加強(qiáng)醫(yī)院實(shí)習(xí)生實(shí)習(xí)檔案的管理探討

王天雷

（齊齊哈爾醫(yī)學(xué)院第一附屬醫(yī)院 黑龍江 齊齊哈爾 161000）

加強(qiáng)醫(yī)院實(shí)習(xí)生實(shí)習(xí)檔案的管理探討

王天雷

（齊齊哈爾醫(yī)學(xué)院第一附屬醫(yī)院 黑龍江 齊齊哈爾 161000）

大學(xué)生實(shí)習(xí)階段對于其日后就業(yè)擇業(yè)有著很大的作用，實(shí)習(xí)檔案是對學(xué)生在實(shí)習(xí)期間所表現(xiàn)出來的能力、素質(zhì)及綜合業(yè)務(wù)的記錄是作為學(xué)生走向就業(yè)崗位的重要依據(jù)及標(biāo)準(zhǔn)。對于醫(yī)院的實(shí)習(xí)生來說，在醫(yī)院內(nèi)部的醫(yī)德、專業(yè)技能、個(gè)人素質(zhì)等都會真實(shí)準(zhǔn)確的記錄在學(xué)生的實(shí)習(xí)檔案中。促使在競爭激烈的市場環(huán)境內(nèi)。就業(yè)單位及學(xué)生能夠更加透明化，增強(qiáng)醫(yī)院與學(xué)生之間的雙向選擇。

醫(yī)院；實(shí)習(xí)檔案；實(shí)習(xí)生

醫(yī)院實(shí)習(xí)生的實(shí)習(xí)檔案是由多種材料組成的。其包括學(xué)生的日記、基本情況調(diào)查表、考核成績表、工作表、獎懲表、實(shí)習(xí)鑒定書、報(bào)道證等多種材料組合而成。這樣全面的對學(xué)生在實(shí)習(xí)期間的表現(xiàn)做出明確的判斷，使用人單位準(zhǔn)確的了解學(xué)生的個(gè)人工作實(shí)習(xí)狀況。醫(yī)院實(shí)習(xí)生實(shí)習(xí)檔案的存在，在潛在的意識里面也充分的激發(fā)了學(xué)生學(xué)習(xí)實(shí)踐的積極性，使其能夠在醫(yī)院內(nèi)認(rèn)真刻苦的完成實(shí)習(xí)階段。

一、醫(yī)院實(shí)習(xí)生檔案管理的現(xiàn)狀

1.建立實(shí)習(xí)生檔案的淡薄

由于檔案的價(jià)值在短期里往往未能突顯，而這些不能突顯價(jià)值的檔案之一的實(shí)習(xí)生檔案，在短期里對于醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益以及發(fā)展的作用更是不顯著，再加上實(shí)習(xí)生在醫(yī)院實(shí)習(xí)具有階段性、流動性、過渡性的原因，傳統(tǒng)的觀念認(rèn)為學(xué)生實(shí)習(xí)檔案是由學(xué)生所在院校建立的，與實(shí)習(xí)單位關(guān)系不大，從而忽視其重要作用，加之教育與用工制度的改革，使得實(shí)習(xí)檔案的自身價(jià)值被削弱。

2.實(shí)習(xí)生檔案管理制度不健全

在各地的教學(xué)醫(yī)院管理中，一般都按照國家衛(wèi)生部門的要求，制定了較為健全的醫(yī)院相關(guān)管理制度，以及適用于各級各類人員的工作職責(zé)，然而，針對教學(xué)方面的實(shí)習(xí)生檔案管理的制度、職責(zé)則較少，相關(guān)的制度和檢查考核措施更是寥寥無幾。

3.檔案管理人員不到位

從檔案管理人員的角度來看，現(xiàn)階段專職檔案管理人員出現(xiàn)的問題較多，首先從人員上看，大多數(shù)都是兼職；其次在專業(yè)上看，各個(gè)專業(yè)的人都有，缺乏規(guī)范性；最后檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，綜合素質(zhì)較低。從這三方面來看，在實(shí)際的工作中對于學(xué)生的實(shí)習(xí)資料管理沒有一定的專業(yè)性、及時(shí)性。這樣就會造成學(xué)生實(shí)習(xí)檔案丟失等問題的發(fā)生。從事專業(yè)的人員較少又會造成管理上的不規(guī)范，專業(yè)管理較傳統(tǒng)，不能夠創(chuàng)新。綜合來說，就目前的檔案管理人員狀況來說迫在改進(jìn)。

4.實(shí)習(xí)管理檔案意識不強(qiáng)

不少帶教教師對于實(shí)習(xí)檔案的認(rèn)識不充分，未能了解其重要性，容易忽略學(xué)生在實(shí)習(xí)過程中形成的檔案?；蛘哂捎谌粘ａt(yī)療工作繁重，沒能及時(shí)移交實(shí)習(xí)生檔案，使得許多寶貴的一手實(shí)習(xí)資料沒能保存下來，或丟失，或殘缺不全。雖然實(shí)習(xí)檔案與學(xué)生的就業(yè)等方面息息相關(guān)，但部分實(shí)習(xí)生并未能充分認(rèn)識，對實(shí)習(xí)檔案抱著不以為然的態(tài)度，不重視實(shí)習(xí)期間形成的檔案資料，出現(xiàn)了對實(shí)習(xí)資料的任意涂改或資料造假、保管不當(dāng)?shù)痊F(xiàn)象，給實(shí)習(xí)檔案的完整性、客觀性、真實(shí)性、嚴(yán)肅性造成了極大地影響。

二、加強(qiáng)醫(yī)院實(shí)習(xí)檔案管理對策

1.高度重視，提高認(rèn)識

實(shí)習(xí)檔案記錄了實(shí)習(xí)生參與各類實(shí)踐工作表現(xiàn)出來的專業(yè)素質(zhì)、能力程度、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)，是實(shí)習(xí)生就業(yè)時(shí)毛遂自薦的必要憑據(jù)，是醫(yī)院教育對實(shí)習(xí)生實(shí)踐能力培養(yǎng)做出貢獻(xiàn)的有力佐證，更是有關(guān)單位審視實(shí)習(xí)生各方面能力的窗口。因此，要通過各種宣傳渠道使實(shí)習(xí)帶教老師教學(xué)、實(shí)習(xí)管理人員以及實(shí)習(xí)生，充分認(rèn)識在當(dāng)今時(shí)代實(shí)習(xí)生檔案管理工作的地位和作用，打好心理戰(zhàn)，自覺地把實(shí)習(xí)檔案的歸檔管理工作融入到自己的工作和實(shí)習(xí)當(dāng)中，消除工作和實(shí)習(xí)中的盲目性，及時(shí)自覺地收集整理工作或?qū)嵙?xí)期間形成的屬于歸檔范圍的文件材料。

2.完善制度，落實(shí)職責(zé)

醫(yī)院學(xué)生實(shí)習(xí)檔案管理最及時(shí)有效的方法便是明確管理制度。完善創(chuàng)新傳統(tǒng)的管理方法，明確檔案管理人員的工作責(zé)任，并運(yùn)用激勵機(jī)制，實(shí)行獎懲制度，激發(fā)工作人員工作的積極性。使學(xué)生實(shí)習(xí)檔案能夠及時(shí)準(zhǔn)確的整理出來。并創(chuàng)新工作手法，不短的改進(jìn)完善工作任務(wù)，使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的發(fā)展建設(shè)，順應(yīng)學(xué)校的發(fā)展要求。

3.轉(zhuǎn)變思路，提高配備

樹立創(chuàng)新理念，采用創(chuàng)新的技術(shù)和方法，不僅要注意紙質(zhì)文件收集，把信息高速通道、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)技術(shù)和軟件大量運(yùn)用于實(shí)習(xí)生檔案管理，把新型載體不斷充實(shí)到實(shí)習(xí)生檔案管理領(lǐng)域。醫(yī)院實(shí)習(xí)生的檔案管理應(yīng)與實(shí)習(xí)生所在的醫(yī)學(xué)高等院校溝通，使實(shí)習(xí)生的在校信息系統(tǒng)與醫(yī)院教學(xué)管理部門的信息系統(tǒng)相連接，建立一個(gè)醫(yī)學(xué)生實(shí)習(xí)檔案網(wǎng)絡(luò)，有實(shí)習(xí)生填寫相關(guān)的個(gè)人信息，帶教老師填寫相關(guān)科室的實(shí)習(xí)表現(xiàn)，醫(yī)院教學(xué)管理部門完善實(shí)習(xí)生的各項(xiàng)實(shí)習(xí)考核成績、獎懲情況等信息。

三、加強(qiáng)醫(yī)院實(shí)習(xí)生實(shí)習(xí)檔案管理的方法與要求

針對于醫(yī)院實(shí)習(xí)生的檔案管理，要及時(shí)做好檔案信息的歸檔工作，明確檔案管理的基本要求。并將學(xué)生實(shí)習(xí)期間的各種資料及個(gè)人情況全部整理好在存檔。如下對具體的事項(xiàng)進(jìn)行詳細(xì)的闡述。

1.構(gòu)建實(shí)習(xí)生實(shí)習(xí)檔案信息的基本要素

完整的實(shí)習(xí)生檔案主要由幾部分構(gòu)成。一是《實(shí)習(xí)指南》，即學(xué)校相關(guān)部門編制的學(xué)生實(shí)習(xí)指南，闡明了不同專業(yè)學(xué)生的實(shí)習(xí)內(nèi)容、任務(wù)和要求；二是實(shí)習(xí)生基本情況調(diào)查表，記錄實(shí)習(xí)生的學(xué)校、專業(yè)班級、性別、籍貫、出生年月、政治面貌、健康狀況、愛好特長、曾獲獎勵、個(gè)人簡介等基本情況；三是實(shí)習(xí)科室輪轉(zhuǎn)表，明確注明實(shí)習(xí)生的實(shí)習(xí)科室，實(shí)習(xí)期限和起止時(shí)間；四是實(shí)習(xí)過程中各種獎懲材料，包括實(shí)習(xí)照片、實(shí)習(xí)單位表揚(yáng)信、獎勵證書等，能證明實(shí)習(xí)生在醫(yī)院實(shí)習(xí)期間的突出表現(xiàn)；五是實(shí)習(xí)鑒定，含出科考核成績、出勤記錄、自我鑒定、出科評語、實(shí)習(xí)單位評語等，其綜合反映了實(shí)習(xí)生的實(shí)習(xí)整體情況。

2.規(guī)范實(shí)習(xí)生實(shí)習(xí)檔案信息歸檔工作

分階段、分步驟地規(guī)范實(shí)習(xí)生的實(shí)習(xí)檔案及信息歸檔。實(shí)習(xí)前，在實(shí)習(xí)生報(bào)到時(shí)，注意接收實(shí)習(xí)生所在學(xué)校的介紹信、實(shí)習(xí)指南，要求實(shí)習(xí)生認(rèn)真填寫個(gè)人基本信息表，初步建立實(shí)習(xí)生資料信息庫；制定實(shí)習(xí)生科室輪轉(zhuǎn)表，明確標(biāo)注實(shí)習(xí)生在各個(gè)科室的實(shí)習(xí)時(shí)間。實(shí)習(xí)期間，實(shí)習(xí)生個(gè)人形成自我鑒定，自我評價(jià)該階段的基本素質(zhì)、道德素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)方面的表現(xiàn)；帶教老師依據(jù)實(shí)習(xí)生的實(shí)習(xí)表現(xiàn)，記錄每個(gè)實(shí)習(xí)生完成實(shí)習(xí)大綱要求的實(shí)習(xí)內(nèi)容情況，包括實(shí)習(xí)期間的考核、考查、考試成績，教學(xué)查房、上班考勤等記錄，以及醫(yī)風(fēng)醫(yī)德、表彰與處分等記錄，同時(shí)要形成科室評語，由科室負(fù)責(zé)人簽字、蓋章。實(shí)習(xí)結(jié)束后，實(shí)習(xí)鑒定移交實(shí)習(xí)生所在學(xué)校，納入學(xué)生學(xué)籍檔案。其他形成的實(shí)習(xí)檔案由帶教老師以及實(shí)習(xí)生本人交由實(shí)習(xí)管理部門統(tǒng)一管理。

[1]王金鳳.新形勢下醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀與對策[J].華章.2011(36)