淺談醫(yī)院人事檔案管理工作

陳玉婷 秦 宇

（兵器工業(yè)衛(wèi)生研究所 陜西 西安 710065）

淺談醫(yī)院人事檔案管理工作

陳玉婷 秦 宇

（兵器工業(yè)衛(wèi)生研究所 陜西 西安 710065）

醫(yī)院人事檔案管理是一項專業(yè)性、政治性、機密性很強的工作，是醫(yī)院職工個人經歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現、工作實績的記載，它為醫(yī)院改革中各級領導班子建設提供各類人才信息和用人依據，是醫(yī)院發(fā)掘人才、培養(yǎng)人才、選拔干部和干部晉升等工作的信息來源，為工資制度改革，醫(yī)院各類專業(yè)技術人員的職稱評定和醫(yī)院職工享受各類福利待遇提供依據。在人事制度改革日益深化的形勢下，醫(yī)院人事檔案部門如何適應醫(yī)療改革的要求，加強干部人事檔案管理，提高檔案的自身價值，以服務于醫(yī)院的各項工作，具有重要意義。

醫(yī)院；人事檔案管理；措施

一、現階段醫(yī)院人事檔案管理中的問題

（一）管理思想陳舊，檔案意識不強

有些人事管理人員存在重醫(yī)療質量提高和醫(yī)院的業(yè)務發(fā)展，強調行政后勤為臨床一線服務，而忽視行政后勤工作對醫(yī)院發(fā)展的潛在影響，這種現象一直制約著人事檔案的業(yè)務建設和有效利用。管理人員認為只要“守好攤”，干部人事檔案不丟失，能應付外調、查檔就行，沒有樹立起開發(fā)利用檔案信息、主動為醫(yī)院各項管理服務，為領導提供系統性材料和決策依據的意識。在日常的檔案管理工作中，由于對人事檔案意識的欠缺，致使一些不按要求去處理和完成人事檔案材料的現象常有發(fā)生，在收集材料的過程中事不關己、拖拉、敷衍了事等現象時有發(fā)生，造成許多檔案材料收集不全面、不規(guī)范。

（二）檔案管理方式和手段相對落后

人事檔案材料需要專人管理，單獨存放。我院雖能夠做到人事檔案單獨存放，但由于人事管理人員上編制不足，檔案管理人員都是兼管的，是非專業(yè)人員管理。在檔案管理手段上，因為沒有專門的檔案管理軟件，管理人員還一直采取手工操作，管理技術落后，致使人事檔案材料不能及時歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況，也制約了我院人事檔案管理工作的質量。

（三）檔案材料不規(guī)范

醫(yī)院人事檔案材料絕非一人一時所形成，而是在不同時間經不同部門不同渠道匯集到人事檔案管理部門的，因而材料的不規(guī)范現象多有發(fā)生。（1）材料分類不規(guī)范：大部分管理檔案的人員雖然知道人事檔案要分十類進行保存，但在分類上把握不準，隨意性很大，影響了“人事檔案分類的統一性”，也給人事檔案的查閱利用帶來了不便；（2）一些檔案工作者不了解檔案材料管理中的一些具體要求，在檔案書寫、紙張、內容上出現不規(guī)范現象；（3）有些材料由于歷史的緣故，出現破損、陳舊，人事干部應當及時的給予修復和粘貼。然而由于人手和時間上的原因被忽略，因而出現了人事檔案材料中一些材料陳舊雜亂的情況；（4）一些檔案材料填寫隨意，內容前后不一，在整理檔案過程中會發(fā)現，少數人的材料有幾種不同的出生年月，甚至還出現了假身份、假學歷現象；（5）材料書寫內容為不按檔案書寫要求而使用圓珠筆或純藍墨水等書寫的。這些都嚴重的影響了人事檔案的嚴肅性和準確性，為以后的人事管理帶來了潛在的破壞。

（四）檔案人員業(yè)務水平不高

人事檔案管理是一項細碎繁雜的工作。但由于各種原因，檔案管理人員平時進修學習的機會不夠，缺乏系統的檔案知識培訓，或者檔案人員平時不注意加強專業(yè)知識的學習和更新，基礎知識差，相關學科知識貧乏，又或者檔案管理人員專業(yè)知識缺乏或無暇顧及，以致檔案管理未能到位，也有許多檔案管理人員的管理水平只停留在經驗上，使檔案管理的水平落后于時代發(fā)展要求，缺乏創(chuàng)新和活力。

二、醫(yī)院人事檔案管理工作改進措施

（一）加強對人事檔案管理的認識

人才是潛在的生產力，一旦發(fā)揮作用，就能為醫(yī)院乃至社會創(chuàng)造效益。隨著人事制度改革的不斷深化，干部檔案除了滿足工資制度改革、干部工齡認定等一般性日常管理外，對醫(yī)院公正、客觀地培養(yǎng)和使用干部，合理開發(fā)人力資源提供了重要依據。因此，人事檔案是重要的信息資源，醫(yī)院應重視人事檔案管理工作，改變傳統的檔案保管觀念，樹立對人事檔案信息開發(fā)利用、為醫(yī)院發(fā)展服務的新觀念。

（二）建立健全檔案管理制度

醫(yī)院要制定并貫徹執(zhí)行醫(yī)院干部人事檔案管理辦法，建立健全相關檔案管理制度。在鑒定審核材料時，嚴格把好“人口關”，對不符合要求的材料退回重辦；準確分類；按序編排；編目清楚；裝訂整齊，以確保醫(yī)院人事檔案的安全和完整。將檔案材料的規(guī)范化、收集析及時性等作為個人年度考核、升職、評先等條件之一，以提高歸檔工作的質量和效率。

（三）加大投入，加強人事檔案管理的現代手段

醫(yī)院應盡快購置人事檔案管理的信息軟件，錄入人事檔案信息，建立和完善人事檔案信息數據庫，及時更新，運用電腦處理人事檔案管理的日常工作，實現檔案信息傳遞自動化，保證人事檔案信息的時效性、真實性和準確性，以便檢索、查詢、信息統計分析及開發(fā)利用。

（四）提高檔案管理人員的素質

新形勢下要提高檔案管理的水平，必須提高檔案人員的專業(yè)技術水平，培養(yǎng)具有“創(chuàng)造性、復合型、協作型”多素質人才。（1）檔案人員要有良好的敬業(yè)精神，努力學習、掌握檔案管理工作的新知識、新技術，了解醫(yī)院檔案管理現代化的具體內容，以適應醫(yī)院建設和發(fā)展的需要。（2）醫(yī)院要將檔案人員的培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，提高檔案人員的工作素養(yǎng)。

人事檔案是反映個人經歷、德才能績、工作表現的真實歷史記錄，人事檔案因其真實性、原始性和較強的機密性以及無可質疑的證據作用備受重視和信賴，是考察、了解人才的重要手段，是科學使用人才的重要參考依據。就醫(yī)院人事檔案而言，醫(yī)院人事檔案管理是為醫(yī)院人力資源管理和利用創(chuàng)造條件、提供相關人事數據和信息支持的重要活動，在醫(yī)院人才開發(fā)中起到了人才“信息庫”和“資政院”的重要作用。在醫(yī)院人事檔案管理工作中，增強檔案管理意識，更新人事檔案管理的服務理念，改進人事檔案管理方法，加快人事檔案工作信息化建設，提高人事檔案管理人員索質，對醫(yī)院合理配置人員、開發(fā)人才資源，促進醫(yī)院快速發(fā)展起著重要作用。