論高校學生檔案管理的科學化和規(guī)范化

黃程鵬

（東營職業(yè)學院辦公室 山東 東營 257091）

論高校學生檔案管理的科學化和規(guī)范化

黃程鵬

（東營職業(yè)學院辦公室 山東 東營 257091）

高校學生檔案在學生教育管理和畢業(yè)生就業(yè)方面發(fā)揮著重要作用，但隨著高等教育的快速發(fā)展，學生檔案的管理工作中存在的問題日益凸顯。本文以高校學生檔案管理的現(xiàn)狀為切入點，闡述了加強高校學生檔案管理工作的意義，總結其所面臨的諸多問題，并提出了加強高校學生檔案管理工作科學化規(guī)范化的改進措施。

高校學生檔案；管理；科學化；規(guī)范化

一、高校學生檔案的重要意義

學生檔案是高校檔案工作的重要組成部分，有著其他檔案不可比擬的地位和價值。隨著學生檔案工作的不斷演變，學生檔案已不僅僅是高等學校在招收學生、錄取登記、學籍管理等活動中直接形成的記載性材料，更是反映高校學生在校期間參與社會實踐活動、建立黨團組織關系及就業(yè)分配等情況的重要信息資源。加強學生檔案信息的利用和管理，對于促進教育教學改革、幫助學生就業(yè)以及實現(xiàn)學校整體管理目標都有著極其重要的意義。尤其從學生角度來看，高校對學生檔案管理工作的重視為莘莘學子對其檔案的查詢與利用提供了廣泛的途徑。而從當前檔案管藏的整體現(xiàn)狀及未來長久的管理目標來看，加強和改進高校學生檔案的管理既符合當前“以人為本”、“重視民生檔案”的價值理念，也有利于實現(xiàn)高校檔案館藏資源的集中統(tǒng)一管理，同時更是實現(xiàn)高校學生檔案管理體制科學化、規(guī)范化的重要途徑和保障。

二、高校學生檔案管理的現(xiàn)狀及所面臨的問題

作為新時期指導我國高校檔案工作管理的規(guī)范性文件——《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱辦法）終于在2008年8月由教育部以27號令形式出臺了，這對于全面提升高校檔案工作管理有著至關重要的意義。

以往的高校檔案比較注重黨群關系、行政人事關系、社科關系及財會類檔案材料的規(guī)范與管理，但對于作為高校的最廣泛主體的學生檔案的立檔、存檔工作卻沒有引起足夠的重視。新頒布的《辦法》在歸檔屬類中增設了“學生類”檔案，并詮釋了其主要內容。這是我國第一次將學生檔案作為獨立的基本類別向世人展示，此舉既適應了我國人事制度改革的需要，更是對傳統(tǒng)意義上的高校檔案管理模式的突破和挑戰(zhàn)。

縱觀各高校學生檔案管理的現(xiàn)狀，盡管新《辦法》已實施了六年多，但依然存在墨守成規(guī)、置之不問的現(xiàn)象，甚至有些地方在管理上還處于比較混亂的狀態(tài)?，F(xiàn)就高校學生檔案管理所面臨的諸多問題簡單的進行一下陳述。

（一）高校學生檔案管理無序，歸檔材料不齊

盡管新《辦法》已明確將學生檔案納入高校檔案工作的一部分，但到目前為止，國家相關部門并未提供可操作性的規(guī)定，致使各大高校在檔案管理部門和管理人員的分配上出現(xiàn)無序和缺乏。如有的高校將學生檔案歸招生辦或就業(yè)辦管理，有的將檔案歸各院校、系部自己管理，甚至有的直接將其放入檔案管理室即可。有時候即使檔管部門確定了，檔管人員也會由于其身兼數(shù)職的特殊身份，而缺乏相關培訓經(jīng)歷與專業(yè)檔管技能。孰不知在這種不受重視的高校檔案管理體制下，又豈能形成一套科學化、規(guī)范化的檔案管理制度和工作流程呢？不僅如此，高校在學生檔案的收集、整理方面也沒有統(tǒng)一的要求和標準，這勢必會造成歸檔材料的可用度不高和殘缺不齊的惡狀。

（二）高校學生檔案管理手段滯后、利用率低下

目前，大多數(shù)高校學生檔案屬于手工操作，管理模式尚未脫離原始狀態(tài)，檔管內容也多以紙質材料為載體，不但工作效率低下，手段滯后，同時也給檔案信息的開發(fā)利用帶來很大障礙。比如在招生錄取階段，許多高校新生檔案的收集整理工作需要投入眾多人力物力，工作量大且繁瑣，極易出現(xiàn)錯誤。尤其在畢業(yè)前后，正是高校生檔案轉遞、查詢的高峰階段，由于許多地區(qū)的高校尚無專業(yè)的檔案數(shù)據(jù)庫，校方無法為用人單位提供全面的學生檔案信息，甚至沒有明確的檔案查詢途徑，以致學生檔案的利用率極為低下。近年來，隨著網(wǎng)絡招生錄取工作的廣泛發(fā)展，產(chǎn)生了大量電子檔案，大大提高了學生檔案的管理水平及操作使用價值，于此同時也節(jié)約了大量的人力物力財力，實現(xiàn)了校方、企方與學生三者間的“互利共贏”。所以加速學生檔案管理工作現(xiàn)代化的步伐成為了高校擴招特別是實現(xiàn)就業(yè)渠道多元化的必經(jīng)之路。

（三）高校和師生對學生檔案管理均不夠重視

在現(xiàn)代教育體制下，一方面高校領導和教育工作者更注重的是教育教學及人才培養(yǎng)工作，對學生檔案管理體系建設的投入嚴重不足，而對于學生檔案的管理現(xiàn)狀也沒有引起足夠的認識，使整個高校的檔案管理工作處于無“專人”管理甚至“放任自流”的狀態(tài)。需要特別強調的是，目前仍存在“非專業(yè)”學生檔案管理人員在“非專業(yè)”的管理技術和環(huán)境下從事著“非專業(yè)”的管理行為，使得檔管工作處于淡漠輕視、消極被動、得過且過的惡性循環(huán)之中。另一方面，高校學生自身檔案意識淡薄，對個人的檔案不聞不問，甚至多年后都不知道其檔案置在何處，直到考研或參加工作后對方要求提供時才記起打電話查詢檔案去向。由于檔案自身的私密性、機要性和時間限制性，轉遞查詢若超越限制條件就會導致檔案資料查詢失效甚至遺失。故長期以來，高校學生檔案便經(jīng)歷了由最初的“亂檔”再到“死檔”，最終被淪為“空檔”的悲苦命運，而且這一現(xiàn)象還有進一步擴大的趨勢。

三、當前解決高校學生檔案管理工作的途徑和要求

針對當前我國高校學生檔案管理體制與制度混亂、專業(yè)管理人員缺乏、管理方式落后以及檔案不受重視的現(xiàn)狀，并達到學生檔案“檔如其人”的管理目標，就必須通過以下方式實現(xiàn)高校學生檔案管理工作的科學化、規(guī)范化。

（一）重視學生檔案管理，提高學生檔案意識

高校學生檔案管理是一項繁瑣而細致的工作，它是體現(xiàn)學生個人信息材料真實性、延續(xù)性、完整性的重要保證。所以要實現(xiàn)學生檔案工作的科學化、規(guī)范化管理，就必須先從思想上和制度上加以重視。國家相關部門應在《檔案法》指導之下，從學生檔管工作的現(xiàn)狀出發(fā)，進一步制定相關的實施細則，確保學生檔案管理工作有據(jù)可依。另外，高校應對全體師生進行《檔案法》相關內容的教育和培訓，多開展講座活動，加強個人檔案知識的宣傳力度，讓檔案管理人員和師生全面提高檔案意識，認真填寫、變更和備份關于檔案的每一項內容。而且，校方還要加強檔案管理部門與各系部之間的聯(lián)系，認真收集學生信息、拓寬材料范圍、充實檔案內容，杜絕歸檔材料泄漏，以保證檔案信息及相關材料的真實性、完整性、規(guī)范性。

（二）豐富檔管人員的管理知識、提高其管理技能

高校學生檔案的管理離不開檔案職能部門的科學化、規(guī)范化的管理機制與服務理念，更離不開檔案管理人員堅實的業(yè)務知識和專業(yè)技能。只有專業(yè)素質高、業(yè)務知識過硬、管理能力較強的管理隊伍，才能滿足學生檔案逐步社會化與信息化發(fā)展的要求。故此，高校應設立特別崗位聘用專職人員來管理學生檔案，加強對專職檔管人員的培訓，通過業(yè)務交流、進修等方式，積極為檔管人員提供學習和進修的機會，豐富其檔管理論基礎知識，熟練使用計算機等現(xiàn)代化檔案管理設備，以提高其管理學生檔案的整體水平和業(yè)務技能，為日后檔案的信息化、科學化管理提供扎實的技術支持。

（三）加強高校學生檔案工作薄弱環(huán)節(jié)的建設

目前，我國高校學生檔案管理工作還存在著諸多薄弱環(huán)節(jié)，如只管學生原始資料的讀入，不注重檔案信息的輸出和跟蹤記錄等，導致學生檔案資料缺乏統(tǒng)一性、連續(xù)性、完整性。故筆者認為，首先國家應重視和規(guī)范高考生電子檔案的信息和內容，透析學生的基本情況；加強考生原招生部門與入取院校間的檔案互聯(lián)性，將信息整理后統(tǒng)一移交專職的學生檔案管理部門，保證學生資料的真實性、統(tǒng)一性。其次，高校自身要制定具有可操作性的檔案管理制度，注重各院校、系部學生管理部門與檔案管理部門間的聯(lián)系與合作，保證學生信息的規(guī)范化；最后，加緊各院系輔導員對學生在校期間具體表現(xiàn)的跟蹤記錄，從細節(jié)上做好相關資料的收集、整理工作，保證學生檔案內容的真實化、連續(xù)化、完整化。只有這樣，才能從根本上加強高校學生檔案工作各部門間的合作性和關聯(lián)性，徹底解決各檔管工作環(huán)節(jié)薄弱化的問題。

總之，學生檔案管理是高校綜合發(fā)展與進步的一項不可或缺的工作，是學校對外展現(xiàn)綜合管理能力的重要平臺，也是校方與用人單位之間培養(yǎng)人才、傳遞人才和使用人才的可靠憑據(jù)。不言而喻，高校必須認真貫徹落實新《辦法》，進一步完善學生檔案管理工作，真正實現(xiàn)高校學生檔案的專業(yè)化、科學化、規(guī)范化管理目標，使學生檔管工作健康、穩(wěn)步的向前發(fā)展，以更好的發(fā)揮其服務社會的功能。

1.黃敏敏.如何發(fā)揮高校學生檔案管理的育人作用[J].科教導刊.2009.9（上）

2.李英.談高校學生檔案的作用[J].鎮(zhèn)江高專學報.2003年7月第16卷第3期

3.黃艷.基于高校學生檔案管理工作的幾點思考[J].湖北經(jīng)濟學院學報.2013.10（7）