現(xiàn)代人事檔案規(guī)范化管理特征與途徑

姜 薇

（黑龍江省云山農場社會保險事業(yè)管理局 黑龍江 虎林 158420）

現(xiàn)代人事檔案規(guī)范化管理特征與途徑

姜 薇

（黑龍江省云山農場社會保險事業(yè)管理局 黑龍江 虎林 158420）

人事檔案管理規(guī)范化是實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化的重要前提。要實現(xiàn)其現(xiàn)代化，首先要統(tǒng)一輸入格式，統(tǒng)一項目，統(tǒng)一代碼符號，統(tǒng)一代碼轉換規(guī)則。標準化是分層次的，有國家標準、部頒標準和企業(yè)標準，應盡量在高層次上制訂，以利人事檔案信息更廣泛地交流和共享。

人事檔案；管理特征；途徑

一、現(xiàn)代人事檔案規(guī)范化管理的含義和特征

人事檔案規(guī)范化管理(這里所指的管理為宏觀方面)，是指依據(jù)組織、人事、勞動等部門的現(xiàn)實要求，科學地、系統(tǒng)地管理人事檔案，使人參檔案發(fā)揮更大效能，更好地為社會主義

現(xiàn)代化建設服務。

人事檔案系統(tǒng)管理，就是按照人事檔案的類別、形式、性質和特點進行分類和整合，保持人事檔案內容和形式之間的內在聯(lián)系，做到層次分明，項目清楚，結構合理，體系完整。人事檔案動態(tài)管理，就是果用電子計算機等高新技術和手段，形成人事檔案的網(wǎng)絡體系，積極開發(fā)人事檔案信息資源，實現(xiàn)人事檔案信息資源的共享。

由此可見，科學性、系統(tǒng)性、動態(tài)性是人事檔案規(guī)范化管理的顯著特征。

二、現(xiàn)代人事檔案規(guī)范化管理的目標

（一）收集完整

人事檔案材料的來源具有多維性、廣泛性和分散性的特點，只有完整、全面地收集人事檔案材料，才能使人事檔案濃縮一個人的全貌，做到“檔即其人”，才能為各級組織、人事、勞動等部門了解人、選拔人和使用人提供重要依據(jù)。因此，完整地收集人事檔案材料，必須做到：明確收集歸檔的范圍；制定收集工作制度；采用先進科學的收集方法，如整理前收集和整理后收集、內部收集和外部收集、縱向和橫向收集、經(jīng)常和突擊收集等。

（二）鑒別準確

鑒別是保證人事檔案真實、完整、精煉、實用四者有機統(tǒng)一的重要手段，只有內容真實、準確和完整的人事檔案，才能正確反映人員的經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，才能為組織人事勞動等部門提供正確可靠的依據(jù)，保證黨的組織人事路線方針政策的貫徹執(zhí)行。為此，鑒別工作必須始終堅持去偽存真、取之有據(jù)、舍之有理，具體問題具體分析的原則，采用“看”（歸檔材料是否準確）、“辨”（辨別材料是否真實）、“查”（材料是否完整）、“篩”（保持材料精煉）、“審”（手續(xù)是否完備）等方法，使歸檔的材料能客觀、準確地反映人員的情況。

（三）整理有序

整理是對收集并經(jīng)過鑒別的人事檔案材料以個人為單位加工成卷的過程。其目的是使人事檔案材料系統(tǒng)化、條理化、規(guī)范化。

（四）保管安全

人事檔案的保管工作，就是根據(jù)黨和國家有關檔案工作、保密工作的法規(guī)和制度，按照人事檔案管理和利用的要求，對人事檔案所實施的安全、保密、保爐和科學存放的活動。安全、保密、有效保護是人事檔案保管工作的核心和宗旨。因此，人事檔案的保管工作必須做到：（1）堅持集中統(tǒng)一、分級管理的原則；（2）實行科學保管、確保工作質量；（3）堅持“六防”、“十不準“，加強安全保密工作；（4）改善保管條件，做好基礎工作。

三、現(xiàn)代人事檔案規(guī)范化管理的有效途徑

（一）積極開展人事檔案工作目標管理活動

人事檔案工作目標管理，是指根據(jù)黨的組織路線、人事檔案工作政策和國家檔案工作的方針、政策、法規(guī)及規(guī)定的要求，以及人事檔案事業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀和近期發(fā)展規(guī)劃，設計出人事檔案工作的基本內容和等級標準，按照規(guī)定的辦法和程序進行考評，認定等級。它是人事檔案實行規(guī)范化、科學化、現(xiàn)代化管理的有效措施。目前，我國文書檔案、城建檔案、機關檔案等管理部門相繼開展了目標管理工作。實踐證明，它對加強檔案的規(guī)范化管理，提高服務質量，發(fā)揮檔案的作用意義重大。因此，人事檔案管理應借鑒其經(jīng)驗，積極開展目標管理活動，使我國人事檔案管理盡快走上規(guī)范化、科學化、現(xiàn)代化的發(fā)展軌道。

人事檔案工作目標管理應在其他部門檔案目標管理基礎上突出自身的特點，做到有針對性和可操作性。人事檔案目標管理的指導思想是：以鄧小平理論和黨的基本路線為指導，以人事檔案的法律、法規(guī)為依據(jù)，立足收集整理、狠抓基礎建設、提高管理水平，確保提供利用，把人事檔案管理工作提高到—個新的水平，更好地為兩個文明建設服務。

人事檔案目標管理的上要內容有：①組織領導；?管理體制范圍；?隊伍建設；④檔案收集與鑒別；⑤檔案歸檔與整理；⑥保管與保護；⑦利用和傳遞；⑧制度建設和宏觀業(yè)務指導等。每一項內容細分為各個條款，每個條款都有明確具體的目標要求和量化指標，通過目標要求和量化指標對照檢查人事檔案部門的具體工作，然后給予準確的評分，根據(jù)總的評分認定其等級。

可見，開展人事檔案目標管理活動，可以指導、監(jiān)督、促進和規(guī)范人事檔案部門的各項工作，極大地調動人事檔案部門的工作積極性．提高人事檔案部門的工作質量，使其更好地為組織人事勞動部門提供決策和依據(jù)，更好地為社會主義現(xiàn)代化建設服務。

（二）加強人事檔案部門的干部隊伍建設

人事檔案要實現(xiàn)規(guī)范化管理的目標，需要建立一支政治素質高、業(yè)務能力強、知識面寬、德才兼?zhèn)涞母刹筷犖?。加強人事檔案的干部隊伍建設，是人事檔案規(guī)范化管理在新的歷史條件下的客觀要求和重要保證。為此，我們必須做到：①加強對人事檔案工作人員的培訓和繼續(xù)教育，包括政治強化和業(yè)務學習，努力提高其政治和業(yè)務水平；②積極充實人事檔案干部隊伍，爭取把一些政治素質好、有檔案專業(yè)知識和組織人事工作經(jīng)驗的同志充實到人事檔案工作崗位上，也可從高校檔案專業(yè)、綜合性檔案館等招錄一些高素質的人員從事人事檔案工作；③要保持人事檔案干部隊伍的連續(xù)性和穩(wěn)定性。現(xiàn)在許多人事檔案部門的工作人員多為兼職，有的地方頻繁換人，有的地方人員走了沒有及時補充，這樣既不利于保密，也不利于人事檔案工作的管理和干部隊伍建設，更不利于人事檔案事業(yè)的發(fā)展。因此，人事檔案干部隊伍應保持連續(xù)性和相對穩(wěn)定險，做到“先配后調”，重在培養(yǎng)和建設，這是做好人事檔案工作和進行規(guī)范化管理的關鍵和長遠大計。

[1]彭丹.人事檔案管理的標準化、規(guī)范化和現(xiàn)代化[J].廣西輕工業(yè)，2008（10）.

[2]錢芳青.新時期人事檔案管理的特點與對策[J].華南師范大學學報(社會科學版)，2004（04）.