事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略分析

李詠梅

（黑龍江省城市規(guī)劃勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院 黑龍江 哈爾濱 150040）

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略分析

李詠梅

（黑龍江省城市規(guī)劃勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院 黑龍江 哈爾濱 150040）

電子計(jì)算機(jī)可以說是二十世紀(jì)最偉大的發(fā)明之一，經(jīng)過短短五十余年的發(fā)展，在今天，人們的生活已經(jīng)離不開它。而電子計(jì)算機(jī)最重要的職能就是對(duì)信息進(jìn)行分析處理，在工作中，人們通過電子信息化提高工作效率，解決工作中的難題。本文將討論事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的必要性及相關(guān)的可行性策略分析。

檔案管理；信息化；策略

檔案是歷史的承載和記錄，是重要的資料，價(jià)值遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了本身。在計(jì)算機(jī)技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，事業(yè)單位的庫藏檔案已由過去單一的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)橐约堎|(zhì)檔案為主、多種載體并存的新狀態(tài)，網(wǎng)上傳遞數(shù)據(jù)、網(wǎng)上歸檔和網(wǎng)上借閱的大趨勢(shì)已不可逆轉(zhuǎn)，傳統(tǒng)檔案管理模式再次面臨著新的挑戰(zhàn)。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)分析

（一）便于檔案資料永久保存

對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作而言，由于紙質(zhì)檔案極易受季節(jié)及天氣影響，一旦環(huán)境潮濕，紙質(zhì)檔案就會(huì)出現(xiàn)發(fā)霉等情況，很難長期保存檔案信息，甚至造成重要信息丟失，且不易查詢。檔案信息化管理通過備份檔案，將其存儲(chǔ)于電子磁盤中，不僅極大地節(jié)約了檔案存儲(chǔ)空間，也不會(huì)由于天氣或季節(jié)問題而導(dǎo)致檔案信息丟失，最大限度地確保了檔案資料的完整性，實(shí)現(xiàn)了永久保存。

（二）便于事業(yè)單位管理檔案信息

在傳統(tǒng)管理過程中，檔案資料很多，檔案管理工作繁瑣異常，程序頗多。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化后，可通過在數(shù)據(jù)庫中輸入關(guān)鍵字，迅速地查出所需信息，程序簡便，易于操作。

（三）本質(zhì)上改變了檔案管理的方式與途徑，拓展了檔案的職能

將傳統(tǒng)以紙質(zhì)媒介、人工錄入方式轉(zhuǎn)變成了網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)為媒介，電子錄入方式，使檔案職能由傳統(tǒng)檔案保存及運(yùn)用職能，轉(zhuǎn)變成了信息資源的采集、管理、存儲(chǔ)及相關(guān)服務(wù)類型，全面推動(dòng)了事業(yè)單位的建設(shè)。

當(dāng)今，“互聯(lián)網(wǎng)+”已經(jīng)成為時(shí)代的符號(hào)。面對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來，檔案工作面臨前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。正確的選擇是順勢(shì)而為，把握機(jī)遇，勇敢嘗試。檔案信息化就是“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的奠基石。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化存在的問題

（一）事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)缺乏足夠的重視

目前，我國很多事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作缺乏足夠的重視，不能充分了解檔案管理制度，導(dǎo)致在對(duì)檔案信息化管理時(shí)，沒有提供足夠的人力和資金支持。雖然多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案有被管理的必要性，可是對(duì)具體的管理方法缺少關(guān)心，對(duì)檔案管理人員沒有嚴(yán)格的要求，認(rèn)為只要對(duì)檔案不遺失，內(nèi)容不外泄即可，不用像專業(yè)檔案館那樣研究對(duì)檔案如何管理。有些單位甚至沒有專門負(fù)責(zé)檔案管理的人員，而是由其他部門的工作人員進(jìn)行兼職管理。正是由于領(lǐng)導(dǎo)的忽視，導(dǎo)致了檔案管理方面出現(xiàn)漏洞，給工作帶來不必要的損失。

（二）事業(yè)單位檔案管理的信息化程度不夠

目前我國的很多事業(yè)單位已經(jīng)建立了檔案信息管理系統(tǒng)，可是有些檔案信息管理系統(tǒng)建立的不夠完善。例如，有些人事檔案管理系統(tǒng)里面只有目錄和員工的基本資料，對(duì)于員工個(gè)人的具體信息還是用紙質(zhì)檔案保存，如果紙張發(fā)生損毀，電子檔案也就同時(shí)失去了作用。有些單位雖然建立了較為完善的檔案信息管理系統(tǒng)，可是檔案管理人員對(duì)系統(tǒng)的使用率較低，對(duì)于內(nèi)部員工的聘用、調(diào)任、離職等沒有在系統(tǒng)上進(jìn)行及時(shí)的數(shù)據(jù)更新，影響了單位對(duì)于員工的管理工作。

（三）檔案管理的工作人員綜合素質(zhì)較低

在我國現(xiàn)階段仍然缺乏檔案管理的專業(yè)人才，有些領(lǐng)導(dǎo)雖然希望進(jìn)行改革，可是聘請(qǐng)不到專業(yè)的人才。由于過去對(duì)于檔案管理的忽視和受傳統(tǒng)觀念的影響，很多人才放棄了對(duì)檔案管理專業(yè)的選擇，導(dǎo)致在職的檔案管理人員年齡偏大，普遍沒有接受過正規(guī)的培訓(xùn)，缺乏相應(yīng)的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平，難以適應(yīng)檔案信息化管理的需要。

三、提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

（一）強(qiáng)化重視檔案管理信息建設(shè)

在我國事業(yè)單位檔案管理中，提高事業(yè)單位人員對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要發(fā)揮重要的作用，以便可以全面提升檔案管理信息化建設(shè)在當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中的地位。轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理檔案方式為現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)檔案管理，以便可以為事業(yè)單位營造出良好的檔案管理信息化建設(shè)環(huán)境。而且事業(yè)單位還應(yīng)該做好建設(shè)檔案管理信息化平臺(tái)的推廣宣傳工作，要提高事業(yè)單位全體檔案管理人員的工作熱情，打開事業(yè)單位檔案管理信息化的新局面，使事業(yè)單位檔案管理工作越做越好。

（二）提高檔案管理效率

事業(yè)單位的檔案資料，是對(duì)單位內(nèi)部信息的規(guī)范與整合，不僅是管理單位知識(shí)信息的行為，也是實(shí)現(xiàn)執(zhí)行檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化的一個(gè)過程。在事業(yè)單位的檔案管理中，可以提高相應(yīng)的制度規(guī)范，發(fā)揮事業(yè)單位檔案的最大效益及最大使用率。加快事業(yè)單位檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和檢索自動(dòng)化建設(shè)，完整做到檔案的歸正和接收同步，保證檔案完整而不缺頁錯(cuò)節(jié);加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)，使事業(yè)單位的檔案能更有效的被利用，確保信息資料資源在事業(yè)單位能更好地發(fā)揮效用。

（三）優(yōu)化檔案管理信息化工作人員素質(zhì)

在檔案管理信息化建設(shè)中，最重要的就是人才的培養(yǎng)。聘用專業(yè)的檔案管理和計(jì)算機(jī)人才，能夠?qū)n案管理工作起到事半功倍的效果。而且對(duì)于現(xiàn)有的檔案管理人員要加強(qiáng)培訓(xùn)，根據(jù)個(gè)人特點(diǎn)組織分類的培訓(xùn)：對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)水平不過關(guān)的，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)知識(shí)方面的培訓(xùn)；對(duì)于檔案管理水平不過關(guān)的，要加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。同時(shí)還要注意提高員工的道德思想水平，責(zé)任義務(wù)觀念，使其在工作中具備高度的責(zé)任感和自覺性，積極進(jìn)取，迎難而上，出色完成本職工作，落實(shí)檔案管理的信息化建設(shè)。

（四）創(chuàng)新檔案管理信息化設(shè)備

加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，加大檔案管理中對(duì)現(xiàn)代化軟硬件的投入，在事業(yè)單位中建設(shè)現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，有效地推動(dòng)檔案管理信息化，為事業(yè)單位的檔案管理工作能夠提供更加現(xiàn)代化的管理手段，從而可以利用當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的便利性，優(yōu)化管理事業(yè)單位的檔案信息，為事業(yè)單位提供有效的檔案資料。

四、小結(jié)

本文對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)點(diǎn)給予肯定，提出了幾項(xiàng)對(duì)策希望能解決事業(yè)單位在檔案管理信息化方面存在的問題。對(duì)于事業(yè)單位來說，信息化管理是時(shí)代的大潮，是歷史發(fā)展的必然趨勢(shì)，加快單位內(nèi)部的信息化建設(shè)能讓單位在競(jìng)爭(zhēng)中占得先機(jī)，保持市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，增加單位的經(jīng)濟(jì)效益。

[1]張桂麗.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題[J].活力，2012(23).