提升計生檔案服務和管理能力

尹岳偉

（大慶市人口和計劃生育宣傳指導站 黑龍江 大慶 163000）

提升計生檔案服務和管理能力

尹岳偉

（大慶市人口和計劃生育宣傳指導站 黑龍江 大慶 163000）

計生檔案是計劃生育工作的客觀反映，是計劃生育工作發(fā)展歷程的真實寫照，是研究人口計生工作的寶貴資料，它在保證和促進各項計劃生育政策的貫徹落實方面起著不可替代的作用。做好人口計生檔案工作，對嚴格計劃生育政策，建設和諧社會具有十分重要的意義。

計生檔案；服務；管理

計生檔案是國家檔案的重要組成部分，但受基礎條件、觀念體制、人力和經費等因素的制約和影響，人口計生檔案管理仍存在諸多問題和薄弱環(huán)節(jié)，進一步規(guī)范計生檔案管理，利用檔案資源為育齡群眾和新農村建設服務，對促進人口計生工作必將起到重要的推動作用。計生檔案對計生部門的各項工作有著重要的作用，必須給予高度重視，促使其充分發(fā)揮作用，并對其進行合理開發(fā)。實現檔案管理的規(guī)范化、制度化，更好地為計劃生育工作做出積極的貢獻。

一、計生檔案的“四化”管理

（一）系統(tǒng)網絡化

計生檔案工作是計劃生育工作的重要組成部分，要充分認識其重要性，明確專人、落實責任，加強管理，實現計生檔案工作管理系統(tǒng)網絡化。實現系統(tǒng)網絡化，能夠有效地保證工作的正常運轉。作為“司令部”的人口與計劃生育檔案管理領導小組，是計生檔案管理工作的“針”，人口計生局各科室具體承擔計劃生育工作任務落實，匯集“八面來風”，是“針眼”、是關鍵，鄉(xiāng)鎮(zhèn)和行政村各業(yè)務部門、科室應建立專兼職結合的工作小組，責任到人，形成“縱向線”。同時，這些“縱向線”并非完全孤立、毫不相干的，除對上負責外，還要相互影響，相互作用，相互監(jiān)督，相互制約。這個體系要橫到邊，縱到底，配合聯(lián)動，形成網絡。這個網絡既是計劃生育工作的基本體系，同時也是計劃生育檔案收集、管理的系統(tǒng)體系。同時完整的領導機構，過硬的工作隊伍和健全的基層網絡，是做好新形勢下計生檔案工作的重要基礎，因此，要定期對檔案員進行業(yè)務培訓，使其熟悉業(yè)務。

（二）職責明確化

檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務，也是檔案保管工作的目的之一。檔案保管工作的具體任務就是做到不壞、不丟、不散、不亂。檔案保管人員要持之以恒，時刻警惕，防止檔案損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質基礎。

（三）工作制度化

只有嚴格有關規(guī)章制度，才能確保檔案完整安全。根據多年工作的實踐經驗，筆者認為這些制度應包括以下幾個方面：對專兼職檔案員實行月初評、季考核、年獎懲制度，計生檔案收集、上報、整理、存檔應做到規(guī)范，要根據上級業(yè)務部門的統(tǒng)一要求，按照嚴格的標準進行操作；實行定期談話制度，專兼職檔案人員要定期向服務對象談話訪問，取得工作主動權；實行計劃生育項目檢查治療登記制度，為各級計生服務站以及醫(yī)院的相關機構配備專用檢查登記簿，把第一手資料全部統(tǒng)計起來；實行檔案收集整理時限制度，規(guī)定各科室下班前要收集歸檔當日的資料，每月上報一次檔案材料，等等。另外，還要出臺一些輔助制度，依次保證上述各項制度的落實。

（四）管理科學化

計生檔案工作人員要定期對收集來的檔案材料進行科學歸檔整理。為保證工作質量，達到檔案類目設置合理，組卷規(guī)范的目的，重點應抓好以下五個環(huán)節(jié)。一是合理設置類目體系，二是實行定期歸檔制度，三是實行計生檔案工作檢查制度，四是檔案工作人員要強化法制意識，嚴格貫徹落實檔案保管、利用等有關規(guī)章制度，確保檔案的完整安全。五是認真做好年度檔案收集整理和開發(fā)利用工作。

綜上，計生檔案如果實行散亂的管理方式，勢必造成不良的后果，給工作帶來被動。實行“四化”管理方式，能夠有效地促進工作的正常開展，工作中可以循序漸進，發(fā)現問題可以迅速排查，依次實現檔案管理的規(guī)范化、制度化，更好地為計劃生育工作貢獻力量。

二、不斷加強人口計生檔案管理

（一）力求工作程序規(guī)范化、標準化

若想提高檔案管理水平，必須確保程序和方法的標準化和規(guī)范化，需要在檔案進行收集、整理、檢定、保存和錄入等各個階段按照有序的方式方法開展工作。（1）對案卷進行詳細普查。普通的計生檔案由于長時間沒有全面詳細的清查，在保管期限等方面含糊不清，很容易造成案卷多次重復或者失去考察價值，因此，需要周期性對這類文件進行清理和刪除，在使用計算機之后防止出現一份案卷重復工作的情況發(fā)生，不斷提高工作效率。（2）對案卷進行分類管理，讓案卷分類更加合理化。對案卷進行重組的基本原則是保證兩者有關聯(lián)的文件組合在一起，在查找過程中提高了查詢速率。

（二）推進計生檔案先進化管理的進程

在計生檔案管理當中最為重要的就是合理使用檔案，只有檔案使用得當才能夠充分地發(fā)揮出其作用，而使用計算機進行檔案管理只是為了可以提高計生檔案的利用速率，在使用計算機進行管理的時候，檔案應該按照其重要程度、價值多少以及利用率高低進行排序，將核心內容可以開放的檔案和使用率偏高的檔案進行特別整理。

三、優(yōu)化計生檔案管理人員隊伍

（一）重視對人才素質的培養(yǎng)

我們處在信息化發(fā)展的時代，在這階段的計生檔案特點是不但需要妥善管理檔案，而且要有熟練的計算機使用技術，并且具備一定的信息處理能力、知識體系結構完整等。因此，檔案管理人員的綜合素質的提高有助于計生檔案管理，吸納工作人員的管理能力、創(chuàng)新意識和頂尖技術，綜合其自身能力進行檔案管理。

（二）對計生檔案管理人員進行在職培訓

積極組織和鼓勵在職工作人員進行更深層次的培訓和技術學習，不斷提高檔案管理人員的知識結構和技術水平，并重視對檔案信息觀念的培養(yǎng)和信息化服務的能力。在開展培訓教育的時候，應采取多種培訓方式，以多元化、立體性教學模式為主體，具有一定的針對性和實用性。不斷強化計生檔案管理人員的圖書官學和情報學等關聯(lián)學科，讓檔案管理人員可以積極參與到檔案界的研究活動當中，了解現如今檔案工作的發(fā)展趨勢，拓寬學習領域，更新知識體系結構。

[1]李祥紅 黃旭.提升人口計生檔案管理和服務能力[J].蘭臺內外,2011(03).

[2]高英華.關于做好新形勢下干部檔案管理工作的幾點思考[J].新長征(黨建版);2010(02).

[3]覃立芬.廣州市白云區(qū)鎮(zhèn)級行政區(qū)域計劃生育工作的現狀及對策研究[D].華南理工大學，2010年.