn)內(nèi)容具有主觀性,而文書檔案不同于一般文獻(xiàn),它是對員工個人信息和事業(yè)單位工作的真實(shí)記載,具有強(qiáng)烈的客觀性,法律作用十分明顯。其次,文書檔案彌補(bǔ)了國家檔案的不足。事業(yè)單位的文書檔案是國家檔案的重要組成部分,由于一些國家檔案信息并不詳細(xì),此時(shí)事業(yè)單位的文書檔案信息便很好的彌補(bǔ)了這一缺陷。最后,為社會提供信息服務(wù)。事業(yè)單位的文書檔案信息較全面地記載了事業(yè)單位的各方面信息,能夠較好的為我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供信息服務(wù)。
1.對文書管理工作不夠重視,收集不完整。文書檔案工作不易體現(xiàn)其成績,因此使單位領(lǐng)導(dǎo)不大愿意投入更多和關(guān)注,“重技術(shù)、輕檔案”的比較突出,僅要求保管好文件,需要時(shí)可以提供參考即可。這些想法造成各科室也不重視文書檔案工作,在收集文件資料時(shí)往往不太配合和協(xié)作,一些科室覺得自己留檔方便工作,致使文書檔案的收集難以完整,進(jìn)而影響到文書檔案管理工作的開展。
2.文書檔案管理不夠規(guī)范。主要表現(xiàn)為檔號不規(guī)范、案卷標(biāo)題不規(guī)范、大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄、組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重等情況。
3.文書檔案管理人員專業(yè)能力偏低。目前,單位雖然有了穩(wěn)定而發(fā)展的檔案人員,但文書檔案管理隊(duì)伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時(shí)期開展檔案工作的需要,特別是進(jìn)入信息化時(shí)代以來,熟悉檔案內(nèi)容,能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。
1.加強(qiáng)文書檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的提高
文書檔案人員的專業(yè)素質(zhì)是提高檔案管理水平的一個重要因素。因此,加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時(shí)間內(nèi)一項(xiàng)刻不容緩的工作任務(wù),讓他們參加各種培訓(xùn)學(xué)習(xí),特別是電子檔案管理方面,不斷增加和豐富自己的知識,學(xué)習(xí)新技術(shù),學(xué)習(xí)檔案管理的新方法,更新觀念,使專業(yè)知識得到提高和更新,改變知識老化和知識面較窄的狀況尤為必要,這樣才能與時(shí)俱進(jìn)地搞好文書檔案管理工作。
2.文書規(guī)范管理是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)
公文的種類、格式、處理程序是否規(guī)范直接影響到檔案的管理,尤其在辦公自動化迅速發(fā)展的今天,這種關(guān)系顯得更為密切。許多文件歸檔工作,需提前在文件形成時(shí)來做。因此文書工作的處理程序上要注意與檔案管理緊密銜接,做到把文書工作與檔案管理有機(jī)地聯(lián)系起來。
3.進(jìn)一步完善文書檔案管理制度
檔案制度的健全與否關(guān)系著文書檔案管理工作的發(fā)展,健全的檔案管理制度是醫(yī)院開展文書檔案管理工作的準(zhǔn)則和保證。既要根據(jù)形勢發(fā)展的需要,對已經(jīng)過時(shí)的制度規(guī)范進(jìn)行修訂,又要盡快制定補(bǔ)充原來欠缺的檔案管理制度。
4.加快推進(jìn)文書檔案管理信息化和現(xiàn)代化建設(shè)
應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù),加快文書檔案管理的現(xiàn)代化、信息化進(jìn)程。將計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)充分運(yùn)用檔案信息資源的處置、保存和管理活動中,提高檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化水平。要從以下三個方面進(jìn)行工作:①要重視各類紙質(zhì)檔案數(shù)字化和信息數(shù)據(jù)的建庫工作,確保數(shù)字檔案格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、安全可靠、長期管用;②要在檔案資料收集、整理、錄入過程中逐步實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理,提高自動化水平;③要加快醫(yī)院信息網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè),將各類檔案信息納人其中,構(gòu)建醫(yī)院信息中心。
綜上所述,事業(yè)單位的文書檔案工作是十分重要的,嚴(yán)重影響著事業(yè)單位的進(jìn)步與發(fā)展,因此,我們應(yīng)給予其高度重視。并在了解目前事業(yè)單位的文書檔案工作發(fā)展現(xiàn)狀惡化主要問題的基礎(chǔ)上采取以上措施進(jìn)行解決,不斷完善事業(yè)單的文書檔案管理工作,從而提高文書檔案管理工作水平。
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