人事檔案棄檔的原因及解決對(duì)策

林 琳

（黑龍江護(hù)理高等專(zhuān)科學(xué)校 黑龍江 哈爾濱 150001）

人事檔案棄檔的原因及解決對(duì)策

林 琳

（黑龍江護(hù)理高等專(zhuān)科學(xué)校 黑龍江 哈爾濱 150001）

隨著社會(huì)的快速發(fā)展，人才成為行業(yè)間競(jìng)爭(zhēng)的關(guān)鍵所在。在社會(huì)各項(xiàng)改革不斷深入的新形勢(shì)下，部分單位在轉(zhuǎn)型過(guò)程中導(dǎo)致人才具有較大的流動(dòng)性，這就導(dǎo)致當(dāng)前人事檔案管理過(guò)程中存在嚴(yán)重的棄檔案現(xiàn)象，影響人事檔案的正常使用。在這種情況下，需要加快人事檔案的改革力度，努力提高公民檔案意識(shí)，促使人們重視對(duì)人事制度和人事關(guān)系進(jìn)行審視，從而提高人們對(duì)人事檔案的重視度。

人事檔案；棄檔；原因；解決對(duì)策

一、人事檔案棄檔現(xiàn)象存在的原因

（一）收集和鑒定工作不到位，檔案信息可用性低

首先，收集工作不到位。由于部分單位在檔案管理工作中，檔案意識(shí)較差，在檔案材料收集工作中做不到及時(shí)性和完整性，這就給人事工作帶來(lái)了較大的難度。再加之現(xiàn)場(chǎng)人事檔案收集千篇一律，檔案內(nèi)容幾十年保持不變，這就導(dǎo)致通過(guò)人事檔案無(wú)法真實(shí)的反映一個(gè)人的能力、素質(zhì)和信用情況，僅僅憑借檔案不能有效的滿(mǎn)足用人單位的需要。

其次，鑒定工作不到位。人事檔案管理工作中，為了自身利益故意篡改檔案、及檔案不按真實(shí)情況進(jìn)行填寫(xiě)的現(xiàn)象較為常見(jiàn)，不僅給人事檔案的真實(shí)性和嚴(yán)肅性帶來(lái)了較大的影響，而且不利于人事工作的順利進(jìn)行。部分人員在人事檔案填寫(xiě)過(guò)程中找他人代寫(xiě)，從而導(dǎo)致失誤的發(fā)生。這些存在的問(wèn)題都說(shuō)明了人事檔案缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和健全的檔案管理制度，由于收集和鑒定工作的不完善，從而導(dǎo)致人事檔案的作用無(wú)法發(fā)揮出來(lái)，從而導(dǎo)致了棄檔現(xiàn)象的發(fā)生。

（二）人事檔案存在多頭、分散管理的狀態(tài)

當(dāng)前我國(guó)人事檔案管理制度還是在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下建立起來(lái)的，在管理上采用的是用人單位保管的方式。但在當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，大部分企事業(yè)單位都進(jìn)入到市場(chǎng)中來(lái)，流動(dòng)人員數(shù)量不斷增加，導(dǎo)致人事檔案管理出現(xiàn)分散和多頭的現(xiàn)象。不僅人事檔案主管部門(mén)較為混亂，部分無(wú)權(quán)保存和管理人事檔案的單位也開(kāi)始對(duì)人事檔案進(jìn)行保存和管理。同時(shí)，人事檔案在保管上存在嚴(yán)重分散的現(xiàn)象，人事檔案保存工作分別由用人單位、人才交流中心及個(gè)人。這兩種情況充分的體現(xiàn)出當(dāng)前我國(guó)人事檔案多頭和分散的管理狀態(tài)，制約了我國(guó)人事工作的順利開(kāi)展。不僅對(duì)人事檔案的真實(shí)性和權(quán)威性帶來(lái)較大的影響，而不利于監(jiān)管工作的開(kāi)展。由于人們對(duì)人事檔案管理意識(shí)越來(lái)越淡薄，這就導(dǎo)致人事檔案管理工作越來(lái)越不重視，不僅材料歸檔不及時(shí)，而且材料完整性較差，人事檔案的安全性受到較大影響。另外，人事檔案多頭分散的管理，嚴(yán)重阻礙了人才流動(dòng)和人力資源的合理配置。這種分散的狀態(tài)也不利于人事檔案的收集和管理工作的順利進(jìn)行，導(dǎo)致人事檔案被篡改及散失的問(wèn)題，個(gè)人存在主動(dòng)或是被動(dòng)放棄檔案的現(xiàn)象日益嚴(yán)重。

（三）存在社會(huì)信用危機(jī)和意識(shí)淡薄的問(wèn)題

在當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，行業(yè)之間存在激烈的競(jìng)爭(zhēng)，同時(shí)在多種經(jīng)濟(jì)成分的發(fā)展下，部分單位生存周期較短，這就導(dǎo)致人事檔案被迫需要放置在人才市場(chǎng)上進(jìn)行保存和管理。但在部分地方的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)在人事檔案管理工作中存在著嚴(yán)重的信息危機(jī)，檔案存在丟失、偽造及涂改的問(wèn)題，導(dǎo)致人事檔案可信度降低。再加之人們對(duì)人事檔案管理缺乏意識(shí)，認(rèn)為其可有可無(wú)，由于重視度缺乏，從而導(dǎo)致遺棄人事檔案現(xiàn)象發(fā)生。

二、人事檔案棄檔案現(xiàn)象解決的對(duì)策

（一）豐富人事檔案信息的內(nèi)容

增加人事檔案的信息內(nèi)容，添加反映個(gè)人個(gè)性特點(diǎn)、專(zhuān)業(yè)能力和個(gè)人信用記錄等方面的資料，使人事檔案不再是千人一面的模式。加快人事檔案信息更新的速度，使之與人員流轉(zhuǎn)的速度相協(xié)調(diào)?？梢試L試為所有流動(dòng)人員建立新型的業(yè)績(jī)檔案，并對(duì)流動(dòng)人員的工作變動(dòng)及其工作業(yè)績(jī)等進(jìn)行及時(shí)跟蹤。

（二）建立一個(gè)統(tǒng)一的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，健全各項(xiàng)規(guī)章制度

我國(guó)目前的人事檔案管理制度決定了人事檔案由用人單位來(lái)管理。但是在當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，各單位用人制度的改革隨之深入，而且社會(huì)流動(dòng)人口越來(lái)越多，人員調(diào)動(dòng)越來(lái)越頻繁，過(guò)去由用人單位管理人事檔案的辦法便不能繼續(xù)滿(mǎn)足現(xiàn)實(shí)中的需要。另外，為了解決人事檔案管理“分散多頭”的問(wèn)題，也應(yīng)當(dāng)建立一個(gè)統(tǒng)一的機(jī)構(gòu)，或者建立人事檔案管理的統(tǒng)一政策、針對(duì)這一提法，建議建立國(guó)家人事檔案中心，在檔案法的基礎(chǔ)上，遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”的原則，在一定區(qū)域內(nèi)設(shè)立各級(jí)國(guó)家人事檔案中心，集中管理該地區(qū)的人事檔案。

（三）加快人事檔案信息化建設(shè)

人事檔案管理應(yīng)當(dāng)積極使用新手段，研制管理軟件，開(kāi)發(fā)數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)人事檔案信息實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理和維護(hù)，探索建立電子人事檔案的新途徑，通過(guò)現(xiàn)代化手段建立人才業(yè)績(jī)跟蹤系統(tǒng)，不斷提升人事檔案的使用價(jià)值。今后，人事檔案電子化可以嘗試IC卡形式，用IC卡儲(chǔ)存?zhèn)€人的基木資料，可以由個(gè)人持有，但數(shù)據(jù)庫(kù)中的修改權(quán)限只有人事部門(mén)擁有，轉(zhuǎn)單位的時(shí)候立刻就可以輸進(jìn)電腦。而企業(yè)想要查詢(xún)這個(gè)人的資料，只要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)便可了解到此人過(guò)去的一切記錄。

（四）提高人事檔案內(nèi)容的透明度

人事檔案的透明度問(wèn)題是近期媒體討論的一個(gè)焦點(diǎn)，通過(guò)一些權(quán)威媒體披露一些因?yàn)槿耸聶n案不透明而對(duì)當(dāng)事人的利益造成損害的事件，使這一問(wèn)題擺在了人事檔案改革的案頭。在如今政務(wù)公開(kāi)的背景下，人事檔案部門(mén)應(yīng)該積極探索增加人事檔案透明度的方法，既能確保人事檔案的安全，又能解決社會(huì)所關(guān)心的亂改人事檔案的問(wèn)題，增強(qiáng)社會(huì)和個(gè)人對(duì)人事檔案的信任度。

三、結(jié)束語(yǔ)

人事檔案存在棄檔的現(xiàn)象要想得到有效的解決，則需要不斷提升人事檔案的使用價(jià)值，增強(qiáng)公民人事檔案的意識(shí)，努力提高人們對(duì)人事檔案認(rèn)可和重視的程度，從而強(qiáng)化人事檔案的保存和管理工作，降低棄檔案現(xiàn)象的發(fā)生，有效的發(fā)揮出人事檔案的重要作用。

[1]陳齊.人事檔案“棄檔”的影響分析[J].湘潮(下半月)，2011-12-25.

[2]王曉衛(wèi).從棄檔現(xiàn)象看我國(guó)人事檔案管理制度模式建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014-12-05.