社會(huì)化問(wèn)題在企業(yè)檔案管理中的分析

高曉宇

（中原工學(xué)院 河南 鄭州 450007）

社會(huì)化問(wèn)題在企業(yè)檔案管理中的分析

高曉宇

（中原工學(xué)院 河南 鄭州 450007）

中國(guó)的改革開(kāi)放，越來(lái)越多的企業(yè)成立，從原來(lái)的幾個(gè)人，幾十人，到現(xiàn)在規(guī)?；膸装偃松锨?，企業(yè)是發(fā)展的越來(lái)越大，規(guī)模也越來(lái)越大。傳統(tǒng)的企業(yè)人事檔案的管理也越來(lái)越制約著企業(yè)快速的發(fā)展。在日益競(jìng)爭(zhēng)激烈的社會(huì)環(huán)境下，企業(yè)為了提高管理水平，降低管理成本，于是就降檔案管理交給社會(huì)上專門(mén)從事這項(xiàng)服務(wù)的組織來(lái)進(jìn)行管理。于是，這也就衍生出企業(yè)檔案管理的社會(huì)化以及問(wèn)題的分析。本文也著重從這些方面來(lái)進(jìn)一步分析企業(yè)檔案管理中的社會(huì)化問(wèn)題。

企業(yè)；社會(huì)化；檔案管理

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式已經(jīng)不適應(yīng)企業(yè)自身的高速發(fā)展，由于企業(yè)自身的限制，不能科學(xué)化和精細(xì)化的進(jìn)行檔案管理，所以，企業(yè)檔案管理的社會(huì)化就應(yīng)運(yùn)而生。把檔案交于社會(huì)上的機(jī)構(gòu)組織來(lái)進(jìn)行管理，不僅能節(jié)省出這部分時(shí)間來(lái)更好的管理其他方便，對(duì)企業(yè)的監(jiān)管也是有非常重大的意義。

一、企業(yè)檔案社會(huì)化管理的必要性分析

1.隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的市場(chǎng)化，企業(yè)員工也從原來(lái)的終身制變成聘用制合同工之類的，這也大大增加了員工的自由度。員工可依據(jù)自身的優(yōu)勢(shì)自由的流動(dòng)，與其對(duì)應(yīng)的檔案也會(huì)隨著人員的流動(dòng)而頻繁的更換單位。如果企業(yè)自身進(jìn)行檔案管理，必然會(huì)增加繁重的檔案管理工作，也會(huì)增加企業(yè)的管理成本，因?yàn)檫€要找地方放置檔案，還要配備人員進(jìn)行檔案的看管等之類的。將檔案交于社會(huì)上機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理，這些專門(mén)的機(jī)構(gòu)憑著自身專業(yè)的管理水平，對(duì)檔案實(shí)行專業(yè)化的管理，不僅減輕企業(yè)的負(fù)擔(dān)，還能從容的面對(duì)企業(yè)員工的流動(dòng)。

2.人事檔案是伴隨著人的重要的信息載體，上面反映著一個(gè)人的資歷和學(xué)歷的信息，還反映出人有沒(méi)有犯過(guò)什么錯(cuò)誤。如果缺乏有效的管理，極有可能造成個(gè)人信息的泄漏和造假，這樣檔案信息的真實(shí)性就大大折扣。由于現(xiàn)在企業(yè)的數(shù)量眾多，對(duì)于高素質(zhì)人才的需要也越來(lái)越大，所以，做好檔案的管理也是保證檔案的可信度，這對(duì)于告訴人才的引進(jìn)也能提供好幫助。隨著現(xiàn)代教育水平的提高，高等人才也越來(lái)越多，有些企業(yè)為了強(qiáng)留這些人才，就會(huì)以檔案不讓提等之類的卡住員工往更好的企業(yè)去發(fā)展，這不僅影響企業(yè)的管理，也會(huì)影響員工的發(fā)展，所以傳統(tǒng)的檔案管理缺乏有效的公平性。這也造成了檔案管理想社會(huì)化發(fā)展的必要，只有這樣，才能保證檔案的真實(shí)、安全和公平。

二、企業(yè)檔案管理社會(huì)化的可行性

1.由于現(xiàn)在的時(shí)代是信息化的時(shí)代，距離已不再是問(wèn)題。各種的信息技術(shù)遍布在我們身邊的每一地方。由于企業(yè)本身不可能對(duì)檔案管理這一塊有太多的投入，這也直接導(dǎo)致企業(yè)本身不可能有效的滿足企業(yè)管理的需要。由于專門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)，有著先進(jìn)的技術(shù)手段，利用信息技術(shù)，是企業(yè)和檔案管理機(jī)構(gòu)更能有效的進(jìn)行溝通和及時(shí)掌握檔案管理的最新動(dòng)態(tài)，進(jìn)而降低企業(yè)的成本，提高管理水平。

2.隨著企業(yè)的不斷發(fā)展壯大，企業(yè)的需要也越來(lái)越多，因此檔案管理的工作也會(huì)隨著企業(yè)規(guī)模的變大而需投入大量的財(cái)力、物力，進(jìn)而增加企業(yè)的負(fù)擔(dān)，長(zhǎng)久下去對(duì)企業(yè)的發(fā)展也是非常不利的。企業(yè)要想解決這類問(wèn)題，檔案管理外包的形式就出現(xiàn)了，這些檔案管理的機(jī)構(gòu)能夠?yàn)槠髽I(yè)檔案管理提供方便，科學(xué)化的管理服務(wù)體系是企業(yè)不可比擬呢，增加了企業(yè)對(duì)檔案管理的需求，提高效率，為企業(yè)提供高質(zhì)量的服務(wù)，企業(yè)不再為此有過(guò)多的投入，進(jìn)而增加企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。

3.我國(guó)的法律法規(guī)明確的規(guī)定了檔案管理機(jī)構(gòu)的權(quán)利和義務(wù)，對(duì)企業(yè)檔案的保密性也做了很多規(guī)定，這些機(jī)構(gòu)也有義務(wù)為企業(yè)提供檔案管理的各項(xiàng)服務(wù)。隨著現(xiàn)代社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案管理的服務(wù)市場(chǎng)不斷的健全和完善，無(wú)論是在服務(wù)的內(nèi)容還是方式更加的科學(xué)化、規(guī)范化，或許企業(yè)想不到的、考慮不到的一些問(wèn)題，這些檔案管理的機(jī)構(gòu)就會(huì)想到和考慮到，為企業(yè)提供周全的服務(wù)和保障。這樣就有效的保證企業(yè)檔案管理的社會(huì)化需要，也能更好的為企業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)。

三、企業(yè)檔案管理社會(huì)化的表現(xiàn)

1.企業(yè)檔案管理社會(huì)化的第一步就是集中統(tǒng)一管理，在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理中，企業(yè)一般都會(huì)根據(jù)員工的崗位、學(xué)歷等方面進(jìn)行分類管理，這樣管理方式很容易造成檔案的管理混亂，進(jìn)而加重企業(yè)管理的負(fù)擔(dān)，阻礙企業(yè)長(zhǎng)久的發(fā)展。于是，社會(huì)化的檔案管理模式，就是管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案的統(tǒng)一管理，這些機(jī)構(gòu)有一套專業(yè)的科學(xué)管理方法，相比企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理是非常有優(yōu)勢(shì)，這樣交給這些專門(mén)的機(jī)構(gòu)，企業(yè)不必為此增加投入。這樣集中管理更能有效的改變管理檔案工作的混亂狀態(tài)，使之更具體化、專業(yè)化。

2.企業(yè)檔案管理的重要組成部分就是企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)和信息資產(chǎn)，這些東西關(guān)系到企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)能否順利的進(jìn)行。傳統(tǒng)的檔案企業(yè)管理很多都是只有一套計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，沒(méi)有科學(xué)的管理辦法，不能保證企業(yè)的檔案的完整性和準(zhǔn)確安全性。再則，由于部分企業(yè)存在著人事流動(dòng)性比較大，這無(wú)異于增加的企業(yè)的檔案管理的工作量和負(fù)擔(dān)。企業(yè)要想解決這一問(wèn)題，就必須加大企業(yè)檔案管理的投入，這也會(huì)增加企業(yè)的負(fù)擔(dān)。企業(yè)檔案管理的社會(huì)化，就能很好的解決這類問(wèn)題，專業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)，為了跟上社會(huì)發(fā)展的需要，實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)據(jù)化的管理，大大增加的工作的效率，對(duì)于人事流動(dòng)較大的企業(yè)來(lái)說(shuō)，科學(xué)現(xiàn)代化的管理方法也能大大簡(jiǎn)化其工作量。這還是企業(yè)檔案管理社會(huì)化的另一種表現(xiàn)形式。

四、結(jié)語(yǔ)

為了保證企業(yè)的快速化發(fā)展，更好的適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的需求，社會(huì)化的檔案管理是一種創(chuàng)新的模式。企業(yè)檔案記載著企業(yè)發(fā)展的每一步的歷程，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供了重要的參考依據(jù)，推行企業(yè)檔案管理的社會(huì)化是我國(guó)企業(yè)檔案發(fā)展的重要內(nèi)容

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