淺談企業(yè)設(shè)備儀器檔案的管理

劉景萍

（陜西省延安市洛川縣延安石油化工廠 陜西 洛川 727400）

淺談企業(yè)設(shè)備儀器檔案的管理

劉景萍

（陜西省延安市洛川縣延安石油化工廠 陜西 洛川 727400）

企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中，各種設(shè)備儀器不斷引進(jìn)，作為企業(yè)重要的固定資產(chǎn)，企業(yè)對(duì)設(shè)備儀器檔案的管理有著重要意義。本文簡述了企業(yè)設(shè)備儀器檔案管理的重要性，分析了目前企業(yè)進(jìn)行設(shè)備檔案管理的現(xiàn)狀，并對(duì)加強(qiáng)設(shè)備儀器檔案管理的方法提出建議。

設(shè)備儀器；企業(yè)；檔案管理

隨著經(jīng)濟(jì)的不斷的發(fā)展，企業(yè)在發(fā)展中對(duì)設(shè)備儀器的需求更加迫切，自制設(shè)備、信息設(shè)備、外購設(shè)備或者特種設(shè)備的不斷引進(jìn)，不僅可以滿足企業(yè)一般生產(chǎn)，還能保障企業(yè)科研生產(chǎn)工作的順利開展，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

一、企業(yè)設(shè)備儀器管理的重要性及特點(diǎn)

所謂企業(yè)設(shè)備儀器檔案，就是企業(yè)設(shè)備儀器在企業(yè)中的一切記錄資料，不僅包括設(shè)備儀器的選購信息記錄，還包括對(duì)應(yīng)的驗(yàn)收、安裝調(diào)試及設(shè)備運(yùn)行等過程中相關(guān)的記錄資料。這些設(shè)備儀器檔案的建立，有助于企業(yè)進(jìn)行設(shè)備的維修和保養(yǎng)，及時(shí)從檔案管理中發(fā)現(xiàn)問題并盡快予以解決、保障設(shè)備正常運(yùn)行，保證企業(yè)生產(chǎn)工作的順利進(jìn)行。另外，企業(yè)的設(shè)備儀器管理也就是對(duì)企業(yè)固定資產(chǎn)的管理。設(shè)備儀器作為企業(yè)固定資產(chǎn)，屬于企業(yè)的資產(chǎn)投資，設(shè)備儀器管理也就成為了資產(chǎn)投資的項(xiàng)目管理的中的一部分。加強(qiáng)對(duì)企業(yè)固定資產(chǎn)的管理，就是要對(duì)各類項(xiàng)目檔案進(jìn)行完善，也就是對(duì)企業(yè)項(xiàng)目整體質(zhì)量的提升，對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益提升有著重要影響意義。

企業(yè)設(shè)別儀器的管理既具有綜合性，又有動(dòng)態(tài)性。設(shè)備儀器的管理從設(shè)別一起的選購和驗(yàn)收開始，直到使用、維修，以至于報(bào)廢，所以的這一過程中都需要不斷地進(jìn)行信息資料的記錄和管理，這是屬于綜合階段性。而其綜合性還表現(xiàn)在部門管理和設(shè)備種類的多樣性上，設(shè)備管理的部門會(huì)根據(jù)設(shè)備儀器的不同階段進(jìn)行配置，也就導(dǎo)致檔案管理是眾多管理部門之間的綜合管理，多樣性的設(shè)備儀器又要進(jìn)行細(xì)分管理。設(shè)備儀器檔案并不是固定的不變的，要根據(jù)儀器的現(xiàn)狀進(jìn)行不斷的變動(dòng)、更新，以保證設(shè)備的檔案隨時(shí)有效，檔案具有實(shí)際價(jià)值。

二、企業(yè)設(shè)備儀器檔案管理現(xiàn)狀

目前企業(yè)設(shè)備儀器檔案管理的現(xiàn)狀存在以下幾個(gè)方面問題：

第一，管理形式方面?，F(xiàn)在的很多企業(yè)，在進(jìn)行設(shè)備儀器檔案的管理中缺乏完整體系，將設(shè)備檔案分作幾個(gè)部分，例如使用前和使用后期管理，考慮的是職能角度，卻忽視了設(shè)備儀器檔案的完整性，無法將某一套設(shè)備的整個(gè)流程進(jìn)行整體呈現(xiàn)。

第二、管理制度方面。在進(jìn)行設(shè)備檔案管理中，沒有制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的管理制度，在很多設(shè)備文件資料上存在不規(guī)范行為。如固定資產(chǎn)檔案的驗(yàn)收檔案中存在以復(fù)印件代替合同和協(xié)議書現(xiàn)象，而忽視了原件材料才具有檔案的價(jià)值和法律效應(yīng)；在進(jìn)行設(shè)備招標(biāo)時(shí)，招標(biāo)檔案被忽視，沒有進(jìn)行規(guī)整，在制作設(shè)備儀器檔案時(shí)，也就沒有將這一部分內(nèi)容文件資料進(jìn)行整理入庫。缺乏明確的管理制度，也就無法規(guī)范檔案內(nèi)容和工作流程，導(dǎo)致管理工作的開展漏洞出現(xiàn)機(jī)率增大。

第三、職責(zé)劃分方面。由于企業(yè)內(nèi)部復(fù)雜，職能較多，不同部門在同一個(gè)工程項(xiàng)目中，可能會(huì)有不同程度的交涉和管理內(nèi)容。如此一來，當(dāng)設(shè)備檔案的某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，職責(zé)劃分的不清晰，就無法將責(zé)任進(jìn)行落實(shí)處理，而不利于企業(yè)設(shè)備檔案的全面掌控。

三、企業(yè)設(shè)備儀器檔案管理的建議

為了提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，完善企業(yè)設(shè)備儀器檔案的建立，針對(duì)企業(yè)在設(shè)備儀器檔案管理的現(xiàn)狀問題，提出以下建議：

首先，管理形式要進(jìn)行規(guī)范。將項(xiàng)目檔案管理形式集中統(tǒng)一化，是相關(guān)法律法規(guī)已有提出的規(guī)定，企業(yè)要將分散化的管理形式進(jìn)行整改，加強(qiáng)統(tǒng)一設(shè)備檔案管理的實(shí)施。建立完整的檔案部門帶頭管理和規(guī)范，將企業(yè)內(nèi)部在進(jìn)行設(shè)備儀器檔案資料的相關(guān)部門進(jìn)行協(xié)調(diào)和整合，加強(qiáng)檔案內(nèi)容科學(xué)化分類，盡量保證其細(xì)致化，適當(dāng)?shù)倪M(jìn)行檔案與檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，并統(tǒng)一進(jìn)行規(guī)范管理，全面提升設(shè)備檔案管理水平。

其次，完善檔案管理制度。設(shè)備儀器檔案的管理制度健全，不僅要規(guī)范管形式，還要將管理流程進(jìn)行細(xì)化，明確制定管理工作流程，規(guī)范檔案建立的內(nèi)容，可以有效保證檔案管理中不會(huì)出現(xiàn)內(nèi)容資料的遺漏。譬如設(shè)備儀器在使用前的培訓(xùn)工作，很多企業(yè)都沒有將其列入檔案內(nèi)容，培訓(xùn)記錄是反映操作人員的技術(shù)提升方式，對(duì)于今后的設(shè)備操作有很好的借鑒和學(xué)習(xí)作用。同時(shí)，還要將設(shè)備儀器檔案的鑒定和保管進(jìn)行規(guī)范，保證檔案資料的完整性和價(jià)值性。

再次，加強(qiáng)管理監(jiān)督機(jī)制。在進(jìn)行管理制度額完善前提下，要規(guī)范檔案管理內(nèi)容，監(jiān)督對(duì)各種文件性資料的歸檔規(guī)范，不允許使用復(fù)印件，合同的制定和簽署要明確規(guī)定協(xié)議份數(shù)，對(duì)于設(shè)備儀器招標(biāo)文件也要進(jìn)行整理、歸檔，保證設(shè)備儀器的檔案文件完整。加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督，保證各項(xiàng)工作進(jìn)行的公正性和合理性，為完善設(shè)備儀器的檔案管理制度開展作保證。

最后，規(guī)范檔案管理職責(zé)。企業(yè)設(shè)備儀器檔案管理職責(zé)要進(jìn)行仔細(xì)的劃分，明確在設(shè)備儀器從采購到竣工所有階段的分工和責(zé)任，使企業(yè)各部門的管轄內(nèi)容和范圍更加直觀清晰，保證責(zé)任劃分清晰，避免出現(xiàn)檔案問題時(shí)的責(zé)任推脫，及時(shí)有效進(jìn)行檔案問題的解決，保證設(shè)備的穩(wěn)定運(yùn)行。例如采購中，采購部門不僅要進(jìn)行設(shè)備儀器的招標(biāo)書整理，還要對(duì)合同協(xié)議進(jìn)行原件保留；設(shè)備使用中，資源管理部門要協(xié)調(diào)管理，將操作使用、設(shè)備維修和養(yǎng)護(hù)、以及設(shè)備操作培訓(xùn)等資料進(jìn)行歸檔等。

四、結(jié)束語

隨著企業(yè)設(shè)備儀器的廣泛使用，設(shè)備儀器檔案的建立對(duì)于企業(yè)進(jìn)行設(shè)備維護(hù)有著重要作用，盡管目前我國并沒有明確的提出設(shè)備儀器檔案的規(guī)范管理標(biāo)準(zhǔn)。但是為了促進(jìn)企業(yè)能順利開展項(xiàng)目、提高經(jīng)濟(jì)效益，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)管理設(shè)備儀器檔案，實(shí)現(xiàn)對(duì)日趨高科技的復(fù)雜設(shè)備進(jìn)行有效維修和養(yǎng)護(hù)。企業(yè)要建立了科學(xué)的檔案建立思想和理論，完善、健全的設(shè)備儀器檔案管理制度和體系，明確管理職責(zé)，規(guī)范并完善檔案管理內(nèi)容，才能為今后企業(yè)進(jìn)行設(shè)備的維修和養(yǎng)護(hù)提供參考資料和依據(jù)，保證設(shè)備能創(chuàng)造正常效益，實(shí)現(xiàn)企業(yè)固定資產(chǎn)的利益最大化，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

[1]王璐.企業(yè)設(shè)備儀器檔案管理的常見問題及應(yīng)對(duì)策略[J].黑龍江史志，2013，(9)