檔案信息資源數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化管理

候雪雁

（黑龍江省大慶市紅崗區(qū)偉業(yè)社區(qū)工作站 黑龍江 大慶 163511）

檔案信息資源數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化管理

候雪雁

（黑龍江省大慶市紅崗區(qū)偉業(yè)社區(qū)工作站 黑龍江 大慶 163511）

數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化社會體系的構(gòu)建已成必然，這也為檔案事業(yè)的進步帶來新契機，為檔案資源的現(xiàn)代化管理提供了借鑒依據(jù)。但面對如此社會時代，我們該如何抓住機遇，科學(xué)開發(fā)檔案信息資源管理模式、推進檔案事業(yè)進步已成為檔案工作的重點。本文從檔案信息資源數(shù)字化的意義入手，簡單闡述了實現(xiàn)檔案資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理的有關(guān)工作要點。

檔案；信息資源；信息化；數(shù)字化；網(wǎng)絡(luò)化

目前的檔案管理工作而言，要想真正實現(xiàn)數(shù)字化、信息化與網(wǎng)絡(luò)化管理，還有很長路程要走，需要從不同的社會角度分析，做更多的準(zhǔn)備工作。其中，建立完善、科學(xué)的數(shù)據(jù)管理體系勢在必行，因為數(shù)據(jù)管理體系的作用非常明顯，它的質(zhì)量同檔案信息資源的共享有著密切關(guān)系，是滿足用戶資源共享需求的關(guān)鍵?；诖?，檔案管理人員必須要在結(jié)合有關(guān)工作現(xiàn)狀建立科學(xué)、合理的檔案信息資源庫，并將此作為檔案資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理的基礎(chǔ)。

一、檔案資源數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化管理意義

目前，我國許多行業(yè)都在一定程度上實現(xiàn)了數(shù)字化、信息化及網(wǎng)絡(luò)化管理，這種管理制度的優(yōu)越性、作用和意義也充分的顯示了出來。檔案信息資源管理正逐漸朝著多元化、綜合化方向發(fā)展。目前國內(nèi)許多部門和單位都已經(jīng)實現(xiàn)了檔案資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理要求，也讓人們對檔案資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理的認識更加深入。

（一）檔案信息資源合理配置的必然結(jié)果

檔案信息資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理是實現(xiàn)檔案資源科學(xué)、合理配置的關(guān)鍵，也是檔案管理工作自身發(fā)展的必然選擇。對于檔案工作而言，它的主要目的在于充分的利用檔案信息資源，讓這些信息資源一方面為企業(yè)管理決策工作提供基礎(chǔ)信息，另外也給社會主義現(xiàn)代化建設(shè)做應(yīng)有服務(wù)。尤其在知識經(jīng)濟體系日益完善的新時期，經(jīng)濟、社會和時代的發(fā)展都不斷提高資源需求，這也給檔案資源的合理、便捷、準(zhǔn)確、迅速提供提出了新要求，而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)則有效的解決了這種問題，給檔案事業(yè)的進一步發(fā)展提供了發(fā)展新機遇。

（二）當(dāng)今城市建設(shè)的必然需求

目前，國家網(wǎng)絡(luò)建設(shè)力度不斷加大，城域網(wǎng)建設(shè)為主的各種局域網(wǎng)構(gòu)建明顯，它使互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)的鏈接變成可能，實現(xiàn)了檔案與因特網(wǎng)溝通。目前，國內(nèi)各地檔案管理機構(gòu)都在一定程度上實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化管理，以計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為平臺的檔案管理策略被人們重視，且已經(jīng)取得一定的成果。但就具體的網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理而言，其中信息的利用率仍然較低，存在很大的檔案資源利用限制，大量的檔案信息和資源仍然處于封閉狀態(tài)。但就目前社會發(fā)展而言，如果將這些封閉的信息傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)供讀者閱讀，那么收益的將會是一大群人，這也能更好的讓檔案信息資源實現(xiàn)社會功能，為檔案事業(yè)的進步提供生機。

（三）方便檔案資源保存

隨著網(wǎng)絡(luò)化、信息化時代的到來，網(wǎng)絡(luò)工程必然會更深一步的發(fā)展，這也必然會生成更多、更復(fù)雜、內(nèi)容更豐富且具有保存價值的電子文件。這些電子文件在歸檔之后便會形成我們目前所說的電子檔案。目前我國的電子檔案已成為檔案工作的主流，但就如何解決電子檔案傳輸、交流、共享中的安全問題逐漸成為企業(yè)面臨的新問題。

二、檔案信息資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理要點

按照目前國內(nèi)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和信息化發(fā)展思路構(gòu)想，我國檔案事業(yè)在未來兩三年之內(nèi)必然會實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理目標(biāo)，并且其社會化管理水平也會全面提高。在這種時代背景下，要想更好、更全面建設(shè)檔案信息資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化就需要從以下方面進行分析：

（一）積極主動的將檔案信息資源同網(wǎng)絡(luò)技術(shù)結(jié)合

在檔案管理工作中，工作人員要積極主動的將檔案管理與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機技術(shù)結(jié)合，加快檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展進程。檔案數(shù)字化，其手段就是對檔案實現(xiàn)全文存儲，它在檔案信息管理系統(tǒng)中采用目錄進行管理，把全文信息、圖像信息及其瀏覽功能集成于目錄數(shù)據(jù)中進行管理，以目錄數(shù)據(jù)為檢索入口，從而實現(xiàn)檔案圖文信息的全文檢索，用戶界面友好，易于掌握。

（二）加快數(shù)字檔案館建設(shè)，努力適應(yīng)飛速發(fā)展的檔案利用需求

數(shù)字檔案館是新型文件和檔案管理信息化的必然結(jié)果。數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用完善并發(fā)展了檔案館的職能，妥善解決了各種檔案原件保護與利用的矛盾，使珍貴的檔案原件能夠保存得更加長久。數(shù)字檔案檢索系統(tǒng)方便、快捷，不僅極大地滿足了利用要求，而且，利用者可以不受時間、地點的局限，隨時、隨地實現(xiàn)檔案的異地查找。

（三）檔案信息資源數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化管理需要注意的問題

1.著重數(shù)據(jù)庫建設(shè)

檔案信息資源管理要想真正的實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，第一需要做的就是數(shù)據(jù)庫建設(shè)，因為數(shù)據(jù)庫的主要功能就是存放檔案信息，如果建設(shè)質(zhì)量存在問題，那么，網(wǎng)絡(luò)上的檔案信息很難實現(xiàn)共享，也就失去了網(wǎng)絡(luò)化管理檔案信息的價值。因為如果數(shù)據(jù)庫建設(shè)存在問題，網(wǎng)絡(luò)用戶在查找相應(yīng)的檔案信息時，無論什么樣的檢索要求都不能滿足檢索條件，這就給使用者帶來了一定的困擾，還有些數(shù)據(jù)庫存在重復(fù)建設(shè)的現(xiàn)象，造成了網(wǎng)絡(luò)資源的嚴重浪費。因此相關(guān)人員要將管理重點放在數(shù)據(jù)庫的建設(shè)上面，使其成為內(nèi)容豐富并且使用價值極高的數(shù)據(jù)庫。

2.電子文件的收集

電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，優(yōu)勢的確很多，但是存在的技術(shù)會更多更復(fù)雜，有很多的影響因素阻礙其發(fā)展，面對著些問題，檔案管理部門在現(xiàn)階段很難獨立完成，因此可以將電子檔案信息的生成部門、檔案管理部門以及計算機管理部門有效的結(jié)合起來共同來管理檔案信息。

三、結(jié)語

綜上所述，可知檔案信息資源實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化以及數(shù)字化的管理并不是一件容易的事情，雖然在數(shù)字化時代，為檔案信息資源管理的發(fā)展提供了強有力的支持，但是也需要各方面相互配合，比如電子檔案生成部門以及檔案管理部門之間的配合，才能真正實現(xiàn)檔案信息管理的網(wǎng)絡(luò)化，并且保證其安全。

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