事業(yè)單位人事檔案的用途與研究

王雪瑩

（黑龍江綏化市北林區(qū)公共事業(yè)管理處 黑龍江 綏化 152000）

事業(yè)單位人事檔案的用途與研究

王雪瑩

（黑龍江綏化市北林區(qū)公共事業(yè)管理處 黑龍江 綏化 152000）

事業(yè)單位的人事檔案是我國人事檔案的最重要的組成部分，其記錄著事業(yè)單位工作人員的個人檔案以及其工作經(jīng)歷、工薪待遇等資料，是事業(yè)單位人員的工作經(jīng)歷的重要記錄檔案，對事業(yè)單位以及其工作人員來講都有十分重要的意義。同時，作為我國人事檔案的重要組成部分，事業(yè)單位的人事檔案記錄，對我國的檔案管理研究也起著十分重要的意義。因此，本文對事業(yè)單位人事檔案的用途做出了相關(guān)研究。

事業(yè)單位；人事檔案；用途；研究

人事檔案是指對單位工作人員的身份、學(xué)歷、經(jīng)歷、社會經(jīng)驗、社會勞動保障等進行詳細的集中記錄，從而形成一種工作人員基本信息的資料。事業(yè)單位可以通過人事檔案的資料了解員工的工作能力的真實情況，從而幫助事業(yè)單位對員工的挑選，并且借此促進員工的工作積極性，鼓勵員工進行工作。對于事業(yè)單位的人事檔案的具體用途有什么，本文就此進行分析研究。

一、事業(yè)單位人事檔案的特點

1、全面性

由于事業(yè)單位的人事檔案詳細的記錄了員工的工作情況、獎懲情況、工資情況等方面的內(nèi)容，形成了具體、全面的員工工作檔案，是一種員工個人信息記錄的資料庫，因此，事業(yè)單位了以通過人事檔案對員工的具體情況進行了解。

2、現(xiàn)實性

員工的人事檔案資料記錄了員工的業(yè)績能力等方面的內(nèi)容，通過人事檔案的具體情況，工作單位可提供給員工適宜的工作崗位，并據(jù)此對員工發(fā)放薪資，因此事業(yè)單位的人事檔案具有現(xiàn)實性。

3、真實性

由于事業(yè)單位的人事檔案記錄著員工的基本信息以及工作資料等內(nèi)容，因此，對員工的人事檔案進行客觀的真實評價是人事檔案的一個基本條件，這樣才能夠保證事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)合理的用人為事業(yè)單位的發(fā)展創(chuàng)造條件。

4、動態(tài)性

事業(yè)單位的人事檔案具有一定的動態(tài)性。人事檔案伴隨著員工的工作一直存在，是對員工的具體的工作能力以及業(yè)績情況的具體記錄，會隨著員工的工作狀況而進行修改。因此，在事業(yè)單位的人事檔案的管理過程中，需要有專業(yè)的人員對人事檔案進行動態(tài)管理，將員工的實際情況詳細的記錄到人事檔案中，以便對人事檔案的具體管理。

5、流動性

事業(yè)單位的人事檔案會隨著員工的工作變動而流動，具有一定的流動性。在事業(yè)單位發(fā)展過程中管理者必須要將人事檔案與人事管理有機的結(jié)合起來充分發(fā)揮人事檔案的作用。

6、機密性

事業(yè)單位的人事檔案是我國檔案的重要組成部分，受我國法律的保護。而且人事檔案中記載了員工的個人信息以及員工在工作單位的具體表現(xiàn)，不得擅自泄露人事檔案信息，具有機密性。根據(jù)我國的相關(guān)法律的規(guī)定，擅自透露他人的人事檔案信息屬于違法行為。

二、事業(yè)單位人事檔案的作用

1、人事檔案對事業(yè)單位的作用

事業(yè)單位人事檔案是我國的檔案以及事業(yè)單位的重要組成部分,在事業(yè)單位管理工作中占有非常重要的地位。對于事業(yè)單位，人事檔案能夠為單位的人事部門提供大量員工的個人情況的具體記錄，單位可通過人事檔案對員工的個人資料以及以往的就業(yè)信息進行詳細的了解，有助于單位領(lǐng)導(dǎo)對員工進行全面的了解。對于已在單位工作的員工的人事檔案，單位領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)員工的人事檔案對員工進行全方位的了解，便于對員工進行合理的崗位安排，從而能夠?qū)挝蝗藛T進行良好的管理，避免管理不當(dāng)導(dǎo)致的人才流失等現(xiàn)象的出現(xiàn)。因此，在現(xiàn)今的事業(yè)單位聘用員工的工作過程中，首先需要對員工的認(rèn)識檔案進行了解，將人事檔案的作用更加全面的發(fā)揮出來。

2、人事檔案對個人的作用

人事檔案對個人而言，同樣占有十分重要的地位。人事檔案是評價個人的真實工作能力的十分客觀、有效的資料，通過人事檔案可以幫助單位合理的安排員工的工作崗位，并且有助于個人尋找合適的工作。人事檔案具有一定的法律效力，具有真實性與原始性的特點，是其他資料所無法代替的，是單位用人的主要依據(jù)，因此人事檔案對個人就業(yè)有十分重要的影響。另外，人事檔案在一些個人手續(xù)辦理過程中也占有十分重要的作用。

三、提高對事業(yè)單位的人事檔案管理

1、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

人事檔案作為人力資源管理部門對人員管理重要憑證、依據(jù)，在人力資源管理中占有十分重要的地位。而且隨著信息化時代的不斷推進，對于人事檔案管理的需求越來越高，因此加強對事業(yè)單位的人事檔案管理十分重要。加強對事業(yè)單位的人事檔案管理首先要提高檔案管理人員的基本素質(zhì)，加強對人事檔案管理人員的管理。高素質(zhì)、高技能的人才能夠在檔案管理工作中發(fā)揮十分重要的作用，能夠為檔案管理工作做出更多的貢獻。其次，通過對檔案管理人員的素質(zhì)的提高，有助于加強對各個部門之間的聯(lián)系，及時的補充人事檔案信息，而且在檔案整理的工作中，有助于向各部門人員普及檔案管理在知識以及檔案的重要性，這樣可以間接避免員工在工作中出現(xiàn)違法亂紀(jì)的現(xiàn)象。

2、建立健全合理的人事檔案管理制度

在人力資源管理的發(fā)展趨勢下，我國人事檔案管理必須遵循制度化、規(guī)范化的兩大基本原則，并且要做到真實性、保密性，只有這樣在面對時代潮流沖擊時，更加有生命力。面對我國人事檔案管理的新的趨勢，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)對檔案內(nèi)容進行更加合理的整理分類工作，同時對檔案的內(nèi)容進行及時的更新、優(yōu)化，以保證人事檔案的時效性。在對待人事檔案的查閱、傳閱，應(yīng)當(dāng)在保證正常的服務(wù)工作同時制定相關(guān)規(guī)則，以防檔案的丟失、泄露。

3、加快人事檔案工作現(xiàn)代化進程

隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，以及信息化進程的不斷加快，對我國事業(yè)單位人事檔案的管理有了更高的要求，建立健全人事檔案信息化管理系統(tǒng)是時代潮流的必然要求。建立信息化人事檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)首先以員工的個人認(rèn)識信息為基礎(chǔ)，在此基礎(chǔ)之上，通過互聯(lián)網(wǎng)微機終端以及互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)對個人信息進行錄入、管理，從而更加便于對人事檔案信息的檢索、查閱，最大效益地為育才、用才、提供服務(wù)更好地為單位各項事業(yè)的發(fā)展做出貢獻。

四、結(jié)語

事業(yè)單位人事檔案管理工作對事業(yè)單位的發(fā)展以及個人的發(fā)展都有十分重要的作用，加強對事業(yè)單位人事檔案的應(yīng)用與管理工作的進行，有助于我國檔案管理發(fā)展。在我國現(xiàn)金的社會背景下，只有不斷改革創(chuàng)新，形成新的檔案思想、檔案觀念，才能適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展并為實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化作出應(yīng)有的貢獻。

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