提高辦公室檔案管理科學(xué)化水平的路徑探討

俞四維

（上海理工大學(xué) 上海 200093）

提高辦公室檔案管理科學(xué)化水平的路徑探討

俞四維

（上海理工大學(xué) 上海 200093）

檔案是各種社會(huì)活動(dòng)的基礎(chǔ)，對(duì)任何一個(gè)組織、企業(yè)、國(guó)家，乃至是整個(gè)社會(huì)都是極其重要的。而新時(shí)代帶來(lái)的信息化改革和科技發(fā)展，都對(duì)辦公室檔案管理提出了新的要求，辦公室檔案管理也應(yīng)加快發(fā)展，與時(shí)代步伐同步。基于此，本文探討了提高辦公室檔案管理水平的有效路徑。

辦公室檔案管理；科學(xué)化；路徑

前言

檔案包括實(shí)體檔案與電子檔案兩個(gè)組成部分，檔案管理實(shí)際上就是對(duì)檔案進(jìn)行管理與利用，從而對(duì)用戶的檔案查詢需求進(jìn)行更好的滿足，為用戶工作、生活或?qū)W習(xí)任務(wù)的完成奠定基礎(chǔ)。近年來(lái)，我國(guó)在檔案管理技術(shù)上取得了很大的進(jìn)步，但是隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，人們對(duì)于電子檔案的使用增多讓檔案管理工作變得愈加復(fù)雜和繁瑣。當(dāng)前，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)會(huì)水平的提高已經(jīng)成為了研究的重點(diǎn)課題。

一、實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理科學(xué)化水平提高的必要性

（一）辦公室檔案管理工作的現(xiàn)狀及相關(guān)問(wèn)題

首先是目前我國(guó)更加通用的還是紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案存在丟失、浸濕、燒毀、破碎的風(fēng)險(xiǎn)，一旦檔案被破壞，相應(yīng)的信息也會(huì)丟失，對(duì)于個(gè)人來(lái)說(shuō)，會(huì)影響到前途，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，會(huì)造成不可逆的重大經(jīng)濟(jì)損失，對(duì)于一個(gè)國(guó)家來(lái)說(shuō)，會(huì)嚴(yán)重影響到國(guó)家各項(xiàng)工作的開展和進(jìn)行。其次，對(duì)于檔案的利用和開發(fā)還不夠。檔案管理過(guò)程中存在工作人員用的還是傳統(tǒng)的檔案管理方法，這樣的管理方法只局限于對(duì)檔案的保存，很多檔案變成了死檔案，死資源，檔案管理應(yīng)當(dāng)借著信息化改革的東風(fēng)，讓死檔案，死資源變活，為人所用[1]。

（二）提高辦公室檔案管理科學(xué)化水平的重要意義。

檔案對(duì)個(gè)人來(lái)說(shuō)和自己前途命運(yùn)息息相關(guān)；而對(duì)于一個(gè)國(guó)家來(lái)說(shuō)，則是社會(huì)文化，經(jīng)濟(jì)，政治建設(shè)的基礎(chǔ)和保障。所以，辦公室檔案管理工作能否順利進(jìn)行具有重要意義。而提高辦公室檔案管理科學(xué)化，也是這個(gè)新時(shí)代所提出的新要求，是實(shí)現(xiàn)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的重要措施。

二、實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理科學(xué)化水平提高的路徑

（一）實(shí)現(xiàn)辦公室傳統(tǒng)檔案管理理念的改革

實(shí)現(xiàn)辦公室傳統(tǒng)檔案管理理念的改革是提高檔案管理科學(xué)會(huì)水平的首要任務(wù)。傳統(tǒng)的辦公室檔案管理理念存在很多落后甚至是錯(cuò)誤的觀點(diǎn)，它們與現(xiàn)代的需求已經(jīng)不相符合。在辦公室檔案管理發(fā)展的過(guò)程中，要重視檔案管理科學(xué)水平的提高，樹立正確的、先進(jìn)的、科學(xué)的辦公室檔案管理理念，為檔案管理科學(xué)化水平的提高奠定理論基礎(chǔ)，促進(jìn)辦公室檔案科學(xué)化管理走上正確的軌道。由于檔案工作主要是由人來(lái)完成的，人的主觀意識(shí)，對(duì)于從根本上提高辦公室檔案管理科學(xué)化水平起到了決定性的作用。同時(shí)對(duì)辦公室檔案室的資金投人和軟件、硬件等方面也有更高的要求，例如通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等先進(jìn)的信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化；通過(guò)先進(jìn)的檔案信息管理措施，促進(jìn)辦公室檔案管理科學(xué)化水平的提高[2]。

（二）實(shí)行電子化與紙質(zhì)化檔案管理相結(jié)合

目前來(lái)講，辦公室檔案管理還是以紙質(zhì)檔案為主。但是隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步，電子檔案也越來(lái)越多為人們所接受。由于電子檔案使用頻率的增加，對(duì)電子檔案室與計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)提出了更高的要求，需要實(shí)現(xiàn)兩者的建立與完善，提升檔案查閱、共享的效率。同時(shí)，由于網(wǎng)絡(luò)安全等各種因素，各單位還需要對(duì)電子檔案的安全問(wèn)題提高警惕。首先，要對(duì)電子信息檔案進(jìn)行保存與備份工作，防止電子信息檔案出現(xiàn)殘缺或者丟失的情況；其次，通過(guò)計(jì)算機(jī)殺毒軟件對(duì)電腦進(jìn)行定期的清理，防止隱形病毒對(duì)于電子檔案信息的侵入導(dǎo)致文件丟失。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化

在辦公室電子檔案管理工作中，工作人員是整個(gè)管理的主體，發(fā)揮著非常重要的作用。因此，檔案管理工作人員的素質(zhì)在一定程度上決定著檔案管理工作開展的有效性。檔案管理工作素質(zhì)不相同導(dǎo)致檔案管理工作的質(zhì)量也不同。隨著辦公室檔案數(shù)量增多與管理要求的增加，檔案管理工作變得更加的繁雜，在一定程度上加大了檔案管理工作人員的工作壓力。而檔案管理的科學(xué)化又對(duì)檔案管理工作人員提出了新的要求，甚至于說(shuō)是一種越來(lái)越大的挑戰(zhàn)。所以加強(qiáng)對(duì)的培訓(xùn)刻不容緩。在對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)的過(guò)程中，一方面要注重檔案管理專業(yè)理論知識(shí)的培訓(xùn)，另一方面要注重檔案管理宮中諾人員職業(yè)道德與職業(yè)素養(yǎng)的培訓(xùn)。檔案管理工作人員不僅要對(duì)檔案自動(dòng)化管理技術(shù)進(jìn)行掌握，同時(shí)也需要有高度的責(zé)任感和創(chuàng)新能力，這樣，才能為國(guó)家和人民更好地提供服務(wù)。

（四）實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化需要依法規(guī)范檔案管理

辦公室檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜系統(tǒng)的工作，需要由專門的管理機(jī)構(gòu)與管理人員負(fù)責(zé)。在實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理科學(xué)會(huì)水平提高的過(guò)程中，要注重檔案管理制度的建立健全。因此，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該依據(jù)實(shí)際情況制定合理的檔案管理制度，為檔案管理提供依據(jù)，提高檔案的收集、歸檔、存放及查閱等流程的規(guī)范性，使辦公室檔案管理工作真正實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、系統(tǒng)化與規(guī)范化的現(xiàn)代化管理水平[3]。

三、結(jié)論

綜上所述，在現(xiàn)如今科學(xué)技術(shù)高度發(fā)達(dá)的狀態(tài)下，檔案管理工作的水平也得到了進(jìn)一步的提升。隨著現(xiàn)代化的不斷進(jìn)步和科技的不斷發(fā)展，對(duì)于辦公室檔案管理工作的要求也越來(lái)越高，辦公室檔案管理科學(xué)化水平的提升是響應(yīng)檔案管理工作與時(shí)代進(jìn)步的必然，同時(shí)也是社會(huì)進(jìn)步和發(fā)展的必經(jīng)之路。

[2]鄧丹.關(guān)于提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇的探究[J].經(jīng)營(yíng)管理者,2014,9（26）:298.

[1]張莉莉.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇 [J].黑江史志,2014,9（17）:23.

[3]李文娟.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑探討[J].經(jīng)營(yíng)管理者,2015,2（4):313.

俞四維（1981年1月25日-），性別：女，民族：漢，籍貫：江蘇儀征。上海理工大學(xué)碩士研究生，研究方向：醫(yī)療器械。