學校檔案管理的數(shù)字化網(wǎng)絡化創(chuàng)新發(fā)展

李劍峰

（中共揚州市委黨校 江蘇 揚州 225000）

學校檔案管理的數(shù)字化網(wǎng)絡化創(chuàng)新發(fā)展

李劍峰

（中共揚州市委黨校 江蘇 揚州 225000）

在部分檔案建設條件相對薄弱的學校，要實現(xiàn)檔案數(shù)字化網(wǎng)絡化的創(chuàng)新發(fā)展，必須與學校教學用電腦相配套，實現(xiàn)計算機資源共享；必須發(fā)動具有較高計算機技能的電腦教學人員，共同建立檔案數(shù)據(jù)庫；必須與校園網(wǎng)絡相鏈接，有效開展數(shù)字化檔案利用。

學校檔案；數(shù)字化；網(wǎng)絡化；創(chuàng)新發(fā)展

學校是一個數(shù)字化基礎設施相對較好、絕大部分人員年輕、思想比較活躍、文化層次和數(shù)字化信息水平相對較高、人員流動性比較大、對檔案信息的利用率比較大的特殊社會板塊。在學校開展檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡化運用，有著優(yōu)良的社會基礎和重要的特殊意義。雖然在一些條件優(yōu)越的高校，檔案的信息化和網(wǎng)絡化已經(jīng)有了長足的進展，但絕大部分學校檔案室仍然是一塊未開墾的處女地，與學校的數(shù)字化網(wǎng)絡化發(fā)展水平極不相稱。如何充分利用學校得天獨厚的有利條件開展檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡化，對學校檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡化建設具有啟迪和推進作用。

一、學校檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡化的現(xiàn)狀

學校檔案門類較多，除文書、人事、基建、會計、聲像檔案外，還有教學、學籍、科研成果等檔案。在檔案行政管理部門的指導下，絕大部分學校領導都比較重視，都建立的自己的檔案室，配各有專兼職檔案員，檔案都進行了規(guī)范整理。部分學校大部分為可對相關人員開放查閱的非機要保密檔案，服務對象廣泛，是建立兩個體系實行兩個轉(zhuǎn)化的重點領域。而且學校檔案利用率和實用性都比較高，特別是學籍檔案，在為畢業(yè)生就業(yè)就學報考、出國深造提供學歷證明等方面具有重要的依據(jù)和憑證作用，查閱利用者很多。在一些大的院校，每年都在1000人次以上。但由于大部分學籍檔案在形成制作過程中，因填制和書寫不規(guī)范或打印不清楚，造成字跡模糊，無法為師生和社會提供利用。檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡化在省級以上條件較好的高校有所發(fā)展，一些學校還利用自身優(yōu)勢研發(fā)了自己的檔案管理系統(tǒng)，并在各部門建立了局域網(wǎng)，可以在網(wǎng)上進行立卷歸檔，有的還進行了數(shù)字化全文掃描。但地州市級以下包括高校在內(nèi)的絕大部分的學校，檔案的歸檔整理和查閱利用仍然停留在手工操作的狀況。

導致這些狀況的原因，一是學校領導認為資金的投入應該放到教學上，只有把教學質(zhì)量搞上去，把生源數(shù)量搞上去，學校才能做大做強。檔案的投入不能產(chǎn)生經(jīng)濟效益，沒有數(shù)字化照樣查檔案。對手工傳統(tǒng)的檔案管理也是現(xiàn)狀，很難有資金投入，至于數(shù)字化和網(wǎng)絡化，在領導的思想意識中還沒有這個概念；二是一些學校經(jīng)濟效益也不是很好，資金本身有限；三是很多學校檔案員缺乏計算機基本技能、更沒有數(shù)字化網(wǎng)絡化知識和經(jīng)驗，因循守舊不積極主動爭取和創(chuàng)新發(fā)展。

要實現(xiàn)學校檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡化，除了針對以上來提高學校領導的檔案意識，增加檔案的投入資金，提高檔案員的素質(zhì)這些常規(guī)方法外，學校還可以從以下途徑，創(chuàng)造性地開展數(shù)字化和網(wǎng)絡化。

二、與教學設備相配套，解決學校檔案數(shù)字化設備

學校開展計算機技術教學和科研，已經(jīng)是很普遍的現(xiàn)象。在條件較好的小學，都設置有計算機或多媒體教室，而在條件較好的中等以上的學校，大部分部門都配備了計算機，條件更好的則組織了校園網(wǎng)絡。但是，很多這樣的學校的檔案室卻沒有配備一臺電腦。而這些沒有電腦的檔案室，就可以充分利用這些設備，進行資源共享，從事檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡化建設。數(shù)字化的設備，除了計算機，還需要有掃描儀，而一般學校因以計算機為教學重點很少購置。但用其作為數(shù)字化的重要工具對學生計算機技術的學習也還是很有必要的，而且其價格也不高，如果建議學校購買應該是沒有問題的。共享這些設備資源的辦法，首先是向?qū)W校領導提出共享方案，與教學部門達成協(xié)作共識，在把檔案數(shù)字化的數(shù)據(jù)庫建立在教學用的主機或服務器上，檔案室可配備一臺低造價的終端。如果這還辦不到，則可與教學用電腦分時段使用，檔案室可在沒有教學任務的時候由檔案員上機使用。也可把檔案的數(shù)字化與教學內(nèi)容結(jié)合到一起，在進行數(shù)字化教學的同時，也巧妙地利用了教學設備對檔案進行數(shù)字化。

三、與教學對象相結(jié)合，發(fā)動師生動手建立檔案數(shù)據(jù)庫

在一般學校，檔案員并不是專職而是兼職人員，除了檔案工作還有其他很多工作，而學校檔案數(shù)字化的任務比較大，僅靠檔案員是很難完成的；其次絕大部分檔案員不具備電腦技術，開展數(shù)字化和網(wǎng)絡化有很大的困難。與此相反，擔任電腦教學任務的老師，都是具備較高計算機技能水平的人員，他不僅可以當作檔案數(shù)字化網(wǎng)絡化的指導老師，在教學任務不太緊張的情況下，還可以親自動手參與檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡化。更重要的是，他還可以指導學生，來在課堂或課外建立包括自己的檔案在內(nèi)的數(shù)字化檔案，形成一個數(shù)字化檔案制作的強大隊伍。以解決學校檔案數(shù)字化巨量工程的人員投入問題。在具體的數(shù)字化過程中，我們可以根據(jù)“利用為本，常用先上”的思路，首先在檔案的年度上由近及遠地進行，從當年的檔案開始，然后向上推進；在內(nèi)容上首先對學校利用率最高的文書檔案、然后對利用率較高的教學檔案和學籍檔案、最后對利用率一般的教師檔案、基建檔案、會計檔案、聲像檔案進行目錄的錄入和全文掃描，對全部室藏檔案實行數(shù)字化，建成完整、系統(tǒng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫。

四、與校園網(wǎng)絡相鏈接，有效開展數(shù)字化檔案利用

在很多學校，已經(jīng)建立了從校園網(wǎng)絡到互聯(lián)網(wǎng)在內(nèi)的各種網(wǎng)絡平臺，學校的各種管理，也基本上實現(xiàn)了網(wǎng)絡化。師生們在網(wǎng)絡上建立論壇、博客、個人網(wǎng)頁、聊天交友，交流學習等各種信息，即便是在還沒有建立校園網(wǎng)絡的學校也是一樣，人們已經(jīng)利用互聯(lián)網(wǎng)建立起班級同學會，校友會，利用QQ等網(wǎng)絡工具進行無縫的信息交流，網(wǎng)絡生活已經(jīng)成為師生們特別是學生們的生活的一部分。這為數(shù)字化檔案信息的利用提供了得天獨厚的社會物質(zhì)和文化基礎。我們只須把數(shù)字化的檔案信息鏈接到學校網(wǎng)站、論壇等網(wǎng)絡相應頁面上，有條件的還可以制作出自己的網(wǎng)站或網(wǎng)頁，就可以實現(xiàn)學校數(shù)字化檔案的網(wǎng)絡化。

在進行檔案信息的鏈接時，首先注意區(qū)分好可以公開和不可以公開的檔案，注意做好機要檔案的保密工作，不要把不能公開的檔案鏈接到網(wǎng)上。部分檔案可只提供目錄，以要求查閱者持相關證件到檔案室查閱；然后要注意做好信息數(shù)據(jù)的安全工作。對數(shù)字化的檔案要利用硬盤、光盤等載體，對數(shù)據(jù)進行多套備份，并異地保管：建立好網(wǎng)絡的防火墻，防止黑客、木馬和病毒的入侵；再要注意設計好數(shù)字化檔案的瀏覽頁面，防止被人惡意增刪，修改，破壞了原始的真實性。最后要做好信息的及時更新，保證把最新的信息提供給者。

隨著檔案信息化建設的不斷深入。學校檔案以數(shù)字的形式采集、存儲、以高度有序的自動化方式進行管理已是必然趨勢。充分利用學校的條件和優(yōu)勢，進行學校檔案數(shù)字化建設，可以較快的步伐，實現(xiàn)檔案工作以手工管理向以計算機管理為主，以管理檔案實體為主向以管理檔案信息為主，以檔案存儲保管為主向提供利用、服務為主的轉(zhuǎn)變，為學校和社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的檔案數(shù)字化信息服務。