審計檔案管理在審計質(zhì)量工作中的作用探討

李學慧

（肇州縣審計局 黑龍江 大慶 166400）

審計檔案管理在審計質(zhì)量工作中的作用探討

李學慧

（肇州縣審計局 黑龍江 大慶 166400）

審計機關是對于國家經(jīng)濟的發(fā)展起著至關重要的作用，其工作對于推動國家經(jīng)濟的快速，持續(xù)，健康發(fā)展有著不可忽視的影響力。審計工作的展開涉及多方面的內(nèi)容，審計機關履行職能最重要的一方面便是審計檔案和檔案管理工作，審計檔案可以真實而有效的反映審計工作開展和執(zhí)行的具體情況，檔案的管理工作是審計管理項目工作的重要組成部分，更是保證審計質(zhì)量，防范和避免審計工作出現(xiàn)錯誤的重要方式途徑。

審計；檔案管理；審計質(zhì)量

一、審計檔案管理在審計工作中發(fā)揮著不可替代的作用

1.1 審計檔案是國家檔案的重要組成部分。1996年，審計署印發(fā)《審計機關審計檔案工作的規(guī)定》(審辦發(fā)〔1996〕356號)，1997年12月11日審計署發(fā)布《審計機關審計文件材料立卷歸檔作業(yè)規(guī)程》（審辦發(fā)〔1997〕267號）和《審計文件材料立卷歸檔工作程序》的通知（審辦發(fā)[1991]158號）第三條規(guī)定：審計檔案是國家檔案的重要組成部分，建立和管理審計檔案是各級審計機關的重要任務，是審計工作中必不可少的環(huán)節(jié)。審計檔案來源于審計實踐，反映審計工作的整個過程，是考查審計工作、研究審計歷史的重要依據(jù)，是審計監(jiān)督活動真實、完整的記錄，是反映審計監(jiān)督工作的成果和結晶。隨著審計工作地位的逐步提高，對審計工作的要求越來越高，審計檔案利用機會越來越多，其重要性也日益明顯。

1.2 審計檔案是審計工作的真實記錄。自1983年國家審計署成立以來，審計工作已經(jīng)有三十年的成長歷史，審計工作由小到大、由弱到強，逐步形成了一套較完整的工作制度體系，審計檔案記載著審計工作的物質(zhì)文明和精神文明，記載著審計工作的方方面面：特別是隨著政府投資規(guī)模愈來愈大，對固定資產(chǎn)工程審計的工作量隨之增大，相關檔案材料不斷增多，記錄和反映了工程項目重點投向、工程規(guī)模以及工程形成產(chǎn)生的經(jīng)濟和社會效果，也記錄著為國家節(jié)省建設投資、核實工程成本的工作成果；隨著領導干部經(jīng)濟責任審計的廣泛開展，領導干部經(jīng)濟責任審計檔案量明顯增加。檔案記錄著審計機關在促進領導干部隊伍建設的實際效果，以及提高領導干部科學化建設水平的實際功效。

二、審計檔案管理在現(xiàn)代審計質(zhì)量控制中的地位及作用

（一）審計檔案在現(xiàn)代審計質(zhì)量控制中是為審計報告、審計決定、審計意見提供強有力的證據(jù)支撐。由于審計工作最為突出的特點便是其權威性和嚴肅性，因此在審計工作的開展過程中非常重視審計證據(jù)的作用，在所有的審計環(huán)節(jié)中，每一項審計工作都以事實為依據(jù)，由此，所有的審計材料都應以審計檔案的形式保存下來，作為以后復查之證據(jù)。

（二）審計檔案是集中反映審計活動歷史性真實狀況的有效工具，它直接、全面地紀錄了過去審計工作的全過程。通過對審計工作進行歷史的研究和分析，可以更好地總結經(jīng)驗教訓，有助于審計管理者做出正確的審計計劃和決策，預測籌劃和安排未來的審計工作，以指導現(xiàn)實的審計工作，使其發(fā)揮咨詢、參謀的重要作用。

（三）建立審計檔案是貯存大量審計信息的理想方法。審計檔案是一種特殊的、大容量的綜合性信息，它凝聚容納了過去審計工作活動中產(chǎn)生的所有審計信息，有很強的原始性和真實性。將大量的審計信息集中以檔案的形式進行貯存保管，并進行時間上的無限傳遞，既可最大限度地減少審計信息的畸變、失真和損失損壞，又便于對過去審計信息的集中檢索、查閱、使用。因此，這也是進行審計時間傳遞的最方便有效的貯存?zhèn)鬟f方式和工具。

（四）審計檔案是對審計項目的質(zhì)量和成果進行評價的主要依據(jù)。要評價總結已經(jīng)完成的審計工作，光憑個人頭腦里的印象記憶顯然是不行的，這樣不僅容易出現(xiàn)錯誤，而且容易產(chǎn)生先入為主的主觀偏見。而自從有了審計檔案，可根據(jù)審計檔案的記錄，就能做到實事求是的總結、比較和評價過去的審計工作，可以更好地克服不足，發(fā)揚長處。近幾年審計署在開展全國優(yōu)秀審計項目的評比活動中，審計檔案是優(yōu)秀審計項目評比的唯一依據(jù)。由此可見，審計檔案在評價審計質(zhì)量和成果中的舉足輕重的作用。

（五）為國家開展審計宣傳提供大量可用素材。由于審計檔案保留有審計工作開展過程中的所有證據(jù)性材料，因此，在每次進行審計宣傳時便可以作為一項極具可信度的宣傳材料，同時，他還可以向廣大國家干部和廣大人民群眾進行國家財經(jīng)政策法規(guī)的宣傳，對于國民了解國家財政項目是一項極為透明的方式，審計檔案中包含著有關國家經(jīng)濟效益、財務收支以及經(jīng)濟規(guī)律的大量詳實材料，這些材料具有很強的說服力，為公開透明的政府工作進行了強有力的支持。而透明的財政稅收工作可以進一步提高社會效益和經(jīng)濟效益，因此，審計檔案管理工作可以很好地為經(jīng)濟建設和深化改革起到的宣傳教育作用。

三、今后如何進一步提高檔案管理工作的水平

（一）增強檔案管理意識審計工作的一個重要組成部分是審計檔案，它是審計人員辛苦勞動的成果，同時它也真實、全面地記錄著整個審計工作的過程。我們要始終堅持檔案工作的基本原則，重點把握檔案工作的基本環(huán)節(jié)，完全符合檔案工作的基本要求，為了保證檔案管理工作的有序進行，我們應該把檔案管理工作納入機關日?？己酥贫戎?，從而也能更好地推進審計檔案的現(xiàn)代化進程。

（二）提高檔案工作人員素質(zhì)。為了使檔案管理工作能夠有效進行，檔案工作人員要不斷提升自身的業(yè)務素質(zhì)，這就要求有關部門加強對他們專業(yè)知識的培訓。審計人員要嚴格按照要求對每個審計項目進行裝訂以及歸檔處理。此外，要把檔案管理和整理工作作為檔案人員業(yè)務評比與考核的一項重要內(nèi)容納入績效考核制度中，讓檔案管理人員具有更強的責任意識。

（三）使檔案工作制度進一步健全。完善檔案管理工作制度，加強檔案管理工作法制建設，體現(xiàn)審計程序的規(guī)范性、審計定性的準確性、證據(jù)要素的可靠性、歸檔文件的完整性等特點，要使審計檔案的格式、核查、內(nèi)容、借閱、管理、考核以及歸檔等一系列文件更加完善，要求檔案整理人員嚴把檔案形成關、收集關、檢查關以及歸檔關，促進檔案管理工作的科學化、法制化以及規(guī)范化。

（四）加強審計檔案管理過程中的數(shù)據(jù)化、信息化。審計工作過程中其精確化、嚴肅性的特點勢必要求在審計工作的開展中引進先進的計算機科學技術，因此，審計機關在進行審計檔案管理環(huán)節(jié)的工作時也應順應時代的發(fā)展要求，不斷升級檔案管理技術，更新審計檔案管理的軟硬件設施，同時加強檔案管理人員的綜合業(yè)務素質(zhì)，定期加強業(yè)務培訓。提升檔案管理精確化、規(guī)范化水平，提高工作效率，實現(xiàn)審計檔案管理工作的數(shù)據(jù)化、信息化。

[1]李曉玉.檔案管理人員繼續(xù)教育的必要性和建議[J].科技創(chuàng)新導報.2013