基于大數(shù)據(jù)環(huán)境下的數(shù)字檔案管理途徑探索

王靜倫

（肇州縣機構(gòu)編制數(shù)據(jù)管理中心 黑龍江 大慶 166400）

基于大數(shù)據(jù)環(huán)境下的數(shù)字檔案管理途徑探索

王靜倫

（肇州縣機構(gòu)編制數(shù)據(jù)管理中心 黑龍江 大慶 166400）

胡錦濤同志曾深刻指出:“檔案是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案，我們能夠更好地了解過去、把握現(xiàn)在、預見未來。”而現(xiàn)在，大數(shù)據(jù)時代的到來，使檔案的管理走向數(shù)字化、統(tǒng)一化、網(wǎng)絡化的發(fā)展方向。本文筆者分析了大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理工作的存在意義、問題以及相關(guān)建議。

大數(shù)據(jù)；數(shù)字化；檔案管理；途徑

一、基于大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理的主要意義

（一）檔案管理一般是確保市場有效運作與發(fā)展的重要工具

作為一類新型的智力勞動維護模式，檔案管理受到更多智力勞動人員的重視。在大數(shù)據(jù)階段，檔案的管理在一定層面上維護了我們智力勞動的成果，其落腳點與出發(fā)點就是要維護勞動人員的主要利益。所以，它為社會性關(guān)系的和睦提出了基礎保障與支撐，是一個有力的保護傘。

（二）檔案管理業(yè)務信息化的主要手段

伴隨著如今社會、經(jīng)濟的進步，要在大數(shù)據(jù)條件下做好檔案的管理業(yè)務，就應當全面發(fā)揮有關(guān)機構(gòu)，檔案管理部門的積極功能，轉(zhuǎn)變以前條塊的管理型模式，全面考慮新型管理的模式，通過大數(shù)據(jù)優(yōu)勢與綜合的信息化條件，激發(fā)檔案管理者的主動性，增加檔案管理的業(yè)務效率，使得檔案管理業(yè)務得到迅速的發(fā)展。

（三）檔案管理業(yè)務適應時代要求的基本途徑

如今，科技的發(fā)展突飛猛進，隨著IT技術(shù)的進步，檔案管理當中有關(guān)硬、軟件也在逐日提升，并且逐步實現(xiàn)了以IT應用為核心的基本模式。然而，從近幾年的應用狀況來說，檔案管理的相關(guān)機構(gòu)，因為在財力、物力與人力等領(lǐng)域的投人缺乏，技術(shù)的水平還出現(xiàn)一定的缺陷，管理人員關(guān)注程度較低，造成檔案管理環(huán)節(jié)中信息化的深人度缺乏，檔案的現(xiàn)代化管理程度較淺。因而，面臨新的局勢，大數(shù)據(jù)階段的到來，檔案的管理應當逐步提高緊迫性，增加管理的信息化水平，以符合時代的發(fā)展趨勢。

二、大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案管理工作存在的問題

（一）相關(guān)部門關(guān)注度較低，管理水平較不足

目前、我國事業(yè)單位和各企業(yè)對檔案信息化建設工作缺乏重視，大多數(shù)人認為，檔案管理只是后勤部門，是企事業(yè)單位的輔助部門，所以，人員擴充和資金投入都是極少的，認為檔案部門只需要保存好資料，掌握基本工作內(nèi)容就可以了，相關(guān)部門的忽視，一定程度上阻礙了檔案管理信息化建設的進程。而且目前，我國檔案管理人員的平均年齡較大，對于新技術(shù)的掌握度低，知識面更新不及時，很多的檔案管理人員還在使用以前的工作形式，使檔案管理的數(shù)字化發(fā)展緩慢。

（二）勞動者的安全權(quán)受到破壞

近幾年，因為檔案管理領(lǐng)域不夠健全，加之互聯(lián)網(wǎng)的交易虛擬性，使檔案管理出現(xiàn)了一些不安全的問題。安全權(quán)保障在以前檔案的管理中主要是由檔案的管理人員和檔案的提交人員兩方共同完成的，在一般的管理當中，僅有當檔案的管理人員明確檔案的提交人員能夠查閱的時候才可以進行；當該環(huán)節(jié)存在問題的時候，檔案的管理人員完全能夠?qū)Σ僮鬟M行取消，進而確保檔案擁有人員的有效權(quán)益。在如今檔案的管理中，因為網(wǎng)絡的虛擬性，檔案安全的管理條件就有可能會受到不法份子與部分黑客的損壞。

（三）缺少一定的行業(yè)自律

一般來講，檔案的管理缺少相關(guān)的擔保體制。在商品的買賣中，均會引進第三方來實行監(jiān)管，有效的對不法商家的基本行為進行控制。然而，在檔案的管理當中，當檔案的管理存在問題的時候，因為國內(nèi)智力勞動者維權(quán)的意識不高，加之其也付出了不高的成本，通常自己會承擔這類損失。

三、大數(shù)據(jù)下提高檔案管理的對策

（一）加強重視，注重相關(guān)人員的素質(zhì)培養(yǎng)

檔案管理信息化建設應該從轉(zhuǎn)變觀念開始，在根本處認識到檔案管理的重要性，增強對數(shù)字化管理的重視程度。多渠道籌集資金，保證信息化建設和系統(tǒng)運行所需經(jīng)費，加強軟件基礎設備建設及檔案信息網(wǎng)絡化的研究和開發(fā)工作。促進人事檔案管理信息化的轉(zhuǎn)變，基礎條件就是對計算機的掌握。當前，我們必須對檔案工作者進行計算機網(wǎng)絡技術(shù)的培訓。對軟件的使用，還有對系統(tǒng)的維護管理，都要依靠熟練的計算機技術(shù)來完成。由此，建議各企事業(yè)單位集中相關(guān)工作人員進行能力培養(yǎng)課程，掌握先進的電子技術(shù)，熟練使用辦公軟件，以提高工作水平。企事業(yè)可以定期的對相關(guān)人員進行考核，以督促檔案工作者不斷學習進步，實現(xiàn)崗位價值。

（二）提高網(wǎng)絡技術(shù)的運用度

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，我們不僅要關(guān)注數(shù)據(jù)的存儲與共享，還要關(guān)注安全問題，在數(shù)據(jù)系統(tǒng)、電氣、設備、網(wǎng)絡等方面都存著不同程度的安全問題，尤其是網(wǎng)絡環(huán)節(jié)，需要專業(yè)的技術(shù)進行檔案的保密管理、數(shù)據(jù)備份、設立防火墻等，避免檔案資料收到損害。綜上所述，技術(shù)的提高是迫在眉睫的，技術(shù)的提高能夠促進大數(shù)據(jù)綜合管理模式的高度形成。

（三）互聯(lián)網(wǎng)建立平臺，增加檔案信息的管理安全

檔案的管理在大數(shù)據(jù)條件下必須全面運用現(xiàn)存的互聯(lián)網(wǎng)信息的平臺，建立一個有關(guān)檔案的管理人員與檔案的提交人員的操作性平臺。第一，要對檔案部門的信息化管理條件進行改進，使之具備大數(shù)據(jù)的相關(guān)平臺。第二，積極通過大數(shù)據(jù)的平臺，把檔案的相關(guān)管理工作融為一體，逐步改進業(yè)務的流程。第三，大數(shù)據(jù)的條件下，要積極增加檔案信息管理平臺的網(wǎng)絡安全性，通過合理的制度，使得檔案信息的管理處于安全狀態(tài)。

（四）大數(shù)據(jù)條件下嚴格檔案的管理體制以及準入機制

因為檔案的管理主要是對特殊的智力勞動者群體來說的，因而其準人準則不但不應當降低，相反應該增加。當然，檔案的管理機構(gòu)也要對本轄區(qū)編制適當?shù)臋n案準人的管理體制。而且，除了強化檔案機構(gòu)的自身管理以外，還要求進行相關(guān)法律義務的區(qū)分。

四、順應大數(shù)據(jù)的時代特點，抓住改革機遇

目前各國家都很重視信息資源的建設，一些發(fā)達國家已經(jīng)出臺了相關(guān)的政策、歐盟實施“開放數(shù)據(jù)”戰(zhàn)略、美國政府發(fā)布《大數(shù)據(jù)研究和發(fā)展倡議》、澳大利亞政府發(fā)布《公共服務大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略》。由此可見大數(shù)據(jù)時代的信息技術(shù)變革是大勢所趨的轉(zhuǎn)變。我國的檔案工作還有很大的發(fā)展空間，很多企事業(yè)單位的檔案管理工作仍在用傳統(tǒng)的工作方式，依靠人力勞動，機械化的重復工作內(nèi)容，工作效率低，為查閱上也帶來不便，檔案的數(shù)量較多，即使進行分類整理，也很難快速的找到指定目標。很多檔案的保存與利用，還在以原始實體為主，重復性的查閱也會導致主體文件遭到破壞。大數(shù)據(jù)時代的到來則成為了一個契機，借時代背景的轉(zhuǎn)變和社會環(huán)境的推動，檔案工作有了新的發(fā)展前景，也可以說，這是檔案管理的一個重要發(fā)展機遇。

五、結(jié)語

在這樣急速變革的社會，大數(shù)據(jù)時代的到來使我國許多行業(yè)都發(fā)生了轉(zhuǎn)變，檔案工作在大數(shù)據(jù)的時代背景下，機遇和挑戰(zhàn)共存，我們需要剖析我國檔案管理中存在的問題，并正視問題，解決問題。我們要抓住時代變革帶來的機遇，迎接挑戰(zhàn)，創(chuàng)新求變，為檔案管理工作開創(chuàng)新局面，與社會一同步入嶄新的時代。

[1]劉佳寧.人事檔案管理信息化建設的策略探討[J].辦公室業(yè)務，2012，37（11）：106.

[2]孟小峰，慈祥.大數(shù)據(jù)管理：概念，技術(shù)與挑戰(zhàn)[J].計算機研究與發(fā)展，2013，50(1):146-169.