淺述檔案用戶的基本類型及其心理特征

王璐璐

（寧安市婦幼保健院 黑龍江 寧安 157400）

淺述檔案用戶的基本類型及其心理特征

王璐璐

（寧安市婦幼保健院 黑龍江 寧安 157400）

檔案用戶即檔案利用者。凡具有利用檔案信息資源條件的一切社會(huì)成員都屬于檔案用戶的范疇。在檔案服務(wù)過(guò)程中，用戶是檔案的主體，是檔案信息的最終授受者。社會(huì)活動(dòng)的復(fù)雜、社會(huì)分工的細(xì)密、決定了檔案用戶的多層次、多類型。筆者認(rèn)為，對(duì)檔案用戶的基本類型及其心理特進(jìn)行分析研究，是十分必要的，必將有助于檔案工作的深入開(kāi)展。

檔案用戶；基本類型；心理特征

檔案用戶即檔案利用者。凡具有利用檔案信息資源條件的一切社會(huì)成員都屬于檔案用戶的范疇。在檔案服務(wù)過(guò)程中，用戶是檔案的主體，是檔案信息的最終授受者。社會(huì)活動(dòng)的復(fù)雜、社會(huì)分工的細(xì)密、決定了檔案用戶的多層次、多類型。筆者認(rèn)為，對(duì)檔案用戶的基本類型及其心理特進(jìn)行分析研究，是十分必要的，必將有助于檔案工作的深入開(kāi)展。

一、檔案用戶的基本類型

1.以是否具有需求行為劃分，可分為現(xiàn)實(shí)用戶和潛在用戶?？蓮膬蓚€(gè)方面來(lái)理解：其一，從檔案的宏觀利用來(lái)分析，已經(jīng)向檔案部門顯示出利用需求的可以稱為現(xiàn)實(shí)用戶；而由于自身?xiàng)l件的束縛及其他因素的影響，尚未向檔案部門顯示出利用需求的可稱為潛在用戶。其二，從檔案的微觀利用來(lái)分析，正在利用檔案信息的可稱為現(xiàn)實(shí)用戶；將要或可能利用檔案信息的可以稱為潛在用戶。檔案部門在開(kāi)展檔案利用工作時(shí)，不僅要考慮到現(xiàn)實(shí)用戶的檔案需求，還要考慮到潛在用戶的檔案需求。因?yàn)槊恳粋€(gè)潛在的用戶都有可能在將來(lái)的某一時(shí)刻轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)用戶。

2.從組織結(jié)構(gòu)上劃分，可分為個(gè)體用戶和群體用戶。個(gè)體用戶是指在自身的工作和生活中遇到問(wèn)題時(shí)，以個(gè)人名義要求提供檔案服務(wù)者。群體用戶是指以機(jī)關(guān)、團(tuán)體及社會(huì)組織的名義要求提供檔案服務(wù)者。個(gè)體用戶的檔案信息需求是檔案工作用戶研究的基礎(chǔ)。這一點(diǎn)可從兩種角度來(lái)剖析，從靜態(tài)的角度分析，特定時(shí)期個(gè)體用戶的檔案信息需求是由他們所扮演的多種社會(huì)角色所決定的。從動(dòng)態(tài)的角度分析，不同年齡階段個(gè)體用戶的檔案信息需求的結(jié)構(gòu)和重點(diǎn)是不同的。但是，我們決不能只重視個(gè)體用戶的檔案需求而忽略了群體用戶的檔案需求。雖然從形式上看檔案館（室）的服務(wù)對(duì)象大多為個(gè)體用戶，但這些個(gè)體用戶彼此之間都有這樣那樣的聯(lián)系或共同的“歸屬感”，這種歸屬感使群體內(nèi)部成員彼此認(rèn)同，并使成員與非成員之間有所區(qū)別。

3.按用戶的職業(yè)、專業(yè)和承擔(dān)的任務(wù)來(lái)劃分，可分為組織管理用戶、理論研究用戶、工程技術(shù)用戶和一般用戶。組織管理用戶是指為組織和管理社會(huì)政務(wù)活動(dòng)而查閱檔案信息的黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體和組織。理論研究用戶是指通過(guò)查閱檔案信息，進(jìn)行科學(xué)理論研究的組織和個(gè)人。工程技術(shù)用戶是從事應(yīng)用型工程技術(shù)項(xiàng)目的研究和設(shè)計(jì)而產(chǎn)生檔案信息需求行為的組織和個(gè)人。一般用戶既包括從事一般性業(yè)務(wù)工作的人，也包括臨時(shí)性利用檔案信息解決一般問(wèn)題的個(gè)人。

4.從需求時(shí)間上來(lái)劃分，可分為長(zhǎng)期用戶、短期用戶和隨機(jī)用戶。長(zhǎng)期用戶是指對(duì)檔案信息有長(zhǎng)期需要的利用者，一般是科學(xué)研究人員、工程技術(shù)人員和組織管理人員。他們都需要長(zhǎng)期利用自己本單位或與本單位職能有關(guān)的檔案信息，以便使自己的工作在過(guò)去的基礎(chǔ)上有所提高和促進(jìn)。短期用戶是指對(duì)檔案息有短期需要的利用者。他們一般是為了某些短期的中心工作，如落實(shí)政策、人口普查、編史修志、完成某項(xiàng)研究課題等，需要在一定時(shí)期內(nèi)大量查閱檔案信息。

5.從需求內(nèi)容上來(lái)劃分，可分為文書(shū)檔案用戶、科技檔案用戶和專門檔案用戶。文書(shū)檔案用戶是指主要利用文書(shū)檔案信息的利用者。他們一般是組織管理人員、社會(huì)科學(xué)工作人員等?？萍紮n案用戶和專門檔案用戶是指主要利用科技檔案和專門檔案的利用者。他們一般是自然科學(xué)與社會(huì)科學(xué)工作者、工程技術(shù)人員等等。

二、檔案用戶需求的心理特征

檔案用戶的心理特征是用戶在產(chǎn)生利用需求以及實(shí)際發(fā)生利用行為時(shí)所產(chǎn)生的心理狀態(tài)。檔案用戶心理特征直接影響到利用檔案行為，也為檔案館的服務(wù)工作提供了參考指南。通過(guò)長(zhǎng)期的調(diào)查分析得出，檔案用戶有以下幾種基本的心理特征。

1.簡(jiǎn)單方便心理。這是檔案用戶最基本的心理特征，主要指檔案用戶對(duì)檔案服務(wù)手續(xù)、方式和方法提出一種要求。由于傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)手續(xù)繁瑣，常常需要親自到檔案館的閱覽室查檔，所以直接導(dǎo)致了檔案館閱覽室門庭冷落的現(xiàn)象?，F(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息網(wǎng)絡(luò)打破了時(shí)間和空間的限制，用戶可以足不出戶的利用檔案信息資源，滿足了用戶簡(jiǎn)單方便的心理需求。

2.背景匹配特征。用戶對(duì)檔案信息需求的數(shù)量、內(nèi)容、類型和質(zhì)量要求總是和與其受教育背景、職業(yè)環(huán)境和個(gè)人愛(ài)好興趣相關(guān)的。一般來(lái)講，經(jīng)常利用檔案信息的人，受教育程度高；從事科學(xué)研究的用戶，對(duì)原始檔案信息的需求量大；學(xué)習(xí)型用戶，對(duì)深加工的檔案信息有相對(duì)多的需求；普通用戶，對(duì)族譜檔案或一些文化休閑類檔案會(huì)產(chǎn)生強(qiáng)烈的興趣。

3.用戶焦慮的心理特征。用戶焦慮是指檔案用戶對(duì)檔案信息、檔案館產(chǎn)生的一種不了解、不信任、疑惑、謹(jǐn)慎的心理特征。造成這種現(xiàn)象的主要原因是由于我國(guó)傳統(tǒng)文化和檔案管理體制等因素，檔案長(zhǎng)期不為人們所知，人們想到檔案往往會(huì)認(rèn)為是“政治”和“機(jī)密”；檔案館也缺乏對(duì)檔案工作的性質(zhì)、意義、檔案價(jià)值的宣傳，因此導(dǎo)致公眾對(duì)檔案館有一種“敬而遠(yuǎn)之”的心理。人們?cè)诶脵n案的需求產(chǎn)生之后，由于這種焦慮會(huì)產(chǎn)生一連串的心理活動(dòng)，如，檔案能不能利用、有沒(méi)有我要的信息、信息會(huì)是什么樣、我會(huì)受到怎樣的待遇等。這些心理特征，會(huì)對(duì)用戶的行為產(chǎn)生強(qiáng)大的力量，阻礙潛在用戶向現(xiàn)實(shí)用戶的轉(zhuǎn)化。

4.信賴權(quán)威的心理特征。社會(huì)檔案意識(shí)在不同行業(yè)領(lǐng)域存在明顯差異。一旦用戶意識(shí)到檔案是產(chǎn)生社會(huì)各方面原始記錄，是真實(shí)的、可以信賴的文字資料，他們就會(huì)充分信賴它，就會(huì)產(chǎn)生利用檔案的行為。如果，在利用過(guò)程中，檔案在解決實(shí)際問(wèn)題的時(shí)候，提供了權(quán)威可靠的信息，這個(gè)用戶就會(huì)對(duì)檔案產(chǎn)生一種信賴的心理，也會(huì)經(jīng)常的利用檔案，成為穩(wěn)定的檔案用戶。

5.用戶體驗(yàn)和從眾心理。人們對(duì)檔案服務(wù)工作的評(píng)價(jià)是通過(guò)自己親身體會(huì)后作出的，決定今后是否繼續(xù)利用檔案。如果檔案在用戶解決工作、學(xué)習(xí)或生活中遇到的問(wèn)題中，起到關(guān)鍵作用；或者用戶對(duì)檔案服務(wù)的其他內(nèi)容感到滿意，那么他有可能繼續(xù)利用檔案。反之，用戶對(duì)檔案工作感受很糟糕，那么這種印象將會(huì)一直伴隨用戶，他很可能選擇其他的方式去利用信息。

6.需求評(píng)判心理。不同類型的用戶對(duì)同一份檔案的價(jià)值判斷是不一樣的。這主要和用戶的需求有關(guān)系密切，符合用戶需求的檔案就被認(rèn)為是有價(jià)值的。例如，同一份施工圖紙，對(duì)工程設(shè)計(jì)人員和歷史研究者的價(jià)值顯然是不同的。