高校檔案管理文化新功能的創(chuàng)建及意義

田甜楊穎

（荊州理工職業(yè)學院 湖北 荊州 434025）

高校檔案管理文化新功能的創(chuàng)建及意義

田甜楊穎

（荊州理工職業(yè)學院 湖北 荊州 434025）

高校檔案是學校發(fā)展的見證和高校精神的積累和延續(xù)，已經(jīng)成為高校管理和建設中不可缺少的重要環(huán)節(jié)。高校檔案與檔案文化之間有著密不可分的相互影響、相互促進的關(guān)系，為此，文章分析了高校檔案文化新功能的構(gòu)建方法。

高校檔案；管理文化；新功能；創(chuàng)建；意義

新時期，我國高校檔案管理工作得到深入發(fā)展，檔案對于人才管理和技術(shù)管理的作用凸顯出來，因此不斷創(chuàng)新高校檔案管理，創(chuàng)新檔案文化的新功能有著重要的意義。

一、高校檔案管理文化的功能

（一）高校檔案管理具有文化積淀功能。檔案作為人類文明發(fā)展和傳播的重要載體，在人類文化繼承和傳播方面有著重要的意義，所有文化的發(fā)展都離不開檔案文化的積淀。高校檔案是高校在發(fā)展歷程中形成的重要的產(chǎn)物，它不僅記錄了高校的辦學風格、校訓、教育思想、科研成果、辦學傳統(tǒng)以及精神風貌等，而且還記錄了大量的教學總結(jié)、經(jīng)驗、心得。高校檔案管理文化的積淀功能，對于學校的發(fā)展和高校文化的傳承有著至關(guān)重要的作用。

（二）高校檔案管理具有文化教育功能。高校檔案是高校優(yōu)秀文化發(fā)展歷程的重要載體，它的本質(zhì)屬性決定了它具備一定的文化教育功能，利用檔案開展教育工作是高校素質(zhì)教育工作的重要手段之一，同時也是教師向?qū)W生宣傳優(yōu)秀思想文化的重要參考依據(jù)。

（三）存儲保管功能。學校的檔案室應按照相關(guān)法規(guī)的要求，將收集得來的檔案信息，經(jīng)過分類、編號、加工做好檢索目錄后，做好檔案保管與存放，保證完整、安全地存儲好學校檔案。

（四）分析評價功能。學校檔案可以用來分析評價教學質(zhì)量，這已得到教育管理部門和社會的公認，只是對其分析評價結(jié)果的重視和利用力度還不夠。另外，為學校今后制訂工作計劃提供有力的參考。

二、高校檔案管理功能的轉(zhuǎn)變

（一）觀念導向功能的轉(zhuǎn)變。由以實體管理為主向以人力資本管理為主轉(zhuǎn)變檔案管理強調(diào)以人為本，即包括作為服務客體的用戶與作為服務主體的檔案人。在以往的檔案管理中較多注重于服務客體的讀者用戶的層面，認為以人為本只是指面向用戶、方便用戶，以用戶為中心，而對服務主體的檔案人重視不夠。在知識經(jīng)濟條件下，檔案人不僅僅是收集、整理、保存、提供利用檔案，更是檔案信息資源建造者和維護者。

（二）管理征集功能的轉(zhuǎn)變。高校的檔案管理應根據(jù)學校規(guī)模和檔案館（室）所藏檔案卷宗的數(shù)量設置檔案館（室），負責學校檔案信息資料的收集、立卷工作。通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，高校檔案館（室）征集管理功能普遍薄弱。有的還停留在各部門、單位交什么就收什么的狀態(tài)。據(jù)筆者了解有的高校基本建設工程圖紙、一些重大活動的圖片資料都沒有收進檔案館（室），學校需用時還要到上級有關(guān)部門借用，甚至另行購買，這給學校在經(jīng)濟上造成很大的浪費。作為學校的檔案管理機構(gòu)，就其收集檔案信息這一功能來講，其管理功能應表現(xiàn)在能夠及時、完整、準確地把具有憑證作用和保存價值的檔案資料全部、規(guī)范地征集到檔案館（室），這才是完全履行了自己的管理職責。

三、高校檔案文化新功能的構(gòu)建途徑

（一）提高高校檔案管理人員基本素質(zhì)。對于檔案管理工作，要選擇具有政治可靠、作風正派和責任心較強的人員負責，在職期間加強對他們的教育和培養(yǎng)，充分發(fā)揮其積極性與主動性。由于高校檔案工作人員素質(zhì)與高校檔案管理工作有直接關(guān)系，因此檔案管理工作人員，應盡快提高自身的專業(yè)水平，通過培訓學習，提高檔案管理質(zhì)量，才能為社會發(fā)展和經(jīng)濟建設提供更多有價值的高校檔案信息資源

（二）改善高校檔案的功能。要做好檔案的管理工作，對檔案的功能必須重新進行定位，對傳統(tǒng)檔案的功能，應當保留的重要部分，需要加強，同時還需要進一步豐富與擴大新時期檔案管理工作的內(nèi)涵，要積極創(chuàng)造條件改善新時期檔案的功能，不僅要滿足新時期對于檔案信息的需求，還必須完善并豐富檔案內(nèi)容，在新時期，為建設小康社會，更好地為社會和廣大企業(yè)，為所需要的各類信息提供全面的檔案服務。

（三）加強高校檔案館基礎業(yè)務建設。高校的檔案管理工作對于高校的文化傳承和發(fā)展有著重要的作用，應該在檔案形成的整個過程加大管理力度，做好檔案管理的基礎工作，充分地發(fā)揮出高校檔案的作用和價值。第一，高校檔案由于涉及面較廣，檔案的種類繁雜，在進行檔案分類的過程中可能會出現(xiàn)分類模糊不清的狀況。檔案管理人員應根據(jù)檔案的不同性質(zhì)形成有效、條理清晰的分類，建立檔案檢索體系。第二，高校應根據(jù)自身的特點和辦學宗旨創(chuàng)建具有本校文化特色的檔案館藏室。第三，高校應加強對于檔案知識和重要性的宣傳，鼓勵廣大學子加強檔案的收藏和保護意識，同時應加大檔案捐贈的宣傳，鼓勵師生和廣大市民主動捐獻，完善學校的檔案收集，使檔案發(fā)揮出更大的作用。

（四）促進高校檔案的資源共享和開放。隨著計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)的廣泛應用，人們對于信息的獲取方式和渠道發(fā)生了根本的改變。尤其是廣大的青少年學生，深刻地受到了現(xiàn)代科學技術(shù)的影響。高校檔案管理應緊隨時代發(fā)展的步伐，創(chuàng)建網(wǎng)絡信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資源的共享，促進檔案資源向數(shù)字化過渡，將資源共享最大化。檔案管理人員可以通過整合檔案資源，對檔案資源進行有效的分類，例如，把學校發(fā)展歷程相關(guān)的檔案分為一類，優(yōu)秀教師學生檔案分為一類，重大活動的資料分為一類等，再對這些資料進行編碼，輸入信息管理系統(tǒng)，方便廣大師生前來查閱。

綜上所述，高校檔案真實地反映了學校發(fā)展的過程，對學校和社會來說，都具有保存價值，是師生學習知識的鮮活教材。在知識更新?lián)Q代如此飛速的今天，檔案彌補了書籍出版周期長而影響知識傳播速度的不足，通過對學校檔案的查找和利用，可以清楚地看到學校的歷史發(fā)展情況，看到在各個時期所取得的成績和榮譽，還可以從中發(fā)現(xiàn)不足，總結(jié)經(jīng)驗。

[1]李文彬.知識管理與檔案信息資源開發(fā)[J]湖北檔案，2004(8):3．

[2]趙屹.網(wǎng)絡環(huán)境下檔案信息的發(fā)布和利用[J].檔案學通訊，2004.