分館制通借通還制度、運(yùn)行模式和常見問題解決

王小科

（甘肅省河西學(xué)院圖書館 甘肅 張掖 734000）

分館制通借通還制度、運(yùn)行模式和常見問題解決

王小科

（甘肅省河西學(xué)院圖書館 甘肅 張掖 734000）

伴隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們的文化需求也不斷提高，一些圖書館現(xiàn)有的館舍不能滿藏書的需求，建立分館的現(xiàn)象普遍出現(xiàn)。尤其是在高校，分館的出現(xiàn)如雨后春筍一般。為了解決讀者的借閱和還書問題，人們開發(fā)出了通借通還的管理系統(tǒng)，但是在實(shí)際操作中還存在諸多問題，本人就實(shí)際遇到的一些問題進(jìn)行討論。

分館制；通借通還；圖書館

一、通借通還的概念

所謂通借通還，就是隨著圖書館的規(guī)模越來越大，現(xiàn)有的館舍不能滿足藏書的需要，建立分館和異地閱覽室的現(xiàn)象比較普遍，這就給讀者的借閱和還書帶來不便。需要有設(shè)計(jì)適合讀者借還習(xí)慣的管理系統(tǒng)，又要保證實(shí)物文獻(xiàn)的正常傳遞。

通借通還與館際互借不同，通借通還是在同一系統(tǒng)和數(shù)據(jù)資源下建立的功能，應(yīng)用程序的界面可直接登錄到服務(wù)器端的數(shù)據(jù)庫內(nèi)。而館際互借不在同一系統(tǒng)和數(shù)據(jù)資源內(nèi)，需要根據(jù)ISO10160/10161館際互借協(xié)議來開放接口，所以通借通還的設(shè)計(jì)要復(fù)雜得多。

二、系統(tǒng)困難

通借通還具體內(nèi)容是指讀者在除本館以外的分館或本地分館以外的主館和分館，進(jìn)行預(yù)約借書和還書能夠?qū)崿F(xiàn)。目前許多圖書館是采用系統(tǒng)外登記和手工搬運(yùn)的辦法來開展的，在實(shí)際的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)中，還缺少這方面的功能。為了減少圖書館工作人員的工作量，所以首要解決的問題，就是電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的問題。一套完整的，系統(tǒng)內(nèi)的管理系統(tǒng)應(yīng)該滿足一下幾點(diǎn)要求：

異地館、室通過該系統(tǒng)界面（瀏覽器端）能夠?qū)z索到的“在庫可借”圖書進(jìn)行預(yù)借，由工作人員將所預(yù)借的圖書取出，送達(dá)到指定地，預(yù)借讀者在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)到指定地取書。

該系統(tǒng)界面（客戶端）能夠?qū)Ξ惖刈x者在就近館、室進(jìn)行還書，作為預(yù)還；也可直接到原書館藏室還書，作為實(shí)還。

保留所有“預(yù)借”“、預(yù)還”“、預(yù)借實(shí)還”等操作信息，統(tǒng)計(jì)這些操作的記錄。

工作人員的參數(shù)和權(quán)限設(shè)置。

三、流通過程中在問題

與傳統(tǒng)的圖書館借書一樣，分館制通借通還流程中所涉及的元素?zé)o非也是“借書”、“還書”、“讀者”三個(gè)要素。下面讓我們來梳理一下這三個(gè)流程中出現(xiàn)的問題。

（一）借書

1.在通借通還制中經(jīng)常出現(xiàn)的問題就是在分館借不到本館的圖書，因?yàn)楸攫^的讀者可以在還書的時(shí)候續(xù)借該圖書。為了避免這種情況，我們可以引入“遠(yuǎn)程預(yù)借”的機(jī)制。在公共檢索模塊（客戶端和瀏覽器端）里，對(duì)檢索出的書目信息，顯示流通信息時(shí)，按圖書狀態(tài)（如在庫可借、借出、庫本等）分類處理，這樣圖書處在“藏書部門”的“借出”狀態(tài)下可進(jìn)行預(yù)約，即實(shí)現(xiàn)分庫預(yù)約，“在庫可借”狀態(tài)下增加一項(xiàng)可進(jìn)行“遠(yuǎn)程預(yù)借”。也就是說該本圖書在借出的狀態(tài)下，讀者執(zhí)行遠(yuǎn)程預(yù)借并確認(rèn)后，出現(xiàn)提示信息（遠(yuǎn)程預(yù)借成功、記錄預(yù)借費(fèi)率、何時(shí)何地取書），進(jìn)一步由讀者通過預(yù)選項(xiàng)，選擇異地館、室名和規(guī)定的日期取書，書目流通信息庫中的流通狀態(tài)應(yīng)改變?yōu)橐粋€(gè)新增狀態(tài)：遠(yuǎn)程預(yù)借。

這樣就避免分館的讀者一直不能借到圖書，本館的讀者在還書的時(shí)候就不能續(xù)借，而該書將會(huì)運(yùn)送到分館，在約定的時(shí)間內(nèi)，分館的讀者就可以來取走。

2.資源的浪費(fèi)問題。由于實(shí)物文獻(xiàn)在配送的流程中，圖書滯留限制了被其他讀者的借出，增加了運(yùn)輸成本。為了解決這個(gè)問題，我們可以引入“記錄預(yù)借費(fèi)率”，通過模版按天設(shè)置，讀者選定天數(shù)后自動(dòng)累加，并記錄到罰款項(xiàng)中，也可防止讀者隨意進(jìn)行預(yù)借操作，慎重選擇。一些圖書館不采用罰款的措施，但是也可以借用這種方法，通過時(shí)間來進(jìn)行懲罰，比如說這次超過的時(shí)間，在下次借書當(dāng)中相應(yīng)進(jìn)行減少。

3.同種圖書的處理：本地館書庫中有同種圖書在庫可借時(shí)，應(yīng)拒絕讓讀者進(jìn)行遠(yuǎn)程預(yù)借外地館的圖書；這是為了降低成本和防止資源的盲目消耗，這項(xiàng)規(guī)定是供各館選擇使用。直接通過該種書館藏部門圖書狀態(tài)來判斷本地館是否有在庫可借，如果有則應(yīng)該在系統(tǒng)中顯示“請(qǐng)直接到本館來借”，強(qiáng)制要求讀者在本館借書。

4.流通中的混亂問題。因?yàn)橥ń柰ㄟ€，涉及到兩個(gè)館藏圖書之前的流通問題，如果沒有處理好，則會(huì)造成兩個(gè)圖書館圖書的混亂。我認(rèn)為在流通管理中，應(yīng)該增加一個(gè)“預(yù)借管理”。圖書館工作人員檢索出已經(jīng)被遠(yuǎn)程預(yù)借的圖書，根據(jù)顯示的圖書信息去尋找該本圖書，如果找不到該本書，應(yīng)取消該本圖書的預(yù)借信息，并將該本圖書做懷疑遺失處理，并且及時(shí)通知讀者。如果找到這本書，將讀者遠(yuǎn)程預(yù)借的圖書轉(zhuǎn)移到一個(gè)“書目預(yù)借交換”表中，其狀態(tài)標(biāo)識(shí)為“預(yù)借在庫”，同時(shí)公共檢索上有遠(yuǎn)程預(yù)借信息的通知窗口，讓讀者了解到自己遠(yuǎn)程借閱的信息。配送圖書的人員到各個(gè)流通臺(tái)根據(jù)這個(gè)窗口的所顯示的書目、部門、時(shí)間、送達(dá)地等信息，核對(duì)取到書目的數(shù)量，轉(zhuǎn)移到該配送人員操作身份下，正確后送書到分館、室后，分館、室人員核對(duì)正確后，再將該批書轉(zhuǎn)移到自己館、室成為“預(yù)借在庫”，只能由該室人員進(jìn)行借書處理。這里要說明的是，該書的實(shí)際館藏地是不發(fā)生改變的，否則整個(gè)館藏將亂套了。

（二）還書

1.分館、室還書：在還書過程中，如果是本地館的圖書，就直接還書成功；如果是遠(yuǎn)程館的圖書，應(yīng)到指定的具有該部門特殊權(quán)限（特定的工作人員用戶）的流通臺(tái)進(jìn)行還書，沒有特殊權(quán)限的工作人員不能還書。而且還書時(shí)要提示該本圖書是哪一個(gè)館藏部門的，或者在統(tǒng)一進(jìn)行核對(duì)時(shí)顯示館藏部門信息，以便將遠(yuǎn)程館的圖書按部門進(jìn)行整理。還書成功后，書目流通信息庫中圖書狀態(tài)應(yīng)變?yōu)椤斑h(yuǎn)程在庫”，書目預(yù)借交換表中圖書狀態(tài)應(yīng)改為“預(yù)還在庫”。配送人員將已還的遠(yuǎn)程館圖書核對(duì)送回遠(yuǎn)程館，按已分好的典藏部門送到各流通臺(tái)。各流通臺(tái)再對(duì)該書進(jìn)行一次性或分次還書處理，處理過后，書目流通信息庫中圖書狀態(tài)變?yōu)椤霸趲炜山琛?，書目預(yù)借交換表中刪除該記錄。

2.遠(yuǎn)程預(yù)借的圖書到分館后無讀者來借的處理：由于遠(yuǎn)程預(yù)借的圖書送到本地館后成為“預(yù)借在庫”的狀態(tài)，如果在規(guī)定的日期內(nèi)無讀者來取，那么工作人員應(yīng)該將圖書狀態(tài)改為“預(yù)還在庫”，使配送人員可以將該書退還館藏部門。送還后各流通臺(tái)進(jìn)行還書處理，處理過后書目流通信息庫中圖書狀態(tài)變?yōu)椤霸趲炜山琛保瑫款A(yù)借交換表中刪除該記錄。

3.預(yù)還在庫與遠(yuǎn)程在庫的區(qū)別：分別記錄是工作人員進(jìn)行的退回圖書，還是讀者進(jìn)行的還書，不同的操作應(yīng)該使用不同的記錄狀態(tài)。

4.異地分館通過遠(yuǎn)程借閱的圖書帶到館藏部門來還的處理：直接在該書的館藏部門的流通臺(tái)前進(jìn)行還書處理，處理過后書目流通信息庫中圖書狀態(tài)變?yōu)椤霸趲炜山琛?，書目預(yù)借交換表中刪除該記錄。

（三）讀者

1.館舍的分布與服務(wù)的區(qū)域讀者有關(guān)，對(duì)讀者來說，可以到任何主館、分館的部、室進(jìn)行借還圖書的操作；對(duì)系統(tǒng)來說，就需要進(jìn)行各種判斷，限制讀者進(jìn)行不正常的操作。

2.讀者的身份：讀者入館辦證時(shí)就要設(shè)計(jì)本地館的代碼，對(duì)異地館、室來講也有自己的分館代碼；通過給讀者的辦證代碼，來確認(rèn)讀者的身份是否符合通借通還操作。

3.本地館的讀者不可以預(yù)借本地館的圖書：本地館的讀者如果進(jìn)行了遠(yuǎn)程預(yù)借的操作，可以通過辦證代碼來與藏書部門進(jìn)行判斷；是本地館讀者應(yīng)顯示信息“請(qǐng)直接到本館來借”，該操作失效并退出。

4.讀者群的變動(dòng)：由于新館、舊館的搬遷，造成讀者的服務(wù)區(qū)域發(fā)生變化，出現(xiàn)整批讀者群可能成為異地館的讀者，需要整批或分別改動(dòng)辦證代碼；對(duì)每個(gè)讀者在原本地館的借書，因辦證代碼改變后所顯示的借書信息，經(jīng)再次保存后應(yīng)該將每條借書信息插入到書目預(yù)借交換表中，該書信息變成為“預(yù)借借出”，這樣在還書時(shí)，書目預(yù)借交換表中圖書狀態(tài)才能改為“預(yù)還在庫”。

分管制通借通還的開展，使得各個(gè)分館的圖書資源成為一個(gè)有機(jī)的整體。滿足了讀者對(duì)其它分館圖書資源的利用需求的同時(shí)也能獲得較好的讀者滿意度?？缧^(qū)通借通還服務(wù)是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，在具體實(shí)施過程中難免存在一些這樣或那樣的問題。希望有分館的圖書館不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，多多交流，能夠探討出更為理想的通借通還服務(wù)模式。

1.郭文霞，高校多校區(qū)圖書館通借通還服務(wù)模式研究[J]，晉圖學(xué)刊，2007（3）.

2.支雅君，陳江洪，高校圖書館多校區(qū)間圖書流通管理模式思考[J]，內(nèi)蒙古農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2009（3）

3.張曉源，城市圖書館通借通還項(xiàng)目管理與體質(zhì)創(chuàng)新研究[J]，中國(guó)圖書館學(xué)報(bào)，2003（6）.