人事檔案的整理與保管方法探究

秦恩峰

（黑龍江省八五一一農(nóng)場(chǎng)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)管理局 黑龍江 密山 158307）

人事檔案的整理與保管方法探究

秦恩峰

（黑龍江省八五一一農(nóng)場(chǎng)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)管理局 黑龍江 密山 158307）

人事檔案管理工作是推動(dòng)人才的合理配置、合理流動(dòng)和合理使用,確保人才隊(duì)伍整體水平的重要舉措,可作為科學(xué)考察、正確評(píng)價(jià)、合理使用人才的一項(xiàng)重要依據(jù)。

人事檔案；整理；保管

一、人事檔案的整理

（一）人事檔案整理的范圍

人事檔案整理的范圍包括兩個(gè)方面：一是新建檔案的整理；二是因增減材料而進(jìn)行重新整理。

1.新建檔案的整理，主要指對(duì)那些新吸收的人員的檔案材料的整理，這部分檔案材料原來(lái)沒(méi)有完全整理，或者沒(méi)有進(jìn)行有規(guī)則地整理，材料零亂、龐雜，整理起來(lái)工作量大，比較復(fù)雜，而且隨著各行業(yè)各單位新老人員的交替，這部分檔案的整理工作將是連續(xù)不斷的，因此必須從思想上提高對(duì)這一工作的重視程度，將其列入議事日程，及時(shí)地做好新吸收人員的人事檔案的整理工作，以適應(yīng)人事工作的需要。

2.已整理檔案的重新調(diào)整。對(duì)于每一個(gè)已經(jīng)整理好的人事檔案來(lái)說(shuō)，其整理工作也不是一勞永逸的，已整理好的人事檔案有時(shí)需要增加或剔除一定數(shù)量的材料，這就有必要重新整理這部分檔案材料，這種整理實(shí)際上是一種調(diào)整，以此工作量比較小一些。對(duì)于那些零散材料的歸檔，只需隨時(shí)補(bǔ)充，不必重新登記目錄，只在原有目錄上補(bǔ)登即可。

（二）人事檔案的正本和副本

根據(jù)人事檔案管理和利用需要，一個(gè)人的全部人事檔案材料可分別建立正本和副本。正本是由全面反映一個(gè)人的歷史和現(xiàn)實(shí)情況的材料構(gòu)成的；副本是正本的濃縮，由正本中的部分材料構(gòu)成，為重份材料或復(fù)制件。正本出有的材料，副本中不一定有，但副本中有的材料，正本中一定要有。正本由主管部門(mén)保管，副本由協(xié)管部門(mén)保管。人事檔案分建正本和副本，可以方便其利用，提高人事管理工作的效率。此外，由于正本和副本分別保管在不同地方，有利于人事檔案的保護(hù)。目前，中央管理的干部、中央各部委和省、自治區(qū)、直轄市黨委管理的干部，都分別建立了正本和副本，而—般干部和工人檔案等則只建正本。

（三）人事檔案的歸類(lèi)

1.按文件材料的名稱(chēng)歸類(lèi)。凡是文件材料上有準(zhǔn)確名稱(chēng)的就可以按名稱(chēng)歸入所屬的類(lèi)別中。比如履歷表、簡(jiǎn)歷表歸入第—類(lèi)，自傳歸入第二類(lèi)，鑒定表歸入第三類(lèi)。

2.按內(nèi)容分類(lèi)。對(duì)于只看名稱(chēng)而無(wú)法確定類(lèi)目歸屬的材料應(yīng)當(dāng)根據(jù)其內(nèi)容歸入相應(yīng)的類(lèi)別。如果材料內(nèi)容涉及幾個(gè)類(lèi)目時(shí)就應(yīng)當(dāng)根據(jù)主要內(nèi)容歸入相應(yīng)類(lèi)目。

（四）人事檔案材料的排列

在人事檔案歸類(lèi)后，每類(lèi)中的檔案材料應(yīng)當(dāng)按—定的順序排列起來(lái)，排列的原則是依據(jù)人事檔案在了解人、使用人的過(guò)程中相互之間固有聯(lián)系，必須保持材料本身的系統(tǒng)性、連貫性，以便于使用和不斷補(bǔ)充新的檔案材料。

二、人事檔案的保管

（一）人事檔案保管的范圍

1.分級(jí)管理的人員，其全套人事檔案應(yīng)由主管部門(mén)保管，主要協(xié)管的部門(mén)只保管檔案副本，非主要協(xié)管和監(jiān)管的單位不保管人事檔案，根據(jù)工作需要可以建立卡片。

2.軍隊(duì)和地方互兼職務(wù)的人員，主要職務(wù)在軍隊(duì)的，其人事檔案則由軍隊(duì)保管；主要職務(wù)在地方的，其人事檔案則由地方保管。

3.人員離休、退休和退職后，就地安置的，由原管理單位或工作單位保管；易地安置的，則可以轉(zhuǎn)至負(fù)責(zé)管理該人員的組織、人事部門(mén)保管。

4.人員被開(kāi)除公職以后，其檔案轉(zhuǎn)至該人員所在地方人事部門(mén)或管理部門(mén)保管，其中干部必須由當(dāng)?shù)乜h或相當(dāng)縣級(jí)的人事部門(mén)保管。

5.人員在受刑事處分或勞動(dòng)教養(yǎng)期間，其檔案由原單位保管。刑滿釋放和解除勞教后，重新安置的，其檔案應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)至主管單位保管。

（二）人事檔案保管的期限

1.看成就或貢獻(xiàn)。凡是對(duì)黨和國(guó)家或某一地區(qū)及某一學(xué)科研究作出了貢獻(xiàn)的人員，包括發(fā)明創(chuàng)造者、新學(xué)科的創(chuàng)始人、領(lǐng)導(dǎo)人、某運(yùn)動(dòng)的首倡者，發(fā)表過(guò)重要論文和著作、作品者，以及具有一技之長(zhǎng)的人，或者某一著名建筑工程的設(shè)計(jì)者等作出了各種貢獻(xiàn)的人員，死亡之后，他們的檔案應(yīng)當(dāng)由原管理單位保存若干年以后移交本機(jī)關(guān)檔案部門(mén)，隨同到期的其他檔案移交給同級(jí)檔案館保存。

2.看威望。人事檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)對(duì)在社會(huì)上有一定威望的著名政治家、社會(huì)活動(dòng)家、企業(yè)家、民主黨派人土、作家、詩(shī)人、藝術(shù)家、專(zhuān)家、學(xué)者、各方面的英雄模范人物及其他社會(huì)名流的檔案材料重點(diǎn)進(jìn)行保管；死亡以后，在原單位保存若干年以后移交本機(jī)關(guān)檔案部門(mén)，隨同到期的其他檔案移交給同級(jí)檔案館保存。

3.看影響力。影響力指的是在某一地區(qū)有重大影響的人員的影響能力。例如各個(gè)方面的領(lǐng)袖人物、轟動(dòng)一時(shí)的新聞人物、重大事件或案件的主要涉及者、重要討論的發(fā)起者等，這些人的檔案材料在其死亡后由原單位保存若干年以后移交本機(jī)關(guān)檔案部門(mén)，隨同到期的其他檔案向同級(jí)檔案館移交。

4.看職務(wù)級(jí)別。也就是看該人在生前擔(dān)任過(guò)何種職務(wù)。一般說(shuō)來(lái)，職務(wù)較高的，其人事檔案材料的保存價(jià)值就大，保管期限就長(zhǎng)一些。例如，《干部檔案工作條例》規(guī)定，中央和國(guó)務(wù)院管理干部死亡后，其干部檔案由原管理單位保存五年后，移交中央檔案館永久保存。

5.看技術(shù)職稱(chēng)、學(xué)位和學(xué)銜。技術(shù)職稱(chēng)、學(xué)位和學(xué)銜是—個(gè)人在學(xué)術(shù)界的地位和專(zhuān)業(yè)上的造詣的突出表現(xiàn)。一般地說(shuō)，副教授、副研究員或博士以上的人員死亡后，其人事檔案由原單位保存若干年以后移交本機(jī)關(guān)檔案部門(mén)，隨同到期的其他檔案移交同級(jí)檔案館保存。

（三）人事檔案保管設(shè)施與要求

根據(jù)安全保密、便于查找的原則要求。對(duì)人事檔案應(yīng)嚴(yán)密、科學(xué)地保管。人事檔案部門(mén)應(yīng)建立堅(jiān)固的、防火、防潮的專(zhuān)用檔案庫(kù)房，配置鐵質(zhì)的檔案柜。庫(kù)房面積每千卷需20至30平方米。庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)立空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備；庫(kù)房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施和安全措施應(yīng)經(jīng)常檢查；要保持庫(kù)房的清潔和庫(kù)內(nèi)適宜的溫、濕度（要求；溫度14C一24℃，相對(duì)濕度45—65%）；人事檔案管理部門(mén)，要設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案查閱室和檔案管理人員辦公室。檔案庫(kù)房、查檔室和檔案人員辦公室應(yīng)三室分開(kāi)。

[1]吳久華俞志華.干部人事檔案整理方法和保管現(xiàn)狀亟待改革[J].機(jī)電兵船檔案，2004年（2）.

[2]吳小輝，謝荷.對(duì)改革人事檔案整理方法的思考[J].檔案時(shí)空，2006（6）.