淺談更新管理理念實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)化管理

周憲民

（雞東縣電視臺(tái) 黑龍江 雞西 158200）

淺談更新管理理念實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)化管理

周憲民

（雞東縣電視臺(tái) 黑龍江 雞西 158200）

隨著各項(xiàng)制度的改革，人事制度改革也日益深入。人事檔案管理工作如何主動(dòng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，更新人事檔案管理的內(nèi)容、范圍，檔案收集的方式、方法以及人事檔案服務(wù)的對(duì)象等，是我們?nèi)耸聶n案管理者需要面對(duì)和認(rèn)真思考的問(wèn)題?，F(xiàn)就人事檔案管理現(xiàn)狀、存在的問(wèn)題和解決辦法進(jìn)行分析。

管理理念；檔案；科學(xué)化

隨著各項(xiàng)制度的改革，人事制度改革也日益深入。人事檔案管理工作如何主動(dòng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，更新人事檔案管理的內(nèi)容、范圍，檔案收集的方式、方法以及人事檔案服務(wù)的對(duì)象等，是我們?nèi)耸聶n案管理者需要面對(duì)和認(rèn)真思考的問(wèn)題。現(xiàn)就人事檔案管理現(xiàn)狀、存在的問(wèn)題和解決辦法進(jìn)行分析。

一、人事檔案現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

（一）對(duì)檔案的重視程度不夠。長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)一部分人包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄寫(xiě)、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。這表明一些人對(duì)檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，這種輕視檔案工作的思想已無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。

農(nóng)村養(yǎng)老事業(yè)發(fā)展需要有一定的社會(huì)基礎(chǔ)——一個(gè)讓群眾具有“獲得感”或“滿足感”的社會(huì)。福利是具有普遍性的社會(huì)事業(yè)，應(yīng)該惠及不同職業(yè)、不同區(qū)域的社會(huì)群體。著名經(jīng)濟(jì)學(xué)家雅諾什·科爾奈認(rèn)為“福利要幫助受苦的人、困境中的人和處于劣勢(shì)地位的人”。[12]福利社會(huì)運(yùn)行的一般規(guī)律是惠及全體公民。農(nóng)業(yè)勞動(dòng)者享有平等的退休權(quán)構(gòu)成完整的退休福利權(quán)制度，缺乏農(nóng)業(yè)勞動(dòng)者退休權(quán)意味著社會(huì)在勞動(dòng)領(lǐng)域存在差別待遇，必然導(dǎo)致農(nóng)業(yè)勞動(dòng)者在“獲得感”普遍提升的社會(huì)實(shí)際獲得的不足。

（二）人事檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密，重視不夠。檔案管理人員大多不是專職的，所以在離崗或調(diào)動(dòng)工作時(shí)，移交檔案、手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導(dǎo)致檔案數(shù)量、材料等問(wèn)題責(zé)任不明、界限不清。甚至有人認(rèn)為，檔案交接只是一串鑰匙的問(wèn)題，使得人事檔案交接工作前后脫節(jié)，出現(xiàn)人事檔案管理硬件設(shè)施不完善、檔案管理人員培訓(xùn)不到位等現(xiàn)象。

慢性蕁麻疹指病程大于等于6周的蕁麻疹,由于其病因繁多,各個(gè)年齡段均可發(fā)病,且尚無(wú)特效根治藥物,導(dǎo)致患者大多只在發(fā)病時(shí)重視對(duì)其的治療,而忽略了平日的預(yù)防與保健。有研究表明[3],藥物、病毒感染等因素可引起蕁麻疹外,不健康的生活方式以及情緒因素也為蕁麻疹可能的病因。此外,既往研究顯示[4],對(duì)于藥物副作用的恐懼、以及對(duì)于蕁麻疹治療效果的失望也是引起患者依從性降低的因素。

（一）嚴(yán)格按程序交接。人事檔案交接是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密、責(zé)任重大的工作，應(yīng)按程序辦理。檔案交接手續(xù)：一是對(duì)所保管的檔案進(jìn)行一次全面清理，做到賬務(wù)相符；二是對(duì)借出的檔案要及時(shí)催還，整理好借據(jù)，并在借據(jù)上注明原因及催還情況；三是對(duì)未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序后及時(shí)歸檔；四是按檔案移交要求進(jìn)行移交，并在交接手續(xù)上注明交接時(shí)間、地點(diǎn)和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務(wù)及移交清冊(cè)、頁(yè)數(shù)等，還應(yīng)在移交文件上簽字蓋章，要做到對(duì)交接工作負(fù)責(zé)。

（三）健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來(lái)的規(guī)章制度必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。第二，簡(jiǎn)明實(shí)用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡(jiǎn)便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，堅(jiān)持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對(duì)象和執(zhí)行者。第四，堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門(mén)既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門(mén)，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門(mén)。在規(guī)章制度的執(zhí)行過(guò)程中，要做到有功必賞、有過(guò)必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

二、人事檔案管理對(duì)策及思考

人事檔案是對(duì)個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作實(shí)際等內(nèi)容的真實(shí)記載和反映，所以，只有加強(qiáng)人事檔案的管理，充分發(fā)揮其利用價(jià)值，才能更好地為黨組織、人事部門(mén)提供工作參考，為人民服務(wù)。針對(duì)以上存在的問(wèn)題，就干部人事檔案管理工作提出以下幾點(diǎn)思考及對(duì)策。

（三）管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分工作人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管理要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。而且大多數(shù)檔案管理人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足。一些歸檔的材料還不夠真實(shí)準(zhǔn)確，歸檔材料未能及時(shí)、準(zhǔn)確地得到補(bǔ)充，使存檔的材料不能真實(shí)地反映本人現(xiàn)實(shí)情況，導(dǎo)致人事檔案的不完整。

（二）強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，嚴(yán)格檔案管理程序。強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識(shí)，完善檔案管理硬件設(shè)備，增加檔案庫(kù)房，購(gòu)買空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架和電腦。引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，建立人事檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)。檔案管理是人事管理工作的重要環(huán)節(jié)，與工資福利、職稱評(píng)聘等個(gè)人利益息息相關(guān)，因此應(yīng)提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，提高工作主動(dòng)性，從根本上確保人事檔案材料準(zhǔn)確完備、及時(shí)歸檔。此外，還應(yīng)建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集齊全完整、內(nèi)容真實(shí)可靠。

（四）檔案管理人員對(duì)人事檔案重要性認(rèn)識(shí)不足。認(rèn)為只要有一份好工作就行了，檔案可有可無(wú)。對(duì)個(gè)人檔案采取忽視的態(tài)度，有些人連自己的人事檔案在哪里都不清楚，甚至有人認(rèn)為自己的檔案不應(yīng)在本人所屬的單位，而由本人保管；有些應(yīng)該歸檔的材料不能及時(shí)交檔案管理人員存檔。這些思想和觀念必然導(dǎo)致人事檔案材料不全或缺失。

據(jù)大量實(shí)踐表明，水輪發(fā)電機(jī)組振動(dòng)故障出現(xiàn)的原因基本有三種，即機(jī)械振動(dòng)、水力振動(dòng)以及電磁振動(dòng)。這就使得機(jī)組振動(dòng)機(jī)理十分復(fù)雜，可能是機(jī)械、水力以及電磁中其中一種引起的振動(dòng)，也可能是三者相互作用引起的。再加上大型水輪發(fā)電機(jī)組結(jié)構(gòu)尺寸較大，機(jī)組系統(tǒng)是耦合的龐大體系，具有一定的非線性。

（四）提高人民群眾對(duì)檔案材料重要性的認(rèn)識(shí)。一是加大宣傳力度，提高對(duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)，做好咨詢服務(wù)工作，利用多種渠道向群眾宣傳有關(guān)人事檔案的管理知識(shí)，使其認(rèn)識(shí)到，人事檔案并不是可有可無(wú)的，它對(duì)本人今后工作有著重要的影響。二是加強(qiáng)對(duì)人事檔案的規(guī)范化管理，做到檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個(gè)環(huán)節(jié)科學(xué)規(guī)范。三是加強(qiáng)收集工作，完善檔案內(nèi)容，及時(shí)補(bǔ)充檔案缺失材料，提高檔案的利用價(jià)值。

總之，要使檔案工作有新的進(jìn)展和突破，就要抓住當(dāng)前有利時(shí)機(jī)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)、不斷改革創(chuàng)新，沖破原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，才能適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展，并為實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。