針對鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理問題的研究

趙繼軍

（依安縣紅星鄉(xiāng)政府 黑龍江 依安 161506）

針對鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理問題的研究

趙繼軍

（依安縣紅星鄉(xiāng)政府 黑龍江 依安 161506）

城鄉(xiāng)一體化進(jìn)程的不斷加快，鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)有了大幅度的發(fā)展，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作遇到了諸多的問題。本文就鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理存在的問題進(jìn)行了重點(diǎn)分析，并針對性的提出了相關(guān)的解決措施，旨在為鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作提出一些個性化的建議。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府；檔案管理；研究

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理存在的問題

1、檔案管理工作意識不強(qiáng)

由于我國檔案管理工作的起步較晚，發(fā)展速度較慢，領(lǐng)導(dǎo)階層將精力集中在經(jīng)濟(jì)建設(shè)方面，忽視了對檔案管理工作的重視，對檔案管理工作帶來的效益認(rèn)識不到位，主要體現(xiàn)在兩個方面:一是他們認(rèn)為鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府主要圍繞經(jīng)濟(jì)、社會保障等工作，檔案管理是鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府附帶工作，與主體工作的關(guān)系不大，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府只需負(fù)責(zé)配合上級檔案管理部門的工作，有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)甚至把檔案管理工作作為一種負(fù)擔(dān)，不予重視，應(yīng)付交差;二是他們把鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作等同于行政材料收集、整理和存放，是一項無需專業(yè)知識和技能的簡單工作，從而只需指定工作能力一般的員工負(fù)責(zé)即可，有些甚至沒有指派專人負(fù)責(zé)，而是采取臨時負(fù)責(zé)的形式。

2、檔案收集工作不到位

首先，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案管理人員對于檔案管理工作的重視不夠，對于檔案的收集和整理工作缺乏科學(xué)性和系統(tǒng)性，檔案存放雜亂無章，很容易出現(xiàn)丟失、亂擺亂放的現(xiàn)象，降低了檔案保存的完整性，同時也降低了檔案的利用率。其次，缺乏健全、完整的檔案管理制度，缺乏規(guī)章制度的約束和規(guī)范，很難保證檔案工作的合理化開展，從而造成檔案丟失、不完整現(xiàn)象的出現(xiàn)。第三，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府工作人員對于檔案管理存檔的意識不強(qiáng)，很多資料沒有及時交給檔案管理人員，對一些重要的會議記錄及資料沒有進(jìn)行完整的保存，久而久之造成資源的丟失，從而降低了鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。

3、檔案管理制度不健全

由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府主要職能是服務(wù)于地方經(jīng)濟(jì)，因此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理往往被認(rèn)為是處于次要地位的“后勤工作”，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府往往缺乏一套長期、規(guī)范的檔案管理制度，檔案管理往往具有很大的隨意性。一般表現(xiàn)為人員配備不齊，管理制度空白，獎懲機(jī)制缺失，檔案管理工作效率低下，即使部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)有相應(yīng)的檔案管理制度，但這些制度也更多地注重外部層面的指示和要求，忽視了對鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作的實際需求，從而降低了鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理的服務(wù)功能。

4、檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案管理人員一般是由黨政辦公室秘書兼任，或者為了應(yīng)付檢查而臨時指定的，不管是哪一類，他們都是兼職性質(zhì)的，他們的主要工作不是檔案管理，因此，在工作中普遍存在缺乏檔案管理專業(yè)知識，缺少檔案管理工作熱情，不熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的收集、歸類與整理等較為隨意。即使有部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理人員是專職的，一般情況下也是由年齡較大、文化技術(shù)水平較低的人員擔(dān)任，這部分人員一方面思想保守，對現(xiàn)代化的檔案管理模式無法適應(yīng)，另一方面，他們接受新理念、新技術(shù)的能力較弱，在工作中不能熟練地運(yùn)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段對鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案資料進(jìn)行加工、管理和查詢，從而制約了新的管理手段和技術(shù)在鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作中的推廣和普及。

二、加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的措施

1、加強(qiáng)檔案宣傳教育工作

加強(qiáng)檔案管理的宣傳教育工作，是提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案保存完整性的重要條件。組織政府工作人員學(xué)習(xí)相關(guān)的檔案法律、法規(guī)，使工作人員都能夠意識到檔案管理工作的重要意義，積極的配合檔案管理人員進(jìn)行日常的檔案收集、歸檔工作。搭建良好的交流平臺，使檔案管理人員之間進(jìn)行積極的溝通與交流，提高自身的業(yè)務(wù)水平和道德素養(yǎng)，提高檔案的利用率。另外，加強(qiáng)對群眾的宣傳教育工作，使廣大鄉(xiāng)鎮(zhèn)農(nóng)民意識到檔案在解決土地問題、農(nóng)民權(quán)益等方面有積極的作用，提高人民群眾對于檔案的認(rèn)識和重視程度，提高檔案保存的完整性。

2、做好檔案管理工作

首先，檔案管理人員要加強(qiáng)日常的風(fēng)險防范意識，確保檔案收集、存檔等環(huán)節(jié)的安全性，提高安全意識。第二，建立完善的檔案管理制度，規(guī)范檔案管理人員的日常工作行為，領(lǐng)導(dǎo)階層應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理工作的監(jiān)督檢查，指派專人進(jìn)行監(jiān)管，對借閱、歸檔等環(huán)節(jié)的手續(xù)進(jìn)行定期、不定期的檢查，堅決杜絕檔案丟失、損壞等現(xiàn)象的出現(xiàn)。三是，要加強(qiáng)日常內(nèi)部管理，確保檔案室安全。檔案室是檔案安全管理的重要陣地，要積極采取措施，安裝好防火、防盜設(shè)備，加強(qiáng)對消防和供水、供電線路的管理，確保檔案室安全。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員要對檔案的數(shù)量、質(zhì)量、霉變等情況經(jīng)常進(jìn)行抽樣檢查，把安全管理責(zé)任制落到實處，確保檔案絕對安全。四是，要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高綜合素質(zhì)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員要有過硬的政治素質(zhì)，嫻熟的業(yè)務(wù)技能和扎實的工作作風(fēng)。

3、提高檔案服務(wù)能力

檔案服務(wù)是檔案工作的重要目的。隨著經(jīng)濟(jì)和社會的快速發(fā)展，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案利用日趨社會化、多樣化、平民化，檔案的公眾服務(wù)面和服務(wù)需求日益凸顯。因此要不斷改進(jìn)檔案服務(wù)工作，提高服務(wù)能力，切實增強(qiáng)檔案為經(jīng)濟(jì)社會服務(wù)的功能。一是，要不斷明確服務(wù)方向。檔案管理人員要對檔案服務(wù)功能有更加全面的認(rèn)識，既要為黨委和政府服務(wù)，也要為農(nóng)村和農(nóng)民服務(wù)。要主動提供檔案信息，明確服務(wù)方向。要掌握服務(wù)需求，積極主動開發(fā)檔案信息資源，定向提供專題服務(wù)，真正把群眾對檔案的需求作為服務(wù)的方向。二是，要不斷拓展服務(wù)領(lǐng)域。隨著我國經(jīng)濟(jì)和社會建設(shè)的不斷發(fā)展，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作在做好原有領(lǐng)域建檔服務(wù)的同時，積極做好新的領(lǐng)域的建檔服務(wù)。一方面，要重視現(xiàn)有檔案中的民生檔案資源的整合與開發(fā)，綜合利用好現(xiàn)有的戶籍檔案、婚姻檔案、土地承包檔案、林權(quán)檔案、計生檔案、綜治檔案等。另一方面，要進(jìn)一步拓展民生檔案的服務(wù)領(lǐng)域，切實做好近幾年新形成的新型合作醫(yī)療檔案，土地流轉(zhuǎn)檔案，民營企業(yè)檔案，農(nóng)技推廣檔案，村級財務(wù)檔案等事關(guān)人民群眾生產(chǎn)生活的民生檔案，作為服務(wù)平臺，進(jìn)行科學(xué)整合開發(fā)利用，為人民群眾利用檔案提供實實在在的服務(wù)。

4、加強(qiáng)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)

“鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、人民政府應(yīng)切實加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作列入鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作計劃和發(fā)展規(guī)劃，納入分管領(lǐng)導(dǎo)目標(biāo)管理責(zé)任制，切實解決檔案庫房、設(shè)備和工作人員等實際問題?！蓖瑫r適當(dāng)加大對檔案事業(yè)建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入，將檔案經(jīng)費(fèi)開支列入鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政預(yù)算，完善考核激勵機(jī)制，把檔案事業(yè)建設(shè)納入鄉(xiāng)鎮(zhèn)社會發(fā)展目標(biāo)來進(jìn)行評價考核，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案事業(yè)又好、又快發(fā)展提供必要的保障。

[1]李靜.政府檔案信息資源管理研究[J].辦公室業(yè)務(wù).2014(13)

[2]李吉陽.淺談?wù)畽n案的更新?lián)Q代[J].辦公室業(yè)務(wù).2014(13)

[3]楊延榮.基于人力資源管理視角的檔案管理探討[J].中國商貿(mào).2013(31)