解析信息時代檔案管理的創(chuàng)新方法

畢偉娟

（國網(wǎng)西安市閻良區(qū)供電分公司 陜西 西安 710089）

解析信息時代檔案管理的創(chuàng)新方法

畢偉娟

（國網(wǎng)西安市閻良區(qū)供電分公司 陜西 西安 710089）

信息時代背景條件下，信息傳播的方式多種多樣，檔案管理工作迎來了新的機遇和挑戰(zhàn)。人們需要清洗的意識到信息時代檔案管理的重要性，并發(fā)揮創(chuàng)造性思維促進檔案管理工作的創(chuàng)新，本文將針對信息時代檔案管理的創(chuàng)新方法進行簡要分析。

信息時代；檔案管理；創(chuàng)新

檔案是我國機關、企事業(yè)單位、團體或者個人用來記錄學習、工作、生活的文字影像等表現(xiàn)形式的材料，是社會信息資源的匯總，可見檔案管理工作的重要性。在信息時代，科學技術為檔案管理工作帶來了更大的機遇，讓檔案管理手段更加多樣化，但同時也帶來了挑戰(zhàn)。探討創(chuàng)新有效的檔案管理方法是相關工作人員需要不斷探討的重大課題。

一、創(chuàng)新檔案管理工作理念，提高檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)

思想觀念的創(chuàng)新能夠促進工作上的進步，因此為了保證檔案管理工作能夠跟得上時代的發(fā)展，檔案管理工作的創(chuàng)新必須要從理念的創(chuàng)新入手。在創(chuàng)新的檔案管理理念的引導下，采取科學有效的檔案管理手段，突破封閉、后端的管理環(huán)境，采用創(chuàng)新的管理理念，豐富檔案管理的內(nèi)容，鼓勵在檔案管理中不斷創(chuàng)新，保證檔案管理在信息化時代背景下能充分發(fā)揮其效用。檔案管理工作不能再墨守成規(guī)，反之要不斷產(chǎn)生新的管理創(chuàng)意，讓檔案管理工作進入新的層次，從而能滿足時代發(fā)展的要求。信息化時代背景下，檔案管理的創(chuàng)新沒有可供借鑒和學習的歷史經(jīng)驗，檔案管理工作人員必須要以開放的思想，新穎的理念進行檔案管理工作，促進檔案管理的創(chuàng)新。

首先，檔案管理工作人員要具備良好的職業(yè)道德，愛崗敬業(yè)，具備管理的責任感，這樣在日常工作中，他們才會更愿意積極思考管理的新手段，提出創(chuàng)新的意見或者建議，從而促進檔案管理工作的創(chuàng)新。其次，檔案管理工作人員要有豐富的知識涵養(yǎng)，密切關注經(jīng)濟和社會的發(fā)展，這樣才能對檔案管理工作有更高層次的理解，明確分析時代對檔案管理工作的新要求，從而在工作中不斷提出創(chuàng)新的理念，創(chuàng)新檔案管理的手段。最后，檔案管理工作人員還要具備創(chuàng)新性思維。檔案管理工作人員絕對不能固守成規(guī)，堅持使用守舊的管理方法，不注重采用創(chuàng)新的思維解決問題。

二、創(chuàng)新檔案管理體制

檔案信息管理的重要方式是集中統(tǒng)一管理，信息化時代下，檔案管理工作在信息技術的支持下能夠有創(chuàng)新性的進展。然而，信息時代檔案管理的創(chuàng)新仍然處于探索階段，檔案管理體制仍然存在著諸多問題繼續(xù)解決，例如檔案信息管理集中度不夠，檔案查詢過于繁瑣。這主要是由于我國的檔案信息系統(tǒng)建設比較分散，各個省市、各個機構都擁有自己的檔案管理系統(tǒng)，要查詢社會個人的檔案信息可能要通過多個檔案管理系統(tǒng)查詢。因此，信息時代檔案管理的創(chuàng)新必須要創(chuàng)新檔案管理體制，提倡所有機構、單位的檔案信息要納入集中統(tǒng)一的信息管理系統(tǒng)，并制定科學化、規(guī)范化的檔案使用制度和流程。

三、檔案管理服務手段的創(chuàng)新

在信息化時代背景下，檔案管理必須要體現(xiàn)其服務性特點，從某些方面來講，為群眾服務是新時代檔案管理理念上的創(chuàng)新，也是檔案管理工作的重要內(nèi)容之一。因此，檔案管理必須樹立為群眾服務的管理理念，不斷創(chuàng)新服務手段，推動檔案管理的創(chuàng)新。

首先，實現(xiàn)檔案信息的自動化收集與上傳。信息時代，檔案信息的收集、錄入和上傳是檔案管理工作中至關重要的工作環(huán)節(jié)。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理不同，檔案管理工作人員只需要通過對電子信息的編輯、下載、上傳就能實現(xiàn)檔案管理。然而如果檔案管理工作人員出現(xiàn)人工的失誤，就會影響檔案信息的準確性，同時檔案信息的修改也無法確保時效性。因此，在這種條件下，必須要創(chuàng)新管理模式，充分利用信息技術，使用網(wǎng)頁、計算機程序來實現(xiàn)檔案信息的自動收集、上傳、自動匹配編輯等，這樣就能確保檔案信息能夠?qū)崟r上傳、修改和歸檔。

其次，提供檔案在線查詢、使用服務?？茖W技術的發(fā)展給人們的工作、學習和生活帶來了新的變動，人們對信息的時效性和便捷性越來越重視。傳統(tǒng)檔案管理中，人們必須要到相關機構、單位去查詢或調(diào)動相關檔案信息，很大程度上浪費了人們的時間，同時也浪費了檔案管理人員的人力。因此，檔案管理必須創(chuàng)新服務手段，建設檔案信息數(shù)據(jù)庫，充分利用網(wǎng)絡信息平臺，開放檔案信息查詢端口，讓人們通過客戶端或者網(wǎng)絡就能查詢到自己需要的信息。

四、檔案管理服務內(nèi)容的創(chuàng)新

信息化時代下，人們對檔案信息的查詢需求增加。此外，為了保障自身利益，維護個人的權益，人們迫切希望了解社會、經(jīng)濟發(fā)展的現(xiàn)狀，國家新政策，從而能夠順應時代發(fā)展的潮流。因此，在新時代背景條件下，檔案管理可以創(chuàng)新服務內(nèi)容，擴展信息服務領域。信息化時代，檔案管理部門可以擴大服務范圍，把檔案信息開放給政府機構、企事業(yè)單位和個人，這就需要檔案管理人員深入了解檔案資料的價值，采用科學有效的方法管理檔案，為人們提供更豐富的信息。在實際操作中，可以在網(wǎng)絡上建立檔案貼吧、論壇等，為人們服務。這樣不僅可以為檔案管理工作增添趣味性，還能從群眾中了解檔案管理工作存在的不足以及需要改進的地方，在人們意見的引導下促進檔案管理工作的創(chuàng)新。

五、結語

信息時代檔案管理的創(chuàng)新首先要樹立創(chuàng)新的管理理念，提高工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，同時創(chuàng)新現(xiàn)有的檔案管理體制，不斷創(chuàng)新檔案管理的服務手段和服務內(nèi)容。信息時代的檔案管理創(chuàng)新仍然還處于探索階段，相關部門必須要充分利用科學信息技術來促進檔案管理工作的進行，從而為社會群體或者個體提供必要的信息資料，做到與時俱進。

[1]徐曉琴.信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新[J].科技廣場.2009(2)

[2]屈希陽.淺析信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].勞動保障世界.2012(20)