完善人事檔案管理 筑企業(yè)發(fā)展之根基

遲英嬌

（國投哈密能源開發(fā)有限責(zé)任公司 新疆 哈密 839000）

完善人事檔案管理 筑企業(yè)發(fā)展之根基

遲英嬌

（國投哈密能源開發(fā)有限責(zé)任公司 新疆 哈密 839000）

人才是企業(yè)發(fā)展的第一資源、第一推動力，人事檔案則是企業(yè)選拔、任用人才的重要標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)人力資源的管理必須始終圍繞企業(yè)戰(zhàn)略這一中心全面推進(jìn)人才管理工作，人事檔案是人才信息的重要載體，人事檔案管理的優(yōu)化不僅可以最大限度的開發(fā)和利用現(xiàn)有人力資源，還能夠更加合理的配置公司員工數(shù)量和管理結(jié)構(gòu)，增強企業(yè)人事檔案的管理，提高人事檔案利用效率，為企業(yè)的健康發(fā)展提供了重要保證。

一、以企業(yè)發(fā)展為核心，夯實人事檔案基礎(chǔ)

人事檔案是一個不斷更新的過程，對大中型企業(yè)來說，人事檔案錯綜復(fù)雜，只有打好基礎(chǔ)，才能扎實推進(jìn)檔案管理的各項工作，提高人事檔案工作水平。

1.轉(zhuǎn)變檔案管理思想，以服務(wù)公司為基本宗旨

公司內(nèi)的每一個員工都應(yīng)該完善或建立屬于自己的人事檔案，只有把歷史資料和現(xiàn)有資料相結(jié)合才能真實完整的反應(yīng)一個人的資歷，發(fā)揮人事檔案對人力資源的重要作用。人事檔案管理人員每天面對大量的信息、數(shù)據(jù)和表格，必須認(rèn)真仔細(xì)核對、收集、整理，最后完善每一個員工的人事檔案。因此，人事檔案管理人員應(yīng)以為公司服務(wù)為基本宗旨，重視人事檔案的收集、整理過程，加強對人事檔案的管理，嚴(yán)格要求自己，才能更好的完成本職工作。

（二）完善人事檔案管理制度，充實人事檔案管理依據(jù)

俗話說：“無規(guī)矩不成方圓”，一個企業(yè)如果沒有系統(tǒng)的人事檔案管理制度，人事檔案管理就缺失了準(zhǔn)則，工作將無法順利進(jìn)行。人事檔案管理制度是完成人事檔案管理工作的重要依據(jù)，也是人事檔案管理人員的工作標(biāo)準(zhǔn)。在人事檔案管理工作中，大量基礎(chǔ)性工作都是零碎的，如何使這些工作變成有序的、讓分散的東西統(tǒng)一起來，這就需要制定符合公司實際情況的人事檔案管理制度，明確檔案歸檔方法、檔案歸檔要求、檔案查借閱手續(xù)、檔案檢查管理辦法等，讓日常人事檔案管理工作提升到制度層面中來。人事檔案制度的完善使檔案管理人員有章可循，做到及時、整理規(guī)范、轉(zhuǎn)遞清楚、查借閱手續(xù)齊全，還可以避免人事檔案材料丟失、泄密、涂改、造假等一系列現(xiàn)象的出現(xiàn)，確保每一個公司員工的人事檔案內(nèi)容齊全、規(guī)范。

（三）以收集鑒別、歸納總結(jié)等方法建立人事檔案管理基礎(chǔ)

人事檔案的收集整理。人事檔案材料眾多，如個人履歷、自傳、鑒定材料、考核材料、學(xué)歷技術(shù)職務(wù)材料、整理審查材料等，檔案管理人員應(yīng)熟知人事檔案材料的主要內(nèi)容，并根據(jù)資料屬性分類整理，將同一類型材料裝訂在一起，并做好目錄，方便查找和使用。

人事檔案的審核。主要的審核應(yīng)由人事檔案管理人員的直接領(lǐng)導(dǎo)參與負(fù)責(zé)，首先應(yīng)審核新收檔案的完整性，與交接單相對應(yīng)，嚴(yán)審是否有內(nèi)容的缺失，若有，應(yīng)及時登記并與交接人對接缺失原因。其次應(yīng)審核已接收資料整理是否規(guī)范，是否做到賬目與實物相符，是否及時更新檔案內(nèi)容，組卷方式是否合理，內(nèi)容是否真實，確保檔案的真實性和完整性。

人事檔案日常管理。企業(yè)應(yīng)建立人事檔案查借閱登記簿，列明查借閱日期、查借閱原由、查借閱人、歸還日期，嚴(yán)格辦理查借閱手續(xù)，確保檔案的安全。在檔案轉(zhuǎn)遞上，要明確做到按規(guī)定辦理，做到各人帶檔不轉(zhuǎn)，沒有調(diào)檔函不轉(zhuǎn)，接收單位不明不轉(zhuǎn)，避免人事檔案流失現(xiàn)象的出現(xiàn)。

二、以現(xiàn)代化為媒介，促進(jìn)人事檔案的管理

現(xiàn)今社會，隨著科技的進(jìn)步，人事檔案管理軟件也如雨后春筍般出現(xiàn)，大中型企業(yè)的發(fā)展速度日益加快，尤其是勞動密集型企業(yè)，人員眾多，人事檔案管理軟件不僅可以滿足企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，更能滿足大量人員調(diào)動需求。管理軟件具有手工表格無法比擬的優(yōu)勢，大量人員信息可以建成人才數(shù)據(jù)庫，使用者只需將人事檔案資料的更新到軟件上，查找方便，各部門之間設(shè)置好權(quán)限還可以實現(xiàn)資源共享。在程序上設(shè)定好類別、權(quán)限、檔案調(diào)入調(diào)出的管理，方便快捷。

三、加強人事檔案對企業(yè)發(fā)展的作用

（一）為企業(yè)選人用人提供依據(jù)

企業(yè)在錄用、選拔、調(diào)動員工時，首先要對員工的基本信息進(jìn)行考察、比較，如果不能熟知員工的各項信息，就不能確定這些人員是否滿足公司所提供的崗位要求?，F(xiàn)在有些企業(yè)的個別崗位都對從業(yè)人員是否有類似的工作經(jīng)驗有明確要求，而真實、準(zhǔn)確的人事檔案則為企業(yè)提供了重要的決策依據(jù)和參考。

（二）為企業(yè)的績效、考核提供依據(jù)

員工的績效、考核很大程度上都是和獎金、薪資掛鉤的，企業(yè)應(yīng)給予員工怎樣的薪資待遇，員工為企業(yè)產(chǎn)生多少效益，這些都要以員工個人的工作成績?yōu)橐罁?jù)，也就是說，在人事檔案中員工的日常考核結(jié)果、員工在一年中所獲得的各種獎懲經(jīng)歷等都是人力資源管理部門對員工的業(yè)績、素質(zhì)、能力等綜合分析的依據(jù)，也是職務(wù)晉升和聘用、職稱評聘、資格考察、選派人才掛職鍛煉、任期考核等等的依據(jù)。

（三）為員工的職業(yè)發(fā)展提供依據(jù)

人事檔案伴隨著員工個人的職業(yè)生涯，對員工個人具有同樣重要的意義。一個人從學(xué)校走進(jìn)工作崗位，不僅是他人生的重要轉(zhuǎn)變，也是未來將會有何發(fā)展的開端。隨著工作年限的增長，員工個人的職位晉升、職稱評定、工作調(diào)動等都離不開人事檔案。人事檔案還是員工辭退、退休、離職之后，劃定工作年限的重要依據(jù)。

（四）是一種企業(yè)文化的體現(xiàn)

企業(yè)文化與人事檔案都是企業(yè)以人為本的一種體現(xiàn)。決定企業(yè)文化核心體系最關(guān)鍵的是員工，一個員工有怎樣的精神風(fēng)貌和文化作風(fēng)都體現(xiàn)出一個企業(yè)文化內(nèi)涵，要了解企業(yè)文化的形成和歷史，可以通過這個企業(yè)中不同歷史階段的員工構(gòu)成反映出來。在企業(yè)發(fā)展中，文化與人事檔案管理在積極影響、共同體現(xiàn)著企業(yè)的價值觀。人事檔案是員工乃至一個群體價值體系的基礎(chǔ)，也是企業(yè)誠信文化建設(shè)的基礎(chǔ)和根本。

在當(dāng)今社會快速發(fā)展的大環(huán)境下，企業(yè)要想謀求科學(xué)發(fā)展與輝煌業(yè)績相結(jié)合，企業(yè)管理在各方面都應(yīng)細(xì)致入微，正視人事檔案的重要作用和自身的管理缺陷，揚自身發(fā)展之所長，發(fā)現(xiàn)和改變發(fā)展之所短，謙虛認(rèn)真的學(xué)習(xí)其他企業(yè)發(fā)展的先進(jìn)經(jīng)驗，跟上時代發(fā)展的步調(diào)。