淺談建筑工程檔案電子信息化的管理

付紅艷

（大慶建筑安裝集團有限責任公司 黑龍江 大慶 163000）

淺談建筑工程檔案電子信息化的管理

付紅艷

（大慶建筑安裝集團有限責任公司 黑龍江 大慶 163000）

信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，使得我國的建筑行業(yè)在技術(shù)水平上也更提升了一個層次。就現(xiàn)在而言，我國建筑行業(yè)的規(guī)模在不斷擴大，社會需求量也在不斷上升，正因為這樣，各種新技術(shù)和手段的應(yīng)用更是建筑業(yè)所需要的。現(xiàn)代化的管理下，建筑工程的管理也變得異常復(fù)雜和龐大，所以有必要進行引進電子信息化的管理。文章主要介紹了計算機技術(shù)在建筑工程的管理中的重要作用，詳細闡述了建筑工程目前檔案管理的現(xiàn)狀和特點，并給出了相應(yīng)的解決措施，為我國建筑行業(yè)信息化檔案管理提供些有價值的意見。

建筑工程；檔案管理；電子信息化

一、利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對建筑工程檔案管理的作用

1.通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將紙質(zhì)的文字材料轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)信息，不但可以減少材料的占有空間，而且也避免了材料數(shù)據(jù)的遺漏和丟失，同時數(shù)字化也容易管理和儲藏，極大地提高了工程檔案文件的系統(tǒng)性和管理有效性。

2.信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化使項目檔案文件材料歸檔與工程建設(shè)同步,使檔案部門的工作與生產(chǎn)建設(shè)銜接得更緊密,有效地幫助檔案部門工作人員有針對性地進行項目檔案文件材料的收集查詢工作,不至于勞而無功。

3.項目檔案文件材料的及時歸檔、系統(tǒng)歸檔為今后對其開發(fā)再利用奠定堅實的基礎(chǔ),使整體建筑科技檔案質(zhì)量大大提高。

4.通過計算機技術(shù)的應(yīng)用，可以減少大量的人力和物力，同時耗費的時間也比較短，一定程度上優(yōu)化了工程內(nèi)部的資源結(jié)構(gòu)。一項工程的項目實施比較復(fù)雜，設(shè)計的內(nèi)容也比較多，人員情況也很龐雜，所以，如果依靠傳統(tǒng)的統(tǒng)計方法進行檔案管理勢必造成工作量的增大，且由于畢竟是人為進行操作難免會有疏漏或者誤記等現(xiàn)象，造成數(shù)據(jù)資料不準確，反而給后期施工的設(shè)計方案帶來了極大地不便，而且花費成本也比較高。

5.檢索方便快捷。計算機檢索功能齊全,可以按工程委托號、試驗順序號、歸案時間、立卷時間、檔號、審核、校對、試驗人、工程名稱等檢索關(guān)鍵詞進行隨機查找。

二、工程建筑檔案的特點

建筑工程的檔案信息管理所包含的內(nèi)容比較復(fù)雜，也比較綜合，比如包括了項目施工的設(shè)計方案，各個項目的合同協(xié)議書，還有上級部門的具體審批文件，施工現(xiàn)場的環(huán)境以及地質(zhì)狀況等，當然也包括施工資料的數(shù)量和質(zhì)量情況以及購買的設(shè)備情況，具體到每個施工環(huán)節(jié)所用到的技術(shù)方法，遇到的各種施工情況等。這些也只是建筑工程檔案的一部分材料信息，還有一些必要的注意內(nèi)容，比如包括第三方的詳細信息情況和相關(guān)的最后竣工報告、試驗資料等。反正需要各方面的相互協(xié)調(diào)和配合才能順利完成檔案的整理和梳理。建筑工程資料的具體特點有以下幾點：

1.一次性：因建筑工程項目自開始到結(jié)束屬于一次性操作，故與之匹配的建筑工程檔案，也是自工程開始到竣工結(jié)束都只有一套；

2.確定性：建筑工程檔案將貫穿于建筑工程的整個過程，是建筑項目建設(shè)變化的見證，故建筑工程檔案具備真實性、完整性，明確地記錄著工程的情況；

3.實用性：建筑工程檔案能反映出工程建設(shè)的真實情況，具備保存及使用的價值。不但是項目后期的管理、維修和擴建的主要依據(jù)，而且也可作為同類型的項目建設(shè)參考的依據(jù)。

三、建筑工程檔案管理現(xiàn)狀分析

1.建筑工程檔案意識薄弱。目前建筑工程檔案管理中最常見的問題就是管理人員不能經(jīng)常建立檔案或者只是應(yīng)付差事，完全沒有建檔的習慣和認識。我們知道，在建筑工程施工當中，檔案的形成也主要經(jīng)過建設(shè)單位和施工單位以及電鍍單位等各個單位的各部門相互努力才能完成一個有體系、有條理，有具體統(tǒng)籌化的檔案信息管理。但是在實際操作中，部分工作人員缺乏這種意識和責任心，或者單位缺乏這樣的專業(yè)技術(shù)人員，不能及時完成信息資料的統(tǒng)籌，造成檔案在收集、整理和歸納安排上出現(xiàn)間歇性停止或中斷，以致信息數(shù)據(jù)的延誤不能及時填寫整理，最后的結(jié)果就是檔案信息資料不完整，信息有誤或者準確度和可靠性不高。由于建筑行業(yè)在這幾年有了很大的發(fā)展，不論在規(guī)模還是施工的難度、施工量上都比以往增加了好幾倍，這樣一來檔案管理的難度業(yè)逐漸增大，建立檔案的時間跨度也逐漸加長，再加上部分部門的敷衍態(tài)度和薄弱的建檔意識，使檔案信息的管理和建立只停留在表面數(shù)據(jù)的統(tǒng)計，即使這樣也不能完全保證數(shù)據(jù)的準確性和實效性。

2.建筑工程檔案管理細化不夠、自動化檢索水平低。建筑工程檔案的內(nèi)容和具體項目種類也隨著建筑工程在這幾年的變化中也不斷增加和多樣化，傳統(tǒng)的單一的模式早已退出了現(xiàn)階段的歷史舞臺，但是由于相關(guān)的管理人員缺乏這種管理意識，沒有改變原有的管理觀念和方式，在檔案的管理中分工不明細，不具體化，同時對新技術(shù)的掌握和熟練度不夠，造成在遇到問題時進行查找的難度也隨之增加。實際上，建立檔案就是為了方便，填補疏漏，可目前的建筑檔案的管理還沒有形成這也一個系統(tǒng)化的管理體系，不能夠?qū)崿F(xiàn)信息和資源的有效利用和共享，即使有了新技術(shù)也很難發(fā)揮它的實際效用。

四、建筑工程檔案信息化管理措施

1.加強宣傳力度，增強服務(wù)意識，從思想上給予重視。意識是行動的先導(dǎo)，要加大對建筑工程檔案信息化管理的宣傳力度，讓每一個檔案管理工作人員充分認識到建筑檔案管理的重要性；并強化檔案管理過程中的服務(wù)意識，提高工作人員對建筑工程檔案管理的積極性。

2.加強原始數(shù)據(jù)的采集與歸檔。要想做好建筑工程檔案信息化管理工作首先要做好檔案數(shù)據(jù)的收集工作，通過計算機計算機掃描儀以及其他數(shù)字化輸入設(shè)備，將工程建設(shè)中的相關(guān)圖紙、技術(shù)資料等轉(zhuǎn)化成為數(shù)字信息進行保存，之后將轉(zhuǎn)化成為數(shù)字化的信息通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及時準確的轉(zhuǎn)送到相關(guān)檔案部門，使其歸檔保存。

3.加強建筑工程檔案庫信息化管理的建設(shè)。為了使建筑工程檔案管理更加系統(tǒng)化，實現(xiàn)信息的有效共享，就必須加強建筑工程檔案庫的建設(shè)。改變過去檔案管理軟件通用性較差，技術(shù)條件存在差異，信息數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一等缺點。將需要進行歸檔的建筑工程資料依照統(tǒng)一的格式提交給同一檔案管理系統(tǒng)，提交之后由系統(tǒng)進行自動歸檔。

4.提高檔案管理工作人員的信息化業(yè)務(wù)能力。建筑工程檔案工作人員不僅要掌握豐富的檔案管理工作專業(yè)知識，扎實基本工作能力，還要能夠熟練的操作現(xiàn)代化和數(shù)字化的管理設(shè)備。在當前建筑工程檔案工作量不斷增加，建筑檔案工作人有時會由項目其他部門人員兼職。對兼職人員工作之前要進行適當?shù)呐嘤栆约翱己?，確保建筑工程檔案資料齊全完整。

五、結(jié)語

通過上文的綜合闡述，我們對建筑工程檔案管理的建立的重要性也有了一定的認識。建筑工程單位應(yīng)該給予相應(yīng)的重視，而且現(xiàn)在檔案管理也已經(jīng)開始應(yīng)用電子信息化管理的技術(shù)，這在很大程度上減輕了工作人員繁復(fù)的工作量，極大地簡化了管理的復(fù)雜程序，在數(shù)據(jù)的輸入、整理、分析綜合等過程中，電子信息化技術(shù)發(fā)揮了很重要的功能。所以要培養(yǎng)一批相關(guān)方面的技術(shù)人才，建立和健全檔案電子信息化管理體系，只有先進的技術(shù)加上高素質(zhì)的人才和全新的管理理念才能在整體上促進建筑行業(yè)的發(fā)展，尤其是在推動檔案管理系統(tǒng)的完善和進步這方面。

[1]李源.建筑安裝工程檔案信息化管理現(xiàn)狀分析與優(yōu)化控制[J].廣東科技，2013(07)