如何建立文書檔案自動化管理系統(tǒng)

王明亮

（黑龍江省創(chuàng)業(yè)農(nóng)場 黑龍江 建三江 156321）

如何建立文書檔案自動化管理系統(tǒng)

王明亮

（黑龍江省創(chuàng)業(yè)農(nóng)場 黑龍江 建三江 156321）

文書檔案自動化管理系統(tǒng)是辦公自動化的一個事務(wù)性的管理子系統(tǒng)，它的建立過程是一個以軟件研制為中心的系統(tǒng)開發(fā)過程。軟件開發(fā)過程一般可分為四個階段，每個階段都可以認(rèn)為是文書檔案自動化管理系統(tǒng)建立的一個主要過程，每個階段結(jié)束的時候都應(yīng)產(chǎn)生完整的技術(shù)文件和管理文件。下面分述各個階段運(yùn)行的情況。

文書檔案；自動化管理系統(tǒng)；建立

文書是一個概括性的名詞，指的是一種記錄信息、表達(dá)意圖的文字材料。古住今來。人們通過書寫和制作文書來記錄信息，利用傳遞文書來彼此相互交流信息，利用公布文書對公眾發(fā)布信息等?？梢?，文書是人們用來記錄信息、交流信息和發(fā)布信息的一種工具。

文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)和業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡報(bào)、會議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等。由于這類檔案在其產(chǎn)生、內(nèi)容和形式上有一定共性，因此使用這—稱謂對研究管理這類檔案的工作規(guī)律有重要意義。也有人把文書檔案作為與科學(xué)技術(shù)檔案相對而言的各類檔案的統(tǒng)稱，還包括諸如外交、訴訟、會計(jì)、藝術(shù)、教學(xué)等專門檔案和私人檔案。

一、系統(tǒng)分析階段

此階段主要解決系統(tǒng)應(yīng)該“做什么”的問題。用戶與系統(tǒng)設(shè)計(jì)人員合作，確定該系統(tǒng)的總目標(biāo)，給出系統(tǒng)的功能、要求和條件，經(jīng)過認(rèn)真地分析研究，提出解決問題的方案，并且對可以利用的資源及成本、效益和開發(fā)進(jìn)度做出估計(jì)，進(jìn)行費(fèi)用、效果分析，然后選定最優(yōu)方案，并寫出實(shí)計(jì)劃交上級管理部門進(jìn)行審查。系統(tǒng)分析階段完成的標(biāo)志是可行性研究報(bào)告和開發(fā)計(jì)劃通過審批。系統(tǒng)分析階段是整個系統(tǒng)中關(guān)鍵的一環(huán)。系統(tǒng)分析階段的組織者即系統(tǒng)分析員是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中最重要的工作人員，一般來說，他們應(yīng)精通電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，而且還要精通文書檔案管理工作，但由于這樣的人才較少，所以，系統(tǒng)分析階段工作應(yīng)由計(jì)算機(jī)專業(yè)人員以及文書檔案管理人員共同參加，以取長補(bǔ)短．共同規(guī)劃出一個系統(tǒng)。系統(tǒng)分析工作由可行性研究和制定系統(tǒng)的總體規(guī)劃兩個部分組成。

（一）可行性研究

文書檔案管理人員要根據(jù)文書檔案工作的特點(diǎn)和規(guī)律對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)提出要求，然后在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上進(jìn)行系統(tǒng)可行性分析、對系統(tǒng)提出全面的要求。這是系統(tǒng)分析的第一步，包括以下幾個方面的內(nèi)容：系統(tǒng)具備什么功能，確定系統(tǒng)的性能和使用范圍；進(jìn)行初步費(fèi)用估計(jì)及進(jìn)度估計(jì)；提出對安全性、可靠性、擴(kuò)充性等方面的要求。可行性分析階段重點(diǎn)考慮和解決的問題是：

（1）本單位對文書檔案自動化管理系統(tǒng)的需要及其緊迫性。（2）自動化管理系統(tǒng)建立之后能提高工作效率多少，建立一個系統(tǒng)需花費(fèi)多少人力、物力、財(cái)力，如何用較少的花費(fèi)建立一個能獲得最大經(jīng)濟(jì)效益的系統(tǒng)。（3）本單位及文書檔案部門現(xiàn)有條件如何，如文書檔案工作的基礎(chǔ)、資金、設(shè)備條件、人員技術(shù)條件等，能否在現(xiàn)有條件下順利地開發(fā)系統(tǒng)。（4）系統(tǒng)運(yùn)行時將會出現(xiàn)哪些問題，是否具備了解決這些問題的條件。（5）對其他單位研制的系統(tǒng)或應(yīng)用系統(tǒng)的軟件進(jìn)行分析、評價和比較，提出適于本單位的代選方案。

（二）制定系統(tǒng)的總體規(guī)劃

（1）確定系統(tǒng)的目標(biāo)和功能。系統(tǒng)的目標(biāo)是系統(tǒng)設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)，在此基礎(chǔ)上確定系統(tǒng)的功能。系統(tǒng)的功能包括服務(wù)功能、建立功能和維護(hù)功能。其中系統(tǒng)的服務(wù)功能是指系統(tǒng)的應(yīng)用；建立功能包括系統(tǒng)初始化和建立數(shù)據(jù)文件或數(shù)據(jù)庫，并把數(shù)據(jù)裝入相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫及數(shù)據(jù)文件中，以便使用和處理；維護(hù)功能指對數(shù)據(jù)進(jìn)行增加、修改、插入、刪除的功能以及數(shù)據(jù)的保密和安全方面的功能。

（2）選擇硬件。要求硬件具有足夠大的存儲量，以存儲大量的文件檔案信息。具有較高的運(yùn)算速度，以滿足快速檢索的要求，特別是聯(lián)機(jī)檢索的要求，因?yàn)橐话懵?lián)機(jī)檢索系統(tǒng)要求每一提問的響應(yīng)時間應(yīng)在1秒鐘之內(nèi)，最多不超過5秒鐘；具有較強(qiáng)的比較和邏輯判斷能力；有靈活使用的漢字處理系統(tǒng)。此外，還要考慮計(jì)算機(jī)是否具有適應(yīng)環(huán)境的能力，如維修是否方便，是否有服務(wù)支持，是否具有擴(kuò)充內(nèi)存、變化組合的能力。

（3）軟件設(shè)計(jì)。要求軟件具有以數(shù)據(jù)管理為中心的操作系統(tǒng)或管理文件；具有可靠性、簡明性、可移植性等特點(diǎn)；系統(tǒng)的應(yīng)用軟件應(yīng)對用戶使用語言的限制少，并且有自動引導(dǎo)功能，輸出格式能讓用戶自由選擇。

（4）機(jī)房設(shè)置。要求能夠防塵、防靜電、隔音；有相對穩(wěn)定的濕度，一般濕度為50%—70%，室溫15—30℃。

（5）配備人員。應(yīng)配備系統(tǒng)分析員、系統(tǒng)設(shè)計(jì)員、著錄標(biāo)引員、操作員、硬件及軟件維護(hù)員等工作人員，要求其精通業(yè)務(wù)，對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)。

制定系統(tǒng)的總體規(guī)劃必須是在文書檔案部門對自動化系統(tǒng)的實(shí)際需要的前提下，根據(jù)本單位的經(jīng)費(fèi)、人員等多方面的情況，考慮國內(nèi)硬件生產(chǎn)、引進(jìn)的條件及本單位軟件設(shè)計(jì)的能力進(jìn)行開發(fā)，不能不顧客觀條件盲目開發(fā)，以致造成資金的浪費(fèi)。在進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)時應(yīng)采用培訓(xùn)與調(diào)入相結(jié)合的辦法培養(yǎng)多層次的系統(tǒng)管理人員，并應(yīng)進(jìn)行人才儲備。

系統(tǒng)分析階段結(jié)束時，應(yīng)產(chǎn)生系統(tǒng)說明書和可行性研究報(bào)告。系統(tǒng)說明書是通過系統(tǒng)分析員同文書檔案人員不斷交流研究而對問題的看法達(dá)成一致后形成的文件?？尚行詧?bào)告又可稱為實(shí)施計(jì)劃報(bào)告，它應(yīng)對系統(tǒng)的實(shí)施方案進(jìn)行粗略描述，開發(fā)進(jìn)度、使用的資源、人員投入計(jì)劃及組織形式等。

二、系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段

此階段主要解決系統(tǒng)“如何做”的問題。它是系統(tǒng)的應(yīng)用軟件設(shè)計(jì)，內(nèi)容包括數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、代碼設(shè)計(jì)、程序語言的選擇、輸入輸出的形式和格式、數(shù)據(jù)存儲技術(shù)的自動選擇、操作費(fèi)用估算等。擔(dān)任系統(tǒng)設(shè)計(jì)的人員稱作系統(tǒng)設(shè)計(jì)員，主要由經(jīng)驗(yàn)豐富的軟件人員來擔(dān)任。

三、系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)階段

又稱系統(tǒng)實(shí)施階段。指最終實(shí)現(xiàn)文書檔案自動化管理系統(tǒng)的階段。主要工作有：硬件購置、人員準(zhǔn)備、軟件編制及測試、數(shù)據(jù)淮備。

四、系統(tǒng)維護(hù)、運(yùn)行和評價階段

指軟件開發(fā)完成后，從投入使用到報(bào)廢為止的軟件完善的階段，其主要工作內(nèi)容有：完善性維護(hù)、改正性維護(hù)、適應(yīng)性維護(hù)。系統(tǒng)的評價一般應(yīng)考慮系統(tǒng)的費(fèi)用、性能、可靠性、靈活性和生產(chǎn)周期5個方面的內(nèi)容。

[1]孫小璇.淺談網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)在文書和檔案工作中的應(yīng)用[J].廣東檔案;2009（02）.

[2]魏海亮.基于Web的文書檔案信息管理系統(tǒng)的研究與設(shè)計(jì)[J].電腦知識與技術(shù)，2012（31）.