基于整合的事業(yè)單位檔案信息資源共享模式研究

蔣屹立

（湖南省教育科學(xué)研究院 湖南 長沙 410005）

基于整合的事業(yè)單位檔案信息資源共享模式研究

蔣屹立

（湖南省教育科學(xué)研究院 湖南 長沙 410005）

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)深刻影響了人類生活的每個領(lǐng)域。檔案承載著人類活動的大量信息，是非常重要的社會公共信息資源。本文從檔案整合管理和檔案信息資源共享概述入手，指出存在的問題，并提出了進行基于整合的事業(yè)單位檔案信息資源共享模式構(gòu)建的措施。

整合；事業(yè)單位；檔案信息；資源共享；模式構(gòu)建

在當(dāng)前激烈的國際競爭態(tài)勢下，信息成為一種重要的戰(zhàn)略資源。檔案在因為其特有的保密性、歷史性和社會性在所有信息資源中占有重要的地位。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，人們對檔案信息的需求也在不斷加大，面對這種趨勢就需要建立一種完善的檔案信息資源共享模式。

1.檔案整合管理和檔案信息資源共享概述

1.1 檔案整合管理

整合是指將某個系統(tǒng)或者系統(tǒng)中的若干組件進行聯(lián)結(jié)，形成一個統(tǒng)一整體的過程。站在管理的視角，整合就是進行創(chuàng)造性融合的過程，整合不代表簡單地將組件進行拼湊，而是經(jīng)過優(yōu)化、選擇和搭配的過程，使組件之間形成一個互補、匹配的統(tǒng)一整體。整合管理屬于一種全新的管理理念，采用整合性的管理理念和管理方法，具有高科技時代的企業(yè)特點，對企業(yè)和單位中的技術(shù)、管理和組織進行統(tǒng)一的集成研究，使單位或者企業(yè)能夠適應(yīng)時代發(fā)展的需求，最大程度地促進經(jīng)濟迅速發(fā)展。檔案是指人們在生產(chǎn)實踐或者管理活動中對相關(guān)事項進行的記錄，它對人類社會的生存和發(fā)展具有重要的影響。同時它也是一個國家和民族珍貴的記憶財富。檔案管理工作的本質(zhì)就是管理和開發(fā)檔案的信息資源，使之能夠為社會服務(wù)活動進行相應(yīng)的工作。在檔案管理的過程中應(yīng)該體現(xiàn)出多樣性和創(chuàng)造性，努力提升自身的管理水平，為社會主義建設(shè)作出更大的貢獻。

隨著信息化進程的加快，如何更好的進行檔案管理成為人們所重點關(guān)注的內(nèi)容。構(gòu)建良好檔案系統(tǒng)的基礎(chǔ)首先是對檔案信息系統(tǒng)的內(nèi)涵、特征和相應(yīng)的功能有初步的認識和理解，只有在此基礎(chǔ)上才能對檔案信息的整合起到良好的促進作用，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，人們對于檔案信息的利用和搜集效率都提出了較高的要求，許多檔案質(zhì)量控制理論相繼提出。檔案集成管理首先應(yīng)該對傳統(tǒng)的檔案信息系統(tǒng)進行優(yōu)化整合，使各個要素之間形成互補的關(guān)系，形成一種新的管理模式，這就是檔案的整合管理[1]。

檔案整合管理具有以下四個方面的特點：第一，非線性相干性。檔案整合管理具有整合管理的內(nèi)在特征，那就是非線性相干性。主要表現(xiàn)在對檔案進行管理的各個環(huán)節(jié)不是純粹的疊加整合，各個要素之間存在相互的制約；檔案的集成組件也是非對稱的，不是簡單的對稱性排列，各自具有不同的側(cè)重點。第二，和諧有序性。和諧有序性主要是指在檔案的管理系統(tǒng)中，管理手段、技術(shù)支持和管理主體之間是一種互補優(yōu)化的關(guān)系，在管理過程中具有許多智能的軟性要素，可以為它們的結(jié)合提供便利條件，促進整體和諧有序的進行。第三，基于知識平臺的整合管理。檔案整合管理具有基于知識平臺的特點，知識管理可以對管理的過程進行優(yōu)化和延伸，完善管理手段，保證經(jīng)濟的可持續(xù)發(fā)展。檔案整合管理屬于知識管理的類型，可以運用科學(xué)的管理方法進行不同層次的知識整合。第四，動態(tài)開放性。檔案管理的動態(tài)開放性是指在檔案整合管理的過程中是開放的，管理系統(tǒng)可以隨著外界的變化而產(chǎn)生變化，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，外界各種資源的流動情況越來越復(fù)雜，處于動態(tài)開放的環(huán)境中。檔案整合管理只有順應(yīng)環(huán)境的變化不斷作出適當(dāng)調(diào)整，才能使管理系統(tǒng)實現(xiàn)科學(xué)合理的運行。

1.2 檔案信息資源

檔案是對相關(guān)事項進行的有價值的記錄，記載著人類的各種實踐活動，內(nèi)容涉及多種方面，在整個文獻信息家族中占有重要的地位，檔案信息不僅可以依附于傳統(tǒng)的載體，而且還還能依附于其他的載體。在信息時代中，檔案只有實行共享，才能得到一定的開發(fā)和利用。檔案信息資源共享實質(zhì)上是以網(wǎng)絡(luò)為工具的，主要的目的是為了向公眾提供較為合理的信息服務(wù)。并利用高科技手段，將檔案信息進行加工和整合，建立網(wǎng)絡(luò)檔案信息中心。通過網(wǎng)絡(luò)傳輸系統(tǒng)，加強對檔案的信息管理。檔案資源共享主要有以下四個特點：第一原始記錄性，檔案是一種對人類生產(chǎn)生活的體現(xiàn)方式，不是通過刻意的對信息進行加工和搜集，因此具有較強的原始性，這也是不同于其他信息的重要特征，在社會信息系統(tǒng)中也是具有鮮明的特性；第二歷史性，檔案中的信息反映的已經(jīng)發(fā)生的社會活動，記錄的是具有事實性的歷史事件，具有較強的回溯性，不僅展現(xiàn)了人類特有的智慧，而且還是人類寶貴的財富。信息具有時效性，因此需要檔案人對信息進行及時的采集、加工和處理，從中提取出對人類有現(xiàn)實性的價值信息，提高檔案信息的開發(fā)水平；第三社會性，檔案是記錄人類生產(chǎn)生活的，因此具有一定的社會性，主要體現(xiàn)在檔案的形成者和內(nèi)容具有廣泛性，另外，檔案具有重要的歷史價值，對多種領(lǐng)域的研究具有重要的參考價值，具有較強的社會基礎(chǔ)，可以產(chǎn)生較強的社會效益；第四分散性，檔案具有較強的分散性，主要原因是檔案具有多種類型，而且層次也有高低之分，檔案人具有不同的記錄檔案風(fēng)格，因此在檔案內(nèi)容上也具有廣泛性和分散性，有的檔案記錄不完全，在時間或者空間上被分散成多個部分[2]。隨著檔案數(shù)量的逐漸增多，檔案的質(zhì)量會有所下降，導(dǎo)致其中會融入價值比較小的檔案信息，增加了檔案資源的分散性。

2.事業(yè)單位信息資源共享具有的相關(guān)問題

2.1 檔案信息資源共享意識較差

我國檔案信息資源共享方面存在較大的問題，主要原因是檔案人的思想意識比較封閉，不利于信息資源共享工作的開展，而且大多數(shù)的檔案館都是自成一體，相互獨立，嚴重阻礙了檔案資源共享活動的開展。許多單位對檔案的信息資源共享意識比較差，不利于檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)工作，沒有推動檔案信息資源共享的動力機制，對檔案資源信息推動的過程中沒有形成深刻的認識，不能達到信息化的要求，因此就需要每個檔案部門從傳統(tǒng)的思想桎梏中解脫出來，認識到信息化進程對檔案資源管理的重要作用，增強整體的意識。

2.2 檔案信息資源共享手段落后

實現(xiàn)檔案資源的充分共享需要建立便捷的信息查詢系統(tǒng)，但是在我國檔案資源信息整合的過程中，沒有對檢索方面進行充分的認識。造成了比如檢索入口少、檢索范圍窄的問題。據(jù)有關(guān)調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，我國的檔案檢索網(wǎng)站沒有形成科學(xué)的檢索方式，導(dǎo)致檢索結(jié)果過于簡單。檔案信息資源的采集和加工工作也過于簡單，缺少系統(tǒng)的信息檢索平臺支持。另外檢索的軟件過于落后，不能對檔案信息進行系統(tǒng)的分類，影響用戶的檢索效率。檔案資源數(shù)字化的程度也比較低，雖然我國的數(shù)字技術(shù)發(fā)展取得了一定的進步，但是與西方發(fā)達國家相比仍然存在較大的差距，這與社會大眾對檔案信息需求量的增加產(chǎn)生了矛盾。

2.3 檔案信息資源共享機制落后

事業(yè)單位的檔案信息要想實現(xiàn)資源的共享就需要進行技術(shù)的提升，數(shù)字化是影響檔案信息資源共享的重要因素，目前我國對這方面缺少相應(yīng)的管理標準和技術(shù)規(guī)范。由于檔案信息的保密性、內(nèi)向性等特點，進行檔案信息資源共享的過程中會牽涉到信息安全的問題，因此就需要進行高度的重視，只有這樣才能平衡保密和共享之間的關(guān)系?？梢圆扇∫韵聝煞N措施進行制約：第一，要對檔案管理人員進行相應(yīng)的檔案信息保密和安全教育，并且要根據(jù)單位的具體特征制定切實可行的信息保密制度，提高全體職員的檔案信息安全意識；第二，在保證信息資源安全的前提下，進行檔案信息資源的共享和交流，建立科學(xué)合理的信息資源共享機制，為人類生產(chǎn)和生活提供較多的檔案資源，為社會提供重要的研究價值。

3.基于整合的事業(yè)單位檔案信息資源共享的模式構(gòu)建

3.1 完善事業(yè)單位檔案信息資源共享網(wǎng)絡(luò)平臺

檔案信息資源共享網(wǎng)絡(luò)平臺是通過外在網(wǎng)站的形式進行共享，在內(nèi)部的后臺具有相關(guān)檔案信息資源數(shù)據(jù)，可以通過檢索的方式瀏覽和查閱相關(guān)的檔案信息。加強檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)主要可以從以下兩個方面進行：首先，利用數(shù)據(jù)專線連接各個檔案館，建立統(tǒng)一集成的數(shù)據(jù)內(nèi)網(wǎng)，通過內(nèi)網(wǎng)可以對檔案信息進行整理和上傳，便于查閱網(wǎng)站上的信息等，同時這種專線的形式也更為安全。還可以通過互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)進行各個檔案館信息的共享連接，設(shè)置特定IP的終端才可以訪問核心檔案的相關(guān)信息，或者建立口令或者密碼的訪問形式。這種形式運行成本較低，但是存在一定的安全風(fēng)險；其次，建立事業(yè)單位檔案信息資源共享網(wǎng)站，通過這種網(wǎng)站與數(shù)據(jù)庫進行連接，還可以在網(wǎng)站中增加通信、留言和檢索的相應(yīng)模塊[3]。

3.2 建立事業(yè)單位檔案信息資源共享區(qū)域總模式

事業(yè)單位檔案信息資源共享區(qū)域總模式是指單位的決策者制定檔案信息資源整合的總項目，并將該項目分配給單位中的各個職能部門，由各個職能部門進行資源信息數(shù)據(jù)的整合后在檔案管理網(wǎng)站上進行開設(shè)，提供相關(guān)的信息查詢界面供使用者進行利用。在這個過程中可以通過單位檔案的內(nèi)網(wǎng)進行相應(yīng)的數(shù)據(jù)資源查找，還可以將審核過的檔案資源放置在網(wǎng)絡(luò)平臺中，為公眾提供查閱。進行事業(yè)單位檔案信息資源調(diào)查過程中，對各個檔案館進行充分調(diào)查分析的基礎(chǔ)上，及時掌握館藏資源情況，了解檔案信息的利用情況，然后向總部門進行匯報。還要根據(jù)檔案的使用需求，明確事業(yè)單位檔案信息資源共享的相關(guān)事項，建立相應(yīng)的共享策略。綜合不同檔案館的資源利用情況，建立統(tǒng)一集成的檔案信息資源共享策略，保證每個檔案館的資源信息都能夠得到充分的利用。按照相關(guān)的數(shù)據(jù)格式，確定每個檔案館所要上報的數(shù)據(jù)類型，建立統(tǒng)一集成的數(shù)據(jù)庫。建立良好的檔案信息資源檢索入口，方便單位進行網(wǎng)上信息檢索。部分檔案信息還可以對公眾開放，利用互聯(lián)網(wǎng)提供統(tǒng)一的檢索工具。

3.3 建立事業(yè)單位檔案信息資源共享區(qū)域分模塊

目前，各事業(yè)單位檔案館也都建立了屬于自己的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，可以利用相關(guān)的數(shù)據(jù)檢索軟件進行檔案信息資源的檢索工作。根據(jù)這種情況，筆者認為可以在單位的內(nèi)網(wǎng)中建立相應(yīng)的檔案信息查閱網(wǎng)站，完善網(wǎng)絡(luò)信息共享平臺，提供相應(yīng)的信息資源查詢服務(wù)。這種模式雖然簡單，但是可以有效避免數(shù)據(jù)整合的步驟。

4.總結(jié)

綜上所述，如何實現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息資源共享成為學(xué)術(shù)界普遍關(guān)注的焦點。本文對整合管理的思想和理念運用到事業(yè)單位檔案信息資源共享中，并對其概念、特點和檔案信息資源的類型進行了深入的分析探索。詳細分析了目前我國事業(yè)單位在檔案信息資源共享方面存在的主要問題，提出了基于管理的事業(yè)單位檔案信息資源共享模式的構(gòu)建策略。結(jié)論主要有以下幾個方面：第一，檔案整合管理采用的是現(xiàn)代科技信息手段，將傳統(tǒng)檔案信息資源組件進行優(yōu)化整合，形成統(tǒng)一協(xié)調(diào)的整體。第二，檔案信息資源共享體現(xiàn)了現(xiàn)代管理體制，以網(wǎng)絡(luò)作為管理的工具，主要的目的是通過開發(fā)檔案信息資源為公眾提供良好的信息服務(wù)。第三，雖然我國事業(yè)單位的檔案信息資源共享模式已經(jīng)取得了較大的發(fā)展，但是資源共享的意識還是比較薄弱，內(nèi)容較為單一，還需要得到進一步的完善。第四，檔案整合管理順應(yīng)了檔案數(shù)字化發(fā)展的需求，可以最大程度地滿足人們對檔案信息的要求，為了優(yōu)化事業(yè)單位的檔案信息管理可以將檔案資源區(qū)域共享分為總、分兩種模式。最大限度地開發(fā)檔案資源信息，促進檔案信息資源共享的發(fā)展。

[1]王宏亮.檔案信息資源共享機制建設(shè)中存在的問題及相應(yīng)對策[J].赤子，2012，（7）:155.

[2]柯琳.檔案信息資源共享研究述評[J].檔案管理，2006，（1）:28-30.

[3]丁莉.檔案信息資源共享的基礎(chǔ)與發(fā)展現(xiàn)狀分析[J].蘭臺世界，2008，（18）:23-24.

課題名稱：本文系湖南省教育科學(xué)研究院2013度課題“基于整合的檔案信息資源共享模式研究”的成果

蔣屹立，男，1970年，民族：漢族，籍貫：湖南省漣源市人，學(xué)歷：本科