淺談新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)

王艷秋

（肇州縣信息中心 黑龍江 大慶 166400）

淺談新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)

王艷秋

（肇州縣信息中心 黑龍江 大慶 166400）

信息化時(shí)代的來(lái)臨，使我們的各個(gè)行業(yè)都邁進(jìn)了數(shù)字化管理的大門(mén)，加強(qiáng)新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)是現(xiàn)代化管理的客觀需要，也是人事檔案工作發(fā)展的大勢(shì)所趨，本文筆者論述了人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性，以及針對(duì)人事檔案信息化建設(shè)中，對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行具體分析，并提出對(duì)策。

人事檔案管理；信息化建設(shè)；信息數(shù)據(jù)化

一、新的社會(huì)歷史時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性

（一）人事檔案管理信息化的存在意義

人事檔案管理信息化，顧名思義，是在檔案管理中應(yīng)用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)資源進(jìn)行管理、處置，為人事檔案的使用帶來(lái)便捷和快速，方便查閱。人事檔案的信息化管理把靜態(tài)存放變?yōu)閯?dòng)態(tài)管理，這不只提高了辦公的水平，也將管理理念徹底轉(zhuǎn)變，將紙變?yōu)殡娮?，全面步入?shù)字化操作模式。

（二）全面的信息化建設(shè)的必要性

人事檔案管理的信息化，使檔案的生成、采集、分檔、儲(chǔ)存等都節(jié)省了很多時(shí)間，而且區(qū)別以往的工作流程，不需要進(jìn)行瑣碎的資料整理工作，通過(guò)專(zhuān)業(yè)化的平臺(tái)快速的將數(shù)據(jù)入庫(kù)分類(lèi)，提高了人事檔案部門(mén)的工作效率。人事檔案的管理實(shí)現(xiàn)了檔案管理的系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化、全面化。有機(jī)統(tǒng)一了薪酬管理、業(yè)績(jī)考核、人事信息、檔案檢索等各個(gè)模塊。減少了對(duì)原始檔案的接觸和破壞，有利于對(duì)檔案紙質(zhì)主體的保護(hù)，而且為資源的查閱和共享提供了便利。通過(guò)人事檔案的信息化管理，對(duì)企業(yè)員工和各級(jí)干部的“德、能、勤、績(jī)、廉”能夠快速全面的了解，為晉升和獎(jiǎng)罰提供參考依據(jù)。所以，人事檔案管理信息化建設(shè)是迫在眉睫的。

二、人事檔案信息化管理存在的問(wèn)題

（一）重視程度不夠

目前、我國(guó)事業(yè)單位和各企業(yè)對(duì)人事檔案信息化建設(shè)工作缺乏重視，大多數(shù)人認(rèn)為，人事檔案管理只是后勤部門(mén)，是企事業(yè)單位的輔助部門(mén)，所以，人員擴(kuò)充和資金投入都是極少的，認(rèn)為人事檔案部門(mén)只需要保存好資料，掌握基本工作內(nèi)容就可以了，阻礙了人事檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

（二）傳統(tǒng)管理方式效率低下

很多企事業(yè)單位的人事檔案管理工作仍在用傳統(tǒng)的工作方式，依靠人力勞動(dòng)，機(jī)械化的重復(fù)工作內(nèi)容，工作效率低，為查閱上也帶來(lái)不便，人事檔案的數(shù)量較多，即使進(jìn)行分類(lèi)整理，也很難快速的找到指定目標(biāo)。目前我國(guó)，人事檔案的保存與利用，還在以原始實(shí)體為主，重復(fù)性的查閱也會(huì)導(dǎo)致主體文件遭到破壞。

（三）人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)不完善，忽視信息安全建設(shè)。

目前，我國(guó)人事檔案信息化管理尚未形成統(tǒng)一的規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)缺乏整體性和系統(tǒng)性，數(shù)據(jù)采集不全面，部分信息不準(zhǔn)確，信息更新不及時(shí)，導(dǎo)致人事信息相對(duì)紊亂。而且只是在人員基本信息、檔案目錄編輯、檔案?jìng)鬟f等方面實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)管理，信息化程度不高，難以實(shí)現(xiàn)資源共享。

（四）對(duì)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)掌握程度不達(dá)標(biāo)

目前人事檔案管理工作的從業(yè)者，平均年齡較大，工作內(nèi)容的枯燥乏味，導(dǎo)致年輕的專(zhuān)業(yè)人才不愿意長(zhǎng)時(shí)間從事這個(gè)行業(yè)。大部分從業(yè)人員只掌握簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)使用知識(shí)，對(duì)專(zhuān)業(yè)程序的操作很陌生，計(jì)算機(jī)知識(shí)的匱乏，使工作受到了局限性。

（五）缺乏高素質(zhì)的復(fù)合型人才

傳統(tǒng)的人事檔案管理工作是依靠手工操作來(lái)完成的，裝訂、分類(lèi)、查閱全部由部門(mén)的管理員手動(dòng)工作，相對(duì)工作很簡(jiǎn)單。但伴隨著人事檔案信息化改革的發(fā)展腳步，我們需要高素質(zhì)的綜合性人才來(lái)為行業(yè)注入新鮮力量，將人事檔案管理工作完成的更加優(yōu)秀。

三、加快人事檔案管理信息化建設(shè)的若干對(duì)策

（一）轉(zhuǎn)變觀念、健全制度、加大投入、穩(wěn)定隊(duì)伍

人事檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)該從轉(zhuǎn)變觀念開(kāi)始，在根本處認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，增強(qiáng)對(duì)數(shù)字化管理的重視程度。多渠道籌集資金，保證信息化建設(shè)和系統(tǒng)運(yùn)行所需經(jīng)費(fèi)，加強(qiáng)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)及人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的研究和開(kāi)發(fā)工作。同時(shí)建立健全系統(tǒng)安全保密體系、信息化工作自檢自查制度，為人事檔案管理信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。另外，重視隊(duì)伍建設(shè)，建立高效培訓(xùn)機(jī)制，培養(yǎng)一批既具備人事檔案管理知識(shí)和技能，又熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)知識(shí)、信息化系統(tǒng)操作知識(shí)等的復(fù)合型人才隊(duì)伍。

（二）加強(qiáng)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

企事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理信息化建設(shè)之前，應(yīng)結(jié)合單位的實(shí)際情況，對(duì)全體的職工進(jìn)行檔案信息的甄別核實(shí)，以保證錄入系統(tǒng)的資料是準(zhǔn)確的，通過(guò)電子檔案和數(shù)字化的管理，建設(shè)完備的基本情況庫(kù)、干部職歷庫(kù)、工資情況庫(kù)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員科研成果庫(kù)、表現(xiàn)情況庫(kù)（德能勤績(jī)廉等）干部照片庫(kù)、人事任免工作庫(kù)等。同時(shí)還要不斷的豐富人事檔案信息，將職工的工作變動(dòng)，取得的成績(jī)等錄入信息庫(kù)，以保證每一份人事檔案的全面性、真實(shí)性。將信息庫(kù)進(jìn)行模塊分類(lèi)，需要查閱檔案資料時(shí)，分類(lèi)檢索，結(jié)果快速準(zhǔn)確，有效的促進(jìn)檔案信息系統(tǒng)科學(xué)有序的運(yùn)轉(zhuǎn)。

（三）加強(qiáng)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

以事業(yè)單位網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器為數(shù)據(jù)平臺(tái)，重視網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和人事檔案管理信息化的輔助軟件建設(shè)，提供安全、可靠的信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，擴(kuò)大人事檔案信息化涵蓋的范圍。同時(shí)以單位各職能部門(mén)的管理權(quán)限為準(zhǔn)劃分模塊，融合相關(guān)部門(mén)的數(shù)據(jù)資源，實(shí)現(xiàn)多方面的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理，建立完整、多層次、智能型、安全保密的人事檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，為人事決策提供參考依據(jù)。

（四）對(duì)人事檔案部門(mén)人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)

想要促進(jìn)人事檔案管理信息化的轉(zhuǎn)變，基礎(chǔ)條件就是對(duì)計(jì)算機(jī)的掌握。當(dāng)前，我們必須對(duì)人事檔案工作者進(jìn)行計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的培訓(xùn)。對(duì)軟件的使用，還有對(duì)系統(tǒng)的維護(hù)管理，都要依靠熟練的計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)完成。由此，建議各企事業(yè)單位集中相關(guān)工作人員進(jìn)行能力培養(yǎng)課程，掌握先進(jìn)的電子技術(shù)，熟練使用辦公軟件，以提高工作水平。企事業(yè)可以定期的對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行考核，以督促人事檔案工作者不斷學(xué)習(xí)進(jìn)步，實(shí)現(xiàn)崗位價(jià)值。

（五）加強(qiáng)人事檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)

加強(qiáng)人事檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)完全防護(hù)，應(yīng)注意，第一，重視網(wǎng)絡(luò)安全檢測(cè)工作，將入侵檢測(cè)系統(tǒng)配備到共享網(wǎng)絡(luò)設(shè)備上，及時(shí)統(tǒng)計(jì)分析進(jìn)出網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)流。第二，要指定有效的應(yīng)對(duì)措施，設(shè)立安全的訪問(wèn)密碼，防止出現(xiàn)信息平臺(tái)被惡意破壞和攻擊的情況出現(xiàn)。信息庫(kù)的數(shù)據(jù)要及時(shí)做好備份，一旦遭受到攻擊，通過(guò)已備份的資料進(jìn)行還原。避免影響企業(yè)內(nèi)部的運(yùn)轉(zhuǎn)。第三，配備訪問(wèn)控制軟件系統(tǒng)或通過(guò)防火墻技術(shù)加強(qiáng)訪問(wèn)控制。通過(guò)以上措施的實(shí)施，以加強(qiáng)信息庫(kù)管理與維護(hù)。

四、結(jié)語(yǔ)

加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)是提高人力資源管理水平、推進(jìn)人事檔案現(xiàn)代化管理的必要途徑。因此事業(yè)單位應(yīng)以現(xiàn)代化科技手段為支撐，加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)，以全面推進(jìn)其人事檔案管理工作的健康、可持續(xù)發(fā)展

[1]劉佳寧.人事檔案管理信息化建設(shè)的策略探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012