信息化背景下高校檔案服務(wù)策略研究

馬安娜

（貴州省黔西南州廣播電視大學 貴州 興義 562400）

信息化背景下高校檔案服務(wù)策略研究

馬安娜

（貴州省黔西南州廣播電視大學 貴州 興義 562400）

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，高校檔案服務(wù)環(huán)境發(fā)生了變化，各類群體公眾對檔案信息資料的需求也越來越多，而當前高校檔案管理機制和服務(wù)方式已無法適應(yīng)這種形勢。因此，如何對高校檔案服務(wù)策略進行改革是當前高校檔案工作者的努力目標。本文基于信息化的大背景，分析了當前檔案服務(wù)中存在的問題，并提出了信息化服務(wù)策略以及評價體系建設(shè)，希望對高校檔案服務(wù)工作有一定的借鑒意義。

高校；檔案信息化；檔案服務(wù)策略

隨著信息時代的到來，人們對信息資源的需求越來越多，對資源的利用也越來越重視，而檔案作為信息資源的一部分，其開發(fā)和利用受到了廣泛的關(guān)注。近年來，高等教育事業(yè)突飛猛進，高校的各項工作都有了長足的發(fā)展，伴隨著高校的開放化透明化，高校資源逐步向社會所公開。高校的檔案管理就在這種新的形勢下被給予了很多的關(guān)注。高校檔案管理是我國檔案事業(yè)中非常關(guān)鍵的組成部分，高校檔案管理的質(zhì)量和服務(wù)理念直接影響到我國檔案管理的水平。而當前我國的高校檔案管理工作由于體制不完善、人員素質(zhì)相對不高以及高校保密的特殊性等等原因，高校檔案服務(wù)工作相對欠缺，信息資源開發(fā)能力較弱，信息服務(wù)水平層次也不高。在信息化建設(shè)的大背景下，如何做好高校檔案服務(wù)工作，適應(yīng)信息化建設(shè)形勢，滿足公眾對高校檔案利用的要求，是當期高校檔案工作者迫切需要研究的問題。本文從當前國內(nèi)高校檔案服務(wù)現(xiàn)狀入手，提出了信息化背景下的高校檔案服務(wù)策略，并提出了對應(yīng)的評價體系，希望對當前的高校檔案服務(wù)研究有一定的借鑒意義。

一、當前國內(nèi)高校檔案服務(wù)存在問題及原因

根據(jù)統(tǒng)計調(diào)查，目前國內(nèi)高校檔案服務(wù)多數(shù)采用傳統(tǒng)的管理模式，管理手段也比較單一，信息存儲量較小，新技術(shù)應(yīng)用欠缺等。總結(jié)當前存在的問題，主要有以下幾點。

（1）服務(wù)方式單一，不能與時俱進。在全社會信息化及網(wǎng)絡(luò)化手段較為普及的今天，高校的檔案館大多還是到館查詢的方式，不能與現(xiàn)代信息技術(shù)進行很好的融合，服務(wù)方式單一，因此限制了用戶的檔案服務(wù)要求，難以滿足社會發(fā)展對高校檔案服務(wù)的需求。

（2）信息資源缺乏。高校的檔案收集工作分散于各個院系，學校缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和監(jiān)管，導(dǎo)致信息收集的質(zhì)量良莠不齊，并且很多資料未能收集，例如學生的學籍證明、獎勵證明等很少進入學校檔案，大多隨個人檔案遷走，為日后學生及用人單位的查詢提供了諸多不便。很多科研項目檔案，由于涉及保密，很多學校一律采取完全保密方式來避免不必要的麻煩，卻使得公眾需求較高的部分資源缺失。

（3）管理體制和管理方式陳舊。高校的檔案工作屬于基本的服務(wù)類工作，很多學校并未給予足夠的重視，導(dǎo)致資源信息化程度較低，工作人員素質(zhì)偏低，軟硬件投入不足等，直接導(dǎo)致了高校的檔案工作不能適應(yīng)當前形勢的發(fā)展，檔案管理停滯不前的現(xiàn)象。

二、信息化背景下高校檔案服務(wù)策略

（一）改變服務(wù)意識，提升軟硬件水平

當前高校的檔案服務(wù)缺乏主動性，通常是由檔案使用部門到館自行查詢，而檔案管理人員僅僅從事檔案收集、整理和保管工作，忽略了對外服務(wù)。因此，要提升檔案服務(wù)水平，必須改變服務(wù)意識，變被動為主動。另外，在全社會信息化的大背景下，高校的檔案管理也應(yīng)順應(yīng)形勢，充分利用高科技和前沿技術(shù)，提升軟硬件水平，通過信息化網(wǎng)絡(luò)化的管理手段提供更好的服務(wù)。

（二）打造個性化服務(wù)方式

針對當前高校檔案利用的實際情況，為公眾提供個性化的服務(wù)。例如，檔案利用較多的應(yīng)用有黨政機關(guān)資料編纂、學生學籍信息證明、教學科研成果查詢等。因此，可以針對不同應(yīng)用打造不同的專題，對黨政資料編纂板塊可著重提供黨群行政、校史、院史、人事等相關(guān)資料，對學生學籍信息證明板塊可為學生提供一站式的檢索、查詢、打印、簽章等服務(wù)，教學科研成果查詢可以將不存在保密約束的資料做成專題方便校內(nèi)外師生查閱。

（三）擴展傳統(tǒng)服務(wù)，開發(fā)新型服務(wù)

檔案的查詢和借閱，在提供傳統(tǒng)到館查詢借閱的基礎(chǔ)上，拓展電話查詢、郵件查詢、實時咨詢等服務(wù)。同時，合理利用網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)遠程信息服務(wù)，通過實時交互方式或者電子郵件方式，實現(xiàn)遠程檢索和查詢。網(wǎng)絡(luò)交互可以很好的實現(xiàn)廣泛性信息服務(wù)和個性化推薦服務(wù)的良好結(jié)合，向校內(nèi)外公眾發(fā)布館藏檔案信息、新聞事件、檔案編研等信息，同時，根據(jù)用戶的檢索習慣向用戶推薦潛在需求的推送信息。

三、高校檔案服務(wù)評價

高校應(yīng)建立健全服務(wù)評價體系，推動高校檔案信息服務(wù)工作的落實，提升高校檔案信息服務(wù)質(zhì)量。目前高校對于教學、科研的評價體系已經(jīng)基本建立，也積累了相關(guān)評價經(jīng)驗，再根據(jù)評價的整體建設(shè)思路，結(jié)合檔案管理、服務(wù)的實際，對檔案管理的科學化、服務(wù)化及檔案服務(wù)的開展效果進行評價。評價體系可依托信息化服務(wù)平臺，包括服務(wù)指標、服務(wù)制度、服務(wù)流程、服務(wù)方式、服務(wù)有效性、服務(wù)滿意度等幾部分[4]。用戶在享受服務(wù)之后對服務(wù)做出評價，可納入工作人員的績效考核。

四、結(jié)論

高校是新技術(shù)、新思想的發(fā)源地，影響著全社會的思維狀態(tài)。信息化大背景下，高校的檔案管理必將向著信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)資源共享，為社會提供高質(zhì)量的檔案服務(wù)。未來，高校檔案服務(wù)將向著市場化、個性化、聯(lián)合化的趨勢發(fā)展，改變重儲藏輕使用的傳統(tǒng)理念，將大量優(yōu)質(zhì)的信息推向市場，為產(chǎn)學研結(jié)合和人事辦理等提供服務(wù)，并可獲取經(jīng)濟效益。針對不同用戶提供及時、準確、有針對性的可靠信息，并且加強校校、校企等之間的聯(lián)合、合作和共享，共同促進檔案管理水平的提升，真正發(fā)揮高校檔案的價值，為社會發(fā)展做出貢獻。

[1]倪麗娟.信息化背景下高校檔案服務(wù)策略研究[J].檔案學通訊，2011（5）：92-94.

[2]林世鳳.信息化背景下的高校檔案管理建設(shè)[J].改革與開放，2013（8）：90-92.