淺談檔案管理信息化建設

顏 彬

（牡丹江市青少年業(yè)余體校 黑龍江 牡丹江 157000）

淺談檔案管理信息化建設

顏 彬

（牡丹江市青少年業(yè)余體校 黑龍江 牡丹江 157000）

在信息化時代和市場經濟條件下，信息化建設的發(fā)展對包括檔案管理工作在內的各行業(yè)產生了強烈沖擊。檔案的利用范圍越來越大，檔案應用服務方式也在不斷創(chuàng)新。檔案管理信息化建設必須加快實現檔案管理信息資源的數字化、規(guī)范化、系統(tǒng)化、網絡化的進程。以社會和現代信息技術為基礎，以信息資源建設為核心，使用戶能夠充分利用檔案信息資源。本文闡述了檔案管理信息化建設的重要意義和主要任務。分析檔案管理信息化過程中應遵循的基本原則，并提出檔案管理信息化建設的幾項內容。

檔案管理；信息化；建設

一、檔案管理信息化建設的意義

檔案管理信息化是檔案事業(yè)適應時代和社會發(fā)展的必由之路。隨著現代信息技術的廣泛應用，檔案管理應達到現代化、科學化、規(guī)范化的要求。科學手段的不斷更新，檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用。運用現代化信息技術加強檔案信息資源的收集、整理、開發(fā)和利用。檔案管理信息化在加強檔案信息數字化管理的基礎上。已逐步向網絡化發(fā)展。通過網絡最大限度地開發(fā)和利用已開放檔案資源。檔案管理信息化建設對推動經濟和社會發(fā)展具有十分重要的意義。

二、檔案管理信息化建設的主要任務

首先，制定和實施檔案工作的標準和范圍，完善檔案信息化管理體制。滿足檔案工作現代化的需要。其次，以檔案信息資源建設為核心，全面提高檔案科技創(chuàng)新能力。擴大檔案信息資源開發(fā)利用，加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化進程。最后，以人為本，培養(yǎng)和造就大量掌握現代科學技術知識的復合型檔案人才。

三、檔案管理信息化建設的基本原則

1.規(guī)范建設原則。實現檔案信息化建設沒有標準、規(guī)范的約束是不行的。目前市場上的檔案管理軟件數量繁多，良莠不齊。嚴重影響了檔案信息化管理的健康發(fā)展。國家檔案局應根據檔案工作實際，制定全國檔案信息化的規(guī)范標準體系。規(guī)范使用符合國家檔案管理標準的標準化檔案管理軟件。只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)檔案數字化，數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現有序化、標準化和規(guī)范化。避免出現各自為政，互不兼容，重復建設等現象發(fā)生。

2.文檔一體化原則。文檔一體化是檔案信息化建設的前提。通過辦公自動化將公文處理與檔案管理相結合，充分利用文書處理過程中形成的數據信息。避免檔案部門的重復勞動。使文書工作中文件的收發(fā)、登記、運轉、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔、利用、統(tǒng)計形成一個有序整體。

3.確保安全原則。在檔案信息化進程向前推進的同時，也面臨著許多安全風險。因此，我們必須構筑檔案信息的安全保障體系，樹立檔案信息安全觀念，充分保證檔案信息的安全性。我們可以采取：構筑硬件安全防范體系；提高軟件安全性能；做好安全制度建設，提高管理人員信息安全素質。

四、檔案管理信息化建設的主要內容

1.信息資源建設。檔案信息資源建設是檔案管理信息化建設的基礎和核心。是以檔案資料紙質或機讀形式為主要對象，用計算機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工使之轉化為二次文獻信息供人們利用。在網絡的協(xié)助下，使文檔管理能實現網絡一體化。通過各種信息技術使檔案管理信息化得以實現。檔案信息是國民經濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一。它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設取得成功的關鍵。

2.基礎設施建設?；A設施建設包括檔案信息網絡系統(tǒng)建設和檔案數字化設備建設（數碼相機、掃描儀、打印機等）。它是檔案信息資源共享以及信息交換的基礎條件。數字化設備的使用，使得文檔一體化管理得以實現。這些奠定了檔案信息化管理的基礎。

3.應用系統(tǒng)建設。檔案信息的安全、利用、管理、收集等都屬于應用系統(tǒng)建設內容。它是檔案信息資源開發(fā)利用和檔案網絡建設的技術保障。推動了檔案管理與辦公自動化的同步發(fā)展。提高檔案管理軟件的技術和應用水平，保證檔案信息交換、實現檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。

4.標準規(guī)范建設。檔案信息化建必須遵循一定標準。標準建設無疑將作為檔案信息化建設的重要內容。我國檔案信息化建設總體上還處于初級發(fā)展階段，在信息標準化和規(guī)范化管理方面比較薄弱。加快推進檔案信息化法制建設，適時提出比較成熟的行政立法建設。完善檔案信息化標準體系。制訂檔案信息化標準，建立健全檔案信息化標準實施機制。

5.人才隊伍建設。加快檔案信息化建設步伐，人才是關鍵，人才在檔案信息化建設中始終處于主導地位。由于電子檔案管理信息內容的數字化、電子檔案信息的技術化、開發(fā)利用形式的多樣化，這樣就對檔案業(yè)務人員提出更高的要求。所以，必須加強檔案業(yè)務人員應用新技術、新設備、新方法的培訓，提高檔案人員掌握和管理現代化技術的技能。只有人才問題解決了才能滿足社會發(fā)展對檔案工作的需要，才符合檔案信息化建設的正確方向。

6.安全保障體系建設。在信息化過程中建立檔案信息安全保障體系，逐步完善檔案信息安全管理體制，確保檔案信息的安全，具有特別重要的意義。信息安全保障體系是保障信息“保密性、完整性、可用性、可控性、抗抵賴性”的具有預警、保護、檢測、響應和恢復能力的綜合行信息系統(tǒng)防護體系。目標在于實現檔案信息及管理系統(tǒng)的安全。

[1]楊會之，《檔案信息化建設導論》，中國檔案出版社，2001

[2]邱雨平，《試談檔案管理與信息化建設》，中國科技博覽，2009.35

[3]王建芳，《如何提高檔案信息自動化的應用水平》，河南：河南省檔案局，2009版