文書檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)流程探究

魏鐵瑛

（黑龍江省方正高速公路管理處 黑龍江 哈爾濱 150800）

文書檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)流程探究

魏鐵瑛

（黑龍江省方正高速公路管理處 黑龍江 哈爾濱 150800）

文書檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)使用計(jì)算機(jī)等自動(dòng)化設(shè)備代替一部分傳統(tǒng)的手工操作環(huán)節(jié)，能提高文書檔案管理的質(zhì)量和工作效率。一個(gè)完整的文書檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)是由文書檔案的前處理、錄入與存儲(chǔ)、加工、檢索及輸出利用等環(huán)節(jié)所組成的。

文書檔案；自動(dòng)化管理系統(tǒng)；流程

一、文書檔案數(shù)據(jù)錄入和存儲(chǔ)

文檔是表示在目的、形式和內(nèi)容中彼此相同的信息項(xiàng)的集合。由于文檔是存儲(chǔ)在外儲(chǔ)介質(zhì)上，所以，通常可把存儲(chǔ)文檔的磁帶、磁盤、紙帶等數(shù)據(jù)記錄媒體也稱為文檔。文件檔案數(shù)據(jù)文檔主要有以下幾種組織方法：

（一）順序文檔

即文檔記錄的邏輯順序與物理順序相—致，按照關(guān)鍵字的順序來(lái)組織數(shù)據(jù)。順序文檔是所有文檔中結(jié)構(gòu)最簡(jiǎn)單的文檔，它實(shí)現(xiàn)起來(lái)簡(jiǎn)便容易，各個(gè)記錄之間不需要附加信息，存儲(chǔ)效率高。在文書檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)中，記錄數(shù)據(jù)的主文檔大多采用以磁帶為載體的順序文檔。這種磁帶順序文檔適合于對(duì)大量數(shù)據(jù)進(jìn)行成批處理。但是由于順序文檔的插入、修改和刪除數(shù)據(jù)的操作較復(fù)雜，不便于隨機(jī)性查找。所以，它只適用于交換機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)或制作備份。

（二）鏈?zhǔn)轿臋n

鏈?zhǔn)轿臋n的記錄中除了記錄之外，還帶有指針，指向下一個(gè)記錄的地址，而且記錄之間的物理順序和邏輯順序不—致。它一般存儲(chǔ)在隨機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁盤。與順序文檔相比，用鏈?zhǔn)轿臋n來(lái)存儲(chǔ)文件檔案數(shù)據(jù)，具有查找速度快、增刪改數(shù)據(jù)較方便等優(yōu)點(diǎn)，是比較理想的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)。但鏈?zhǔn)轿臋n也有缺陷；每個(gè)記錄總要增加指針信息，這樣就占用了一定的存儲(chǔ)空間。一般來(lái)說(shuō)，需經(jīng)常調(diào)用的文件，正在加工處理的中小型文件以及檔案文檔，應(yīng)該采用以磁盤為介質(zhì)的鏈?zhǔn)轿臋n。

（三）索引文檔

索引文檔由數(shù)據(jù)文件本身和索引表兩部分構(gòu)成。索引表上列出了記錄的關(guān)鍵字和地址的對(duì)應(yīng)關(guān)系。為了查找迅速，在大型文檔組織中還應(yīng)建立二級(jí)索引及多級(jí)索引。索引文檔又分索引順序文檔和索引非順序文檔兩類。索引文檔必須存儲(chǔ)在隨機(jī)存儲(chǔ)介質(zhì)上，如磁盤。若文件檔案的數(shù)據(jù)量大，而且要求查找迅速，則應(yīng)在確定文件檔案存儲(chǔ)方核對(duì)優(yōu)先考慮采用索引文檔。

二、文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)

文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是為了更有效地利用錄入存儲(chǔ)的文書檔案數(shù)據(jù)而在文檔的基礎(chǔ)上發(fā)展起來(lái)的。一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)中往往含有一個(gè)或幾個(gè)文檔，各個(gè)文檔之間相互聯(lián)系，數(shù)據(jù)庫(kù)仍通過(guò)文檔來(lái)組織、管理數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)庫(kù)不同于文檔，其根本區(qū)別在于數(shù)據(jù)庫(kù)能表示出數(shù)據(jù)的自然聯(lián)系，數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)具有共享性、最小冗余度和獨(dú)立性，而且實(shí)現(xiàn)了對(duì)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理和控制。在這個(gè)意義上，可以說(shuō)數(shù)據(jù)庫(kù)是用戶共享、具有較高的與程序獨(dú)立的和有最小冗余度的數(shù)據(jù)集合。數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)除了硬件設(shè)備和數(shù)據(jù)庫(kù)管理人員之外，主要是由數(shù)據(jù)庫(kù)和數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)構(gòu)成的。其中數(shù)據(jù)庫(kù)是存儲(chǔ)在—定存儲(chǔ)介質(zhì)上的，整個(gè)自動(dòng)化管理系統(tǒng)的集合數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)是建立、管理、維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)的工具。文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)存儲(chǔ)全部文件、檔案的檢索項(xiàng)目和主題詞表等所有與整個(gè)系統(tǒng)工作有關(guān)的數(shù)據(jù)。文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)的錄入存儲(chǔ)是通過(guò)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)進(jìn)行的。

三、文書檔案檢索和輸出

建立文書檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)的目的就是使文書檔案可以自動(dòng)檢索和輸出，以供人們利用，提高辦公效率。而檢索和輸出的效率和質(zhì)量則是撿驗(yàn)文書檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)成敗的關(guān)鍵。所謂自動(dòng)化檢索和輸出，就是按照一定的要求，從—定的介質(zhì)上把存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)和文檔中的數(shù)據(jù)很快查找并且輸出的過(guò)程。其工作流程如下：

用戶身份驗(yàn)證-輸入檢索條件-條件校檢-自動(dòng)檢索-命中文件檔案輸出

（一）用戶身份驗(yàn)證

用戶身份驗(yàn)證是為保證文件、檔案數(shù)據(jù)的安全，對(duì)檢索文件、檔案的用戶進(jìn)行的檢驗(yàn)。當(dāng)用戶身份檢驗(yàn)合格后，才允許對(duì)文件、檔案進(jìn)行檢索。否則不允許進(jìn)行檢索，并且還要通過(guò)保密記錄，記錄身份不符合有關(guān)要求的檢索者的有關(guān)信息。用戶身份驗(yàn)證是文書檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)中的安全保密措施，主要由檢索系統(tǒng)中的保密程序來(lái)完成。

（二）條件校驗(yàn)

條件校檢是對(duì)輸入的檢索條件進(jìn)行檢驗(yàn)的過(guò)程。由于檢索條件目前都是由檢索系統(tǒng)的管理人員或用戶編制的，容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。若將這些有錯(cuò)誤的檢索條件不加選擇地送入檢索系統(tǒng)進(jìn)行檢索，在經(jīng)過(guò)一系列運(yùn)算處理后才發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，就會(huì)造成很大的浪費(fèi)。而通過(guò)校檢則可以避免這種情況，系統(tǒng)只將正確的檢索條件送入檢索系統(tǒng)進(jìn)行檢索，對(duì)錯(cuò)誤的檢索條件則退回給用戶，由用戶對(duì)檢索條件進(jìn)行更正后再重新輸入。

（三）自動(dòng)檢索

自動(dòng)檢索是指出計(jì)算機(jī)將輸入的檢索條件與存儲(chǔ)在一定介質(zhì)上的文檔和數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)進(jìn)行比較，找出與檢索條件相符合的文件、檔案的有關(guān)信息。

（四）命中文件檔案輸出

命中文件檔案輸出是整個(gè)檢索輸出中的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，是指檢索系統(tǒng)把與檢索條件相符合的文件、檔案信息以一定的格式和方式輸出給用戶的過(guò)程。檢索輸出的內(nèi)容因不同用戶的不同目的和要求而各不相同。若檢索的目的是編制人名索引或某個(gè)專題目錄，那么輸出的結(jié)果是索引表或?qū)ｎ}月目錄，若是直接檢索某一符合條件的文件、檔案，輸出的則是這個(gè)文件、檔案的條目。輸出方式常用的有屏幕顯示和打字機(jī)打印輸出兩種，前者是暫時(shí)性的輸出。只是將信息顯示在計(jì)算機(jī)屏幕上，不能保存下來(lái)：后者是將檢索的結(jié)果打印在紙上，變成文字信息。文書檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)通常有多種字體和多種格式的輸出，如不同的字體的文字輸出、標(biāo)簽輸出、表格輸出等。文書檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)中的檢索系統(tǒng)輸出的內(nèi)容越多、形式越靈活，這個(gè)自動(dòng)化管理系統(tǒng)的功能就越強(qiáng)。而文書檔案自動(dòng)化檢索的優(yōu)越性也正是在于能以多種格式、多種形式快速、靈活多變地輸出信息。

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