淺論科技檔案的現(xiàn)實(shí)效用

趙凌艷

（佳木斯市城建檔案館 黑龍江省 佳木斯 154000）

淺論科技檔案的現(xiàn)實(shí)效用

趙凌艷

（佳木斯市城建檔案館 黑龍江省 佳木斯 154000）

科技檔案的現(xiàn)實(shí)性特點(diǎn)就是指科技文件在歸檔成為科技檔案之后仍然具有現(xiàn)行效用?？萍紮n案的現(xiàn)實(shí)性是科技檔案價(jià)值的特殊表現(xiàn)，從其作用來(lái)看，它不僅可以作為歷史查考的憑證，還可以發(fā)揮現(xiàn)行的效用。

科技檔案；現(xiàn)實(shí)效用；論述

科技檔案的現(xiàn)實(shí)性特點(diǎn)就是指科技文件在歸檔成為科技檔案之后仍然具有現(xiàn)行效用?？萍紮n案的現(xiàn)實(shí)性是科技檔案價(jià)值的特殊表現(xiàn)，從其作用來(lái)看，它不僅可以作為歷史查考的憑證，還可以發(fā)揮現(xiàn)行的效用。

一、“現(xiàn)行檔案”的內(nèi)涵提供了科技檔案現(xiàn)實(shí)性的理論依據(jù)

近年來(lái)，在我國(guó)檔案學(xué)界興起“現(xiàn)行檔案”這一概念，但如何界定其涵義卻有著以下幾種觀點(diǎn)：

第一，認(rèn)為“現(xiàn)行檔案”是指保存在檔案室中的檔案。王霞、楊憲萍在《文件生命周期論的局限》一文中指出：“在我國(guó)，文件從形式上看是一個(gè)事物發(fā)展的兩個(gè)階段，即文件階段和檔案階段。檔案階段又可分為現(xiàn)行檔案階段和非現(xiàn)行檔案階段，相應(yīng)地將文件稱(chēng)之為現(xiàn)行文件、現(xiàn)行檔案、檔案（或歷史檔案）”，相應(yīng)地保存在文書(shū)部門(mén)、檔案室、檔案館。

第二，認(rèn)為“現(xiàn)行檔案”是指處在暫時(shí)保存階段上的文件。暫時(shí)保存階段的文件已轉(zhuǎn)化為檔案，不宜再稱(chēng)其為文件而只能稱(chēng)其為檔案，或稱(chēng)現(xiàn)行檔案、現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案。

第三，認(rèn)為“現(xiàn)行檔案”是指主要用于本機(jī)關(guān)、本單位利用的那部分檔案。劉東斌在《試論檔案運(yùn)動(dòng)周期與檔案價(jià)值周期——兼論文件生命周期理論不適合我國(guó)檔案工作實(shí)際》中指出:“文件基本上完成了本身的現(xiàn)實(shí)使命，不再經(jīng)常被用于日常事務(wù)，但其中有許多文件在日后的工作、生產(chǎn)、科研等活動(dòng)中，需要查考利用，這樣就立卷歸檔，形成檔案，移交到檔案室保管。這時(shí)主要是本機(jī)關(guān)、單位的利用，與本機(jī)關(guān)的工作很密切，所以稱(chēng)之為現(xiàn)行檔案階段。”

第四，認(rèn)為“現(xiàn)行檔案”是指那些依然能呈現(xiàn)現(xiàn)行價(jià)值的檔案。馬靜的《“現(xiàn)行檔案”概念探析》認(rèn)為:“‘現(xiàn)行檔案’是立卷歸檔后仍然具有一定現(xiàn)行效用性保存在一定檔案機(jī)構(gòu)的檔案。”

以上四種觀點(diǎn)，前三種觀點(diǎn)雖然有合理因素，但是不夠準(zhǔn)確。第一種和第二種從時(shí)間階段上來(lái)認(rèn)定“現(xiàn)行檔案”是不妥的?，F(xiàn)行檔案不等于檔案室中的所有檔案。通常，在一個(gè)檔案室中只會(huì)有一部分是現(xiàn)行檔案，相當(dāng)一部分不是現(xiàn)行檔案。現(xiàn)行檔案也并非只是檔案室中的檔案或暫存的檔案。已不保存于檔案室的檔案，只要它在行政上或工作中還有現(xiàn)行作用，也可稱(chēng)其為現(xiàn)行檔案，所以不能排除保存在檔案館中的檔案。第三種認(rèn)識(shí)雖與前兩種認(rèn)識(shí)的表述不同，但并無(wú)本質(zhì)區(qū)別，同樣指的是“移交到檔案室保管”的檔案，所以也不恰當(dāng)。第四種觀點(diǎn)是較為合理的。馬靜從檔案所能呈現(xiàn)的價(jià)值形態(tài)上來(lái)描述，指出“現(xiàn)行檔案”呈現(xiàn)現(xiàn)行價(jià)值，具有現(xiàn)行效用性。這種認(rèn)識(shí)從檔案的價(jià)值和作用入手，較為正確地提出了現(xiàn)行檔案的本質(zhì)。

二、歸檔制度是產(chǎn)生科技檔案現(xiàn)實(shí)性特點(diǎn)的直接原因

我國(guó)的歸檔制度是指各單位的文件處理部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)及文書(shū)工作者，將工作、生產(chǎn)活動(dòng)中形成并處理完畢的文件，整理立卷，定期移交給單位檔案室集中保存的一項(xiàng)制度。完成“立卷歸檔”手續(xù)，進(jìn)入檔案室階段的文件，我們一般就將其稱(chēng)之為檔案了。也就是說(shuō)，我國(guó)檔案學(xué)界一般認(rèn)為，一份文件改稱(chēng)為檔案是從立卷歸檔開(kāi)始的，也就是文件經(jīng)過(guò)文書(shū)處理程序完畢之后就可稱(chēng)為檔案了。由我國(guó)的歸檔制度演化而來(lái)的對(duì)于文件和檔案的劃分在一般的文書(shū)檔案的運(yùn)用中發(fā)揮了積極的作用，這類(lèi)文件材料歸檔以后，是基本上完成了現(xiàn)行功能，多半是用來(lái)進(jìn)行歷史查考的。但運(yùn)用于科技檔案時(shí)，卻出現(xiàn)了一些矛盾的現(xiàn)象。我們發(fā)現(xiàn)許多歸檔進(jìn)入檔案部門(mén)的科技檔案材料，不但沒(méi)有退出現(xiàn)行的使用過(guò)程，而且正處于發(fā)揮現(xiàn)行效用的活躍時(shí)期。它們或是進(jìn)行現(xiàn)行設(shè)計(jì)不可缺少的條件，或是產(chǎn)品生產(chǎn)，設(shè)備使用、維護(hù)等的現(xiàn)行依據(jù)，總之在一定時(shí)期，甚至較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)一直發(fā)揮著現(xiàn)行效用，從而導(dǎo)致科技檔案表現(xiàn)出現(xiàn)實(shí)性較強(qiáng)的特點(diǎn)。

從歸檔制度看，我國(guó)檔案的外延寬泛，與西方文件生命周期理論相比，包括了外國(guó)檔案學(xué)界所說(shuō)的“半現(xiàn)行文件”和現(xiàn)行文件”。西方的文件生命周期理論認(rèn)為文件的生命周期可以劃分為形成和使用階段、暫存階段、永久保存階段，處于三個(gè)不同階段的文件分別是現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件和非現(xiàn)行文件。而非現(xiàn)行文件即是檔案。文件生命周期理論把文件作為檔案的屬概念，用是否具有現(xiàn)行作用作為區(qū)分現(xiàn)行文件與檔案的標(biāo)準(zhǔn)。

三、科技檔案工作的特殊性使科技檔案現(xiàn)實(shí)性的特點(diǎn)愈發(fā)突出

一方面，相當(dāng)一部分科技檔案部門(mén)不同程度地承擔(dān)著現(xiàn)行科技文件管理工作，使得這些科技檔案部門(mén)實(shí)際上管理著兩種文件材料，即現(xiàn)行科技文件和科技檔案，客觀上就容易造成尚未處理完畢的現(xiàn)行科技文件被當(dāng)成科技檔案管理。比如，目前我國(guó)大多數(shù)工程設(shè)計(jì)單位把設(shè)計(jì)文件的曬印工作交由科技檔案部門(mén)負(fù)責(zé)，由科技檔案管理人員承擔(dān)底圖的配套、復(fù)制和藍(lán)圖的分發(fā)工作，即承擔(dān)了部分現(xiàn)行科技文件工作。其中，接收曬印的底圖是成套的，就同接收歸檔工作同時(shí)進(jìn)行，即科技文件一旦形成，便由檔案部門(mén)接收、曬印并歸檔。

另一方面，由于科技文件的歸檔時(shí)間更靈活，大部分不必等到項(xiàng)目結(jié)束就可歸檔。如大型項(xiàng)目或較長(zhǎng)周期的項(xiàng)目，其所形成的科技文件可按工作階段、子項(xiàng)（子課題）結(jié)束時(shí)間、年度逐步歸檔。甚至相當(dāng)一部分科技檔案是隨時(shí)歸檔的，包括外來(lái)文件（如外購(gòu)設(shè)備文件）、機(jī)密性強(qiáng)的特殊科技文件以及那些科技文件復(fù)制部門(mén)同科技檔案部門(mén)合二為一的設(shè)計(jì)單位的施工圖等。值得一提的是，有些科技文件甚至是先被立卷歸檔后才發(fā)揮現(xiàn)實(shí)作用，如設(shè)備文件在人們對(duì)設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收時(shí)就被整理歸檔，然后在設(shè)備的安裝、調(diào)試、運(yùn)行、維護(hù)過(guò)程中才發(fā)揮現(xiàn)實(shí)查考作用。因此，這些科技文件由于立卷歸檔而轉(zhuǎn)化為科技檔案，但其現(xiàn)實(shí)效用性依然存在甚至剛開(kāi)始發(fā)揮。因此，從不同類(lèi)型的科技檔案部門(mén)、科技檔案不同的歸檔時(shí)間看，科技檔案與其他種類(lèi)檔案，尤其是文書(shū)檔案相比較，具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)性。

[1]黃世品.科技檔案形成規(guī)律初探—科技檔案本體論研究之一[J].廣西民族學(xué)院學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版），2003.5

[2]宮曉東.論科技檔案的配套性及其影響[J].檔案學(xué)通訊，2000.3

[3]吳品才.論“現(xiàn)行檔案”概念的本質(zhì)——文件橫向運(yùn)動(dòng)的生動(dòng)反映[J].檔案學(xué)研究，2003.5