淺談我國(guó)事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀

于 潔

（齊齊哈爾市河道管理處 黑龍江 齊齊哈爾 161000）

淺談我國(guó)事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀

于 潔

（齊齊哈爾市河道管理處 黑龍江 齊齊哈爾 161000）

人事檔案管理是事業(yè)單位管理工作中不可或缺的重要組成部分，它能夠有效提高工作效率，促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案數(shù)據(jù)的不斷更新,為事業(yè)單位的快速發(fā)展發(fā)展提供助力。然而現(xiàn)階段我國(guó)事業(yè)單位人事檔案管理工作仍然存在一些亟待解決的問(wèn)題，本文通過(guò)對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在問(wèn)題進(jìn)行分析，提出優(yōu)化建議。

事業(yè)單位；人事檔案；管理

前言

人事檔案管理是一項(xiàng)具有極大社會(huì)價(jià)值的工作，它是事業(yè)單位進(jìn)行人事任用和人事管理制度改革的基礎(chǔ)，是實(shí)現(xiàn)人力資源優(yōu)化配置的保障。真實(shí)、全面、完整的人事檔案信息，可以幫助事業(yè)單位健全合理的人員分配機(jī)制，從而構(gòu)建和諧的工作環(huán)境，助力事業(yè)單位的健康發(fā)展。

一、事業(yè)單位人事檔案管理的存在問(wèn)題

（一）硬件設(shè)施方面。一些人事檔案管理部門(mén)硬件設(shè)施落后，除保存與保護(hù)設(shè)施等基礎(chǔ)設(shè)施的配備不足以外。檔案信息管理的硬件設(shè)施落后，還主要表現(xiàn)在信息化存儲(chǔ)方面。許多檔案管理部門(mén)仍然以傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料為主要的信息存儲(chǔ)介質(zhì)，致使紙質(zhì)檔案在長(zhǎng)時(shí)間的保存過(guò)程中易出現(xiàn)蟲(chóng)蛀、霉變、丟頁(yè)等現(xiàn)象，影響檔案的完整性及實(shí)用性。近年來(lái)人事檔案管理的服務(wù)對(duì)象正逐漸從過(guò)去的黨政機(jī)關(guān)部門(mén)、組織人事部門(mén)和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，向如今的多部門(mén)轉(zhuǎn)變；利用目的及形式也從以往的單純提供鑒定、政審材料轉(zhuǎn)變?yōu)閷W(xué)歷證明、身份證明和辦理公證等多種證明的提供。由于服務(wù)對(duì)象及使用目的的多樣化轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的單純依靠人工對(duì)大量的紙質(zhì)檔案進(jìn)行查閱、檢索，不僅工作量大，而且準(zhǔn)確率也難以保證。

（二）方法制度方面。一方面，當(dāng)前的人事檔案內(nèi)容及管理制度不能與事業(yè)單位人事制度改革的需要相適應(yīng)。我國(guó)現(xiàn)行的人事檔案管理制度主要以《干部檔案工作條例》為依據(jù)，將人事檔案的管理主要分為按管理權(quán)限管理和隸屬關(guān)系管理。隨著人事制度改革的不斷開(kāi)展與深入，事業(yè)單位普遍建立了公開(kāi)招聘、解聘、辭聘的崗位聘用制度，在促進(jìn)公平的同時(shí)，也使得人員流動(dòng)及隸屬關(guān)系變化更加頻繁，在這樣的現(xiàn)實(shí)環(huán)境下，如果仍然采用傳統(tǒng)的人事檔案管理制度，顯然不利于實(shí)際工作的開(kāi)展。在檔案內(nèi)容的設(shè)定上，現(xiàn)行的內(nèi)容要求大多也是依據(jù)《干部檔案工作條例》，沒(méi)有與事業(yè)單位人事制度改革相結(jié)合，一些信息的錄入不全，也給當(dāng)前檔案內(nèi)容的實(shí)用性帶來(lái)了局限。另一方面，檔案管理制度不夠規(guī)范完善。一是材料管理、制作不規(guī)范。雖然現(xiàn)行的人事檔案管理制度要求對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)保存，對(duì)所使用的材料也有規(guī)范性的要求，但對(duì)所各項(xiàng)要求的具體劃分不夠細(xì)致，缺乏統(tǒng)一性，導(dǎo)致對(duì)材料的分類(lèi)與制作要求把握不準(zhǔn)，隨意性較大，影響了人事檔案的制作、查閱與利用。二是對(duì)檔案管理制度執(zhí)行的監(jiān)督不力。雖然在近年來(lái)檔案達(dá)標(biāo)檢查工作的鞭策下，大部分事業(yè)單位都建立了一套從收集、保管到歸檔，等方面的保密制度，但是有些單位對(duì)于規(guī)章制度的執(zhí)行卻并不盡如人意。如在人員調(diào)動(dòng)時(shí)，檔案不能及時(shí)轉(zhuǎn)遞或交由本人自帶；接收檔案時(shí)，不認(rèn)真查清材料是否齊全，不及時(shí)填寫(xiě)并郵寄回執(zhí)；未收到回執(zhí)時(shí)，不及時(shí)電話(huà)催要等。

（三）從業(yè)人員方面。從客觀上看，存在從業(yè)人員的配備及工作能力不足的問(wèn)題。人事檔案管理工作瑣碎繁雜且具有極強(qiáng)的連續(xù)性，若要保證檔案管理的高質(zhì)量，則必須要有一定的人力投入。然而事業(yè)單位受體制改革的影響，人員編制大幅縮減，有的單位甚至一人身兼數(shù)職，加之人員的流動(dòng)性增強(qiáng)，檔案管理的從業(yè)人員調(diào)換也更加頻繁，這樣既不利于從業(yè)人員對(duì)于所從事工作的了解與掌握，也不利于其工作經(jīng)驗(yàn)的積累與工作的連續(xù)性。從主觀上看，存在從業(yè)人員認(rèn)識(shí)不到位、責(zé)任心不強(qiáng)的問(wèn)題。很多檔案管理人員對(duì)于所從事的工作認(rèn)識(shí)不夠深刻，只是簡(jiǎn)單的理解為檔案的收集、歸檔、保管與數(shù)據(jù)抄寫(xiě),錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)必然會(huì)導(dǎo)致缺乏對(duì)人事檔案管理工作的重視，使工作流于表面形式，極易發(fā)生錯(cuò)誤與疏漏，阻礙事業(yè)單位人事管理工作的發(fā)展進(jìn)步。

二、事業(yè)單位人事檔案管理的優(yōu)化建議

（一）增大資金投入與技術(shù)支持，加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)。充足的硬件設(shè)施配備是保證人事檔案管理工作發(fā)展進(jìn)步的必要條件。為保證檔案的保存與擺放，應(yīng)配置鐵質(zhì)的檔案柜及統(tǒng)一的檔案夾，庫(kù)房應(yīng)配備相應(yīng)的“六防”設(shè)施和其他安全設(shè)施。為提高檔案管理的信息化程度，應(yīng)配備先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備及相應(yīng)的管理軟件，建立紙質(zhì)、電子格式共存的多樣化的檔案管理模式。保障人事檔案資源的管理工作適應(yīng)現(xiàn)代化要求。

（二）合理優(yōu)化、完善規(guī)章制度，提升制度建設(shè)。將人事檔案制度與現(xiàn)階段人事管理制度相結(jié)合，適應(yīng)人才流動(dòng)性增強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)需要，精簡(jiǎn)手續(xù)、創(chuàng)新渠道，充分利用信息化手段傳遞信息的快捷性，建立便捷的檔案轉(zhuǎn)遞制度。在檔案內(nèi)容的制定上，可將崗位聘用合同及在招聘、解聘、辭聘過(guò)程中形成的考察性?xún)?nèi)容作為補(bǔ)充，從而增強(qiáng)檔案內(nèi)容的實(shí)用性。進(jìn)一步細(xì)化當(dāng)前的規(guī)章制度，對(duì)各項(xiàng)內(nèi)容做好明確的要求，比如在使用材料上，用固定規(guī)格的紙、用規(guī)范的筆進(jìn)行書(shū)寫(xiě)、填寫(xiě)材料時(shí)要留出裝訂線(xiàn)等，使對(duì)制度的執(zhí)行有據(jù)可依。建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組及檔案管理長(zhǎng)效機(jī)制，定期進(jìn)行檢查、指導(dǎo)，及時(shí)解決所發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，并結(jié)合激勵(lì)機(jī)制，進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。多管齊下，進(jìn)一步推進(jìn)人事檔案的制度化建設(shè)。

（三）結(jié)合思想教育與理論培訓(xùn)，增強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。要對(duì)檔案管理的從業(yè)人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，既包括檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，又包括計(jì)算機(jī)知識(shí)及檔案管理軟件知識(shí)；既包括業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，又包括思想認(rèn)識(shí)教育。在實(shí)際工作中做到檔案及時(shí)歸檔、裝檔、收集、補(bǔ)充、更新，對(duì)檔案材料的鑒別、分類(lèi)準(zhǔn)確無(wú)誤，不積壓、無(wú)缺失；在思想認(rèn)識(shí)上做到真實(shí)客觀反映事實(shí)，杜絕泄密現(xiàn)象。培養(yǎng)出具有腳踏實(shí)地、淡泊名利、吃苦耐勞工作精神的檔案管理人才。增強(qiáng)人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)，

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