淺談事業(yè)單位人事檔案管理工作中幾點(diǎn)問(wèn)題的解決

孟 欣

（洮北區(qū)民政局 吉林 白城 137000）

淺談事業(yè)單位人事檔案管理工作中幾點(diǎn)問(wèn)題的解決

孟 欣

（洮北區(qū)民政局 吉林 白城 137000）

事業(yè)單位人事檔案管理是人力資源工作的一部分，主要涉及事業(yè)單位人員信息，新時(shí)期，隨著信息科技的發(fā)展，對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理提出了新的要求。本文作者通過(guò)分析當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀，提出現(xiàn)階段檔案管理工作中存在的幾點(diǎn)問(wèn)題及解決建議。

事業(yè)單位；人事檔案管理；問(wèn)題與對(duì)策

事業(yè)單位的人事檔案管理工作主要是為了統(tǒng)籌事業(yè)單位全體工作的重要作業(yè)，其目的在于保障單位內(nèi)部工作協(xié)調(diào)有序、高效率、高質(zhì)量的進(jìn)行，進(jìn)一步促進(jìn)事業(yè)單位工作科學(xué)化、協(xié)作化發(fā)展。

1.新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

近年來(lái)，事業(yè)單位檔案管理工作隨著人事制度的改革與發(fā)展而取得了進(jìn)步，已經(jīng)由傳統(tǒng)的紙質(zhì)歸檔檔案管理方式轉(zhuǎn)化為新型的檔案管理方式，而且隨著現(xiàn)代信息科技的不斷深入發(fā)展，計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用越來(lái)越廣泛。通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，不僅能夠有效提高檔案管理工作的效率，還提高了檔案管理的水平。雖然事業(yè)單位的檔案管理工作取得較大進(jìn)步，但是，仍然存在管理方面的不足，制約了事業(yè)單位檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。例如，部分事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作意識(shí)薄弱，缺少重視導(dǎo)致檔案管理混亂；缺少完善的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)有效的檔案管理；檔案管理人員素質(zhì)良莠不齊等[1]。

2.事業(yè)單位檔案管理工作的重要意義

事業(yè)單位檔案管理內(nèi)容包括很多方面，主要是對(duì)事業(yè)單位員工而言的，主要是個(gè)人信息的管理，包括政治面貌、個(gè)人經(jīng)歷、個(gè)人學(xué)歷、品行素質(zhì)等方面，這些資料主要是為事業(yè)單位人員調(diào)動(dòng)做有效的參考，加強(qiáng)事業(yè)單位內(nèi)部人員工作合理配置，幫助員工實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值。加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作，完善檔案管理內(nèi)容對(duì)事業(yè)單位具有重要作用，主要體現(xiàn)在以下兩方面：首先，完善事業(yè)單位檔案管理工作是實(shí)現(xiàn)人力資源管理社會(huì)價(jià)值的重要體現(xiàn)。事業(yè)單位的人事檔案管理工作過(guò)程是以國(guó)家法律法規(guī)的基礎(chǔ)，運(yùn)用多元化的管理方式，履行社會(huì)基本職能，為社會(huì)人才選拔和任用提供依據(jù)，具有較高的社會(huì)屬性和社會(huì)價(jià)值。其次，做好事業(yè)單位檔案管理工作，有利于人力資源部門(mén)進(jìn)行深入改革，通過(guò)改善檔案管理工作，可以發(fā)現(xiàn)人力資源工作中的不足，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并解決問(wèn)題，通過(guò)科學(xué)合理的設(shè)置人事考核以及職稱評(píng)定能夠更加科學(xué)的進(jìn)行人員配置，有利于提高員工的工作積極性[2]。

3.事業(yè)單位檔案管理工作中的幾點(diǎn)問(wèn)題分析

3.1 檔案管理工作意識(shí)淡薄

事業(yè)檔案管理工作是保證事業(yè)單位工作協(xié)調(diào)發(fā)展合理的重要保證，為單位人員調(diào)配提供理論依據(jù)，間接的提高了事業(yè)單位員工的工作效率，也是事業(yè)單位真實(shí)性的根源所在。但是，當(dāng)前事業(yè)單位缺乏對(duì)檔案管理工作的重視，認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)，所以缺少認(rèn)真管理的態(tài)度和工作程序，還存在秩序混亂的現(xiàn)象。而且，檔案管理容易存在漏洞和缺陷，導(dǎo)致檔案內(nèi)容真實(shí)性難以保證，不能從根本上實(shí)現(xiàn)人員的科學(xué)調(diào)動(dòng)與調(diào)配，導(dǎo)致事業(yè)單位人力資源調(diào)整存在問(wèn)題，影響事業(yè)單位人事檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。此外，由于事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)及個(gè)人沒(méi)有對(duì)檔案管理工作起到應(yīng)有的重視，導(dǎo)致檔案管理工作流于形式，進(jìn)而致使檔案管理工作無(wú)計(jì)劃性、無(wú)目的性，嚴(yán)重制約了事業(yè)單位的健康發(fā)展[3]。

3.2 單位檔案管理系統(tǒng)不完善

當(dāng)前，事業(yè)單位缺少完善的檔案管理系統(tǒng)，致使在檔案管理中出現(xiàn)一系列問(wèn)題。首先，基礎(chǔ)工作準(zhǔn)備不足。事業(yè)單位對(duì)檔案基礎(chǔ)管理工作準(zhǔn)備不規(guī)范，雖然有相關(guān)的檔案管理制度，但落實(shí)起來(lái)很困難，而且缺少相關(guān)部門(mén)監(jiān)督。其次，檔案管理技術(shù)相對(duì)落后。雖然近年來(lái)的事業(yè)單位檔案管理技術(shù)已經(jīng)得到升級(jí)，但是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用還不充分，檔案管理設(shè)備、軟件等相對(duì)落后，影響檔案管理的質(zhì)量和水平。最后，檔案管理綜合力度薄弱?，F(xiàn)在的檔案管理工作無(wú)法在行政上形成統(tǒng)一的管理模式，檔案管理在事業(yè)單位發(fā)展中沒(méi)有起到應(yīng)有的作用，綜合應(yīng)用程度較低，導(dǎo)致檔案管理綜合力度薄弱的現(xiàn)象。

3.3 檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較低

檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和技術(shù)水平是影響檔案管理發(fā)展的重要因素，檔案管理工作具有綜合性強(qiáng)、系統(tǒng)性強(qiáng)、專業(yè)性強(qiáng)、復(fù)雜的工作性質(zhì)，在檔案的收集、整理、鑒定、保管過(guò)程中，都對(duì)工作人員專業(yè)素質(zhì)有一定的考驗(yàn)。但是，當(dāng)前檔案管理人員的素質(zhì)良莠不齊，不僅缺少檔案管理的意識(shí)，還缺少檔案管理的專業(yè)知識(shí)，導(dǎo)致檔案管理的系統(tǒng)性、穩(wěn)定性、持續(xù)性得不到保證。由于工作人員專業(yè)技術(shù)水平有限，檔案管理技術(shù)水平也受到限制，檔案文件的歸檔、分類、整體等存在問(wèn)題，不利于事業(yè)單位各項(xiàng)工作的發(fā)展。

4.加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作措施

4.1 加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度

檔案管理工作是事業(yè)單位一種重要的信息資源，為事業(yè)單位提供豐富的人才信息和資源，關(guān)系著事業(yè)單位未來(lái)的發(fā)展。所以，必須全面提高事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。檔案管理人員以及事業(yè)單位其他部門(mén)人員要正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作，加大對(duì)檔案管理工作的投資，提高檔案管理技術(shù)和設(shè)備，提高檔案管理的綜合力度。

4.2 建立健全的檔案管理系統(tǒng)

事業(yè)單位檔案管理工作要?jiǎng)?chuàng)新管理理念，從傳統(tǒng)上對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)向現(xiàn)代化檔案管理過(guò)度，樹(shù)立科學(xué)的工作態(tài)度，建立健全的檔案管理系統(tǒng)，發(fā)揮檔案管理的最大價(jià)值。建立健全的檔案管理系統(tǒng)，保證檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行，建立子系統(tǒng)和反饋機(jī)制，調(diào)整檔案管理工作結(jié)果，為實(shí)現(xiàn)檔案信息對(duì)社會(huì)服務(wù)性的作用。建立健全的檔案管理制度，約束檔案管理工作秩序，完善檔案管理工作流程和細(xì)節(jié)，加強(qiáng)檔案管理工作的監(jiān)督。

4.3 提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員的素質(zhì)很大程度上決定著檔案管理工作水平的高低，所以，提高檔案管理工作人員素質(zhì)，建立一只專業(yè)技術(shù)水平一流，管理能力強(qiáng)，職業(yè)素養(yǎng)高的檔案管理隊(duì)伍對(duì)檔案管理工作非常重要。在事業(yè)單位中，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)，加強(qiáng)其專業(yè)水平和實(shí)踐能力，優(yōu)化工作人員檔案管理知識(shí)結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)其綜合素質(zhì)。

5.結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作是事業(yè)單位的重要組成部分，對(duì)于事業(yè)單位的人員調(diào)動(dòng)，人力資源科學(xué)配置具有重要作用，隨著人事制度的不斷發(fā)展，檔案管理工作也應(yīng)受到企業(yè)的重視。

[1]王茹麗，呂雪峰，王永輝.立足本職不斷創(chuàng)新——全面提升事業(yè)單位檔案管理工作水平[J].吉林農(nóng)業(yè)，2010，(12).

[2]巴云紅;新形勢(shì)下事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理工作[J];科技傳播;2011年18期.

[3]王恩軍，李娜，白八斤.新時(shí)期地方院校人事檔案管理工作的問(wèn)題與對(duì)策—以河西學(xué)院人事檔案管理為例[J].河西學(xué)院學(xué)報(bào)，2011，(05).