我國檔案鑒定理論分析研究

梁 艷

（廣西民族大學(xué)管理學(xué)院 廣西 南寧 530000）

我國檔案鑒定理論分析研究

梁 艷

（廣西民族大學(xué)管理學(xué)院 廣西 南寧 530000）

在借鑒歐美國家的基礎(chǔ)上，我國提出了具有中國特色的檔案鑒定理論：相對價值標(biāo)準(zhǔn)論、價值鑒定論、本位原則理論和檔案雙元價值論。這些理論對檔案的鑒定實踐工作起到一定的指導(dǎo)性作用，但也具有局限性。本文通過分析我國檔案鑒定理論，找出它們的不足，并提出解決方案，使我國檔案鑒定理論朝更科學(xué)化方向發(fā)展。

檔案鑒定；理論；問題；對策

檔案鑒定理論是在進(jìn)入20世紀(jì)以后，隨著檔案數(shù)量的激增、檔案工作的開展，才迅速發(fā)展起來。從時間上來看，20世紀(jì)50年代以前，檔案鑒定理論主要有德國檔案學(xué)者邁斯奈爾提出的“年齡鑒定論”、波蘭檔案學(xué)者卡林斯基提出的“職能鑒定論”和英國檔案學(xué)者希拉里·詹金遜提出的“行政官員決定論”。20世紀(jì)50年代到80年代，檔案鑒定理論主要有美國眾學(xué)者提出的“利用決定論”和美國檔案鑒定理論之父謝倫伯格提出的“文件雙重價值論”。20世紀(jì)80年代以來，檔案鑒定理論主要有德國檔案學(xué)者漢斯·布姆斯提出的社會分析與職能鑒定論和加拿大檔案學(xué)者特例·庫克提出的“宏觀鑒定戰(zhàn)略”。我國通過對歐美國家的借鑒，提出了具有中國特色的檔案鑒定理論，它們是：相對價值標(biāo)準(zhǔn)論、價值鑒定論、本位原則理論和檔案雙元價值論。

一、我國檔案鑒定理論回顧

（一）相對價值標(biāo)準(zhǔn)理論

在實際的檔案工作中發(fā)現(xiàn)，一個檔案館內(nèi)的眾多全宗中，有一部分文件互相重復(fù)。另外，由于歷史的原因，一些全宗內(nèi)的檔案殘缺不全。為了更好的優(yōu)化館藏，保護(hù)殘缺的珍貴檔案，我國檔案學(xué)者創(chuàng)造性地提出了相對價值標(biāo)準(zhǔn)理論。陳兆祦、和榮寶在1986年出版的《檔案管理學(xué)基礎(chǔ)》一書中首次提出了相對價值標(biāo)準(zhǔn)思想，鄧紹興、陳智在1989年出版的《檔案管理學(xué)》一書中明確地提出了“相對價值鑒定標(biāo)準(zhǔn)”的概念。相對價值標(biāo)準(zhǔn)理論是指有的文件因其自身與其他全宗內(nèi)的文件重復(fù)或其內(nèi)容已被包含在其他的文件內(nèi)，其價值就相對降低，可適當(dāng)?shù)目s短它的保管期限或者選擇不歸檔保存；在保存不完整的情況下，即使是保存價值不高的殘缺檔案，可適當(dāng)提高其價值層次。也就是說，依據(jù)檔案的保存情況可適當(dāng)?shù)娜藶榈匮娱L或縮短其保管期限，相應(yīng)地提升或降低其保存價值。

相對價值標(biāo)準(zhǔn)理論來源于我國集中式的檔案事業(yè)管理體制，從全宗和全宗群的角度出發(fā)，較好地解決了全宗和全宗群內(nèi)檔案完整性、重復(fù)性問題。但由于該理論過于直白、粗糙，以及它所覆蓋的面較小，且依賴于經(jīng)驗主義，因此它長期以來不受人們重視。

（二）價值鑒定論

檔案鑒定的本質(zhì)就檔案價值的鑒定。我國價值鑒定論的代表人物有張斌、吳寶康、傅榮校，價值鑒定論的三個流派分別是：主體價值說、客體價值說和主客體價值說。主體價值說認(rèn)為檔案的價值不是本身內(nèi)在所固有的屬性，而是依賴于檔案利用者的需求，由主體的利用決定檔案價值的大小?？腕w價值說認(rèn)為檔案的價值是檔案本身所固有的，是內(nèi)在的屬性，不以利用者的需求為轉(zhuǎn)移，檔案的價值是獨立于主體而客觀存在的。主體價值說帶有濃重的西方“利用決定論”的色彩，而客體價值說只強(qiáng)調(diào)客體本身，與主體脫離，因此兩者都不能為廣大學(xué)者所接受。改革開放后，美國的文件雙重價值論傳入中國，受其影響，我國檔案學(xué)者結(jié)合我國的實際，在主體價值說和客體價值說之間折中地提出了主客體價值說。主客體價值說同時注重檔案本身的價值和利用者的需求，將檔案的價值建立主客體關(guān)系價值之上，它的提出得到了我國檔案界的廣泛支持。

（三）本位原則理論

檔案鑒定的三個層次，分別是歸檔鑒定、進(jìn)館鑒定、期滿鑒定。第一個層次——歸檔鑒定，是在文件歸檔立卷之時，由本機(jī)關(guān)的文書部門或業(yè)務(wù)部門對文件進(jìn)行鑒定，確定文件有無保存價值以及它們的保管期限。第二個層次——進(jìn)館鑒定，是指在將檔案移交至檔案館之前對其進(jìn)行再一次核查鑒定，此環(huán)節(jié)是機(jī)關(guān)在檔案室進(jìn)行。第三個層次——期滿鑒定，是指檔案館工作人員對的到了保管期限的檔案，進(jìn)行復(fù)查鑒定，確定其是該銷毀還是繼續(xù)保存。在我國，歸檔鑒定是鑒定工作的核心，進(jìn)館鑒定和期滿鑒定是對其的補充和修正，鑒定的中心是在檔案室，而西方國家鑒定工作的中心是在檔案館。正是在這樣的背景下，我國檔案學(xué)者提出了以本機(jī)關(guān)為主的本位原則理論，即檔案的價值應(yīng)圍繞文件對形成機(jī)關(guān)是否有保存價值來鑒定。檔案學(xué)者孔汪德在2003年發(fā)表的《論檔案鑒定的本位原則》一文中第一次明確提出了本位原則的概念。本位原則理論閃爍著來源原則的光芒，兩者就強(qiáng)調(diào)以文件的來源（形成機(jī)關(guān)）為主，是將檔案鑒定實踐上升到檔案鑒定理論的體現(xiàn)，將檔案鑒定理論建立在檔案價值之上，結(jié)合了來源原則和文件生命周期理論，是較為科學(xué)、完整的理論。

（四）檔案雙元價值論

檔案雙元價值論是我國湖北大學(xué)覃兆劌教授提出的一種檔案價值觀。覃兆劌教授指出“：檔案雙元價值論就是將檔案分成作為行為方式和實體對象來認(rèn)識，前者體現(xiàn)為憑證的結(jié)構(gòu)和功能，而后者體現(xiàn)為憑證信息的內(nèi)容。前者是工具價值，后者是信息價值?！蔽覀兛梢赃@樣理解，檔案的工具價值主要體現(xiàn)在它在價值形態(tài)上表現(xiàn)的憑證價值和情報價值，在作用上主要表現(xiàn)為行政、業(yè)務(wù)、文化和教育五大作用范疇，工具價值在檔案雙元價值中占首位；信息價值主要是對檔案的內(nèi)容信息進(jìn)行深入挖掘、研究，成果表現(xiàn)為檔案編研，如大事記、組織沿革、統(tǒng)計數(shù)字匯集等，。檔案雙元價值論本屬于價值范疇，但筆者在此將其歸為鑒定理論，是因為它從一個全新的視角指引我們?nèi)タ创龣n案的價值，不再以第一價值和第二價值來區(qū)分檔案的價值，而是從更為宏觀的角度去把握檔案價值，對檔案鑒定很具有指導(dǎo)意義。

二、我國檔案鑒定理論存在的問題

（一）注重第一價值，忽視第二價值

縱觀我國，相對價值標(biāo)準(zhǔn)理論從全宗完整性、檔案稀缺性的角度出發(fā)，人為地提升或降低檔案的保存價值，以全宗為基點，即是第一價值的體現(xiàn)。價值鑒定論主張主客體的雙重價值，即同時考慮檔案本身所固有的、內(nèi)在的價值和利用者的需求，此理論將檔案的價值一分為二，為檔案本身和利用者需求，利用者的需求包括形成機(jī)關(guān)的需求也包括社會的需求，一定程度上包含了第一價值和第二價值。本位原則理論以檔案價值是否圍繞本機(jī)關(guān)來鑒定檔案是否保存及保管期限，雖閃爍著來源原則的光芒，但也具有局限性。我國歸檔鑒定是檔案鑒定工作的核心，此環(huán)節(jié)由文書部門或業(yè)務(wù)部門進(jìn)行，相當(dāng)于把鑒定的責(zé)任都交給了文書部門或業(yè)務(wù)部門，鑒定人員往往站在自身的角度考慮問題，更多的考慮本機(jī)關(guān)的利益，并沒有從國家和人民的利益出發(fā)，用全面的、發(fā)展的、歷史的觀點看問題，無法全面而科學(xué)的判定檔案的社會價值（即第二價值）。因此，鑒定的結(jié)果往往是形成者價值的體現(xiàn)（即第一價值），是本機(jī)關(guān)利益傾向的外在表現(xiàn)。檔案雙元價值論將檔案的價值分為工具價值和信息價值，是主客體理論的升華，工具價值和信息價值都需要依賴?yán)谜咧黧w來體現(xiàn)，潛意識里也涵蓋了第一價值和第二價值。

綜上所述，我國的檔案鑒定理論主要注重第一價值，并明確地表述在理論里，如相對價值標(biāo)準(zhǔn)理論和本位原則理論；價值鑒定論和檔案雙元價值論雖然映射了第一價值和第二價值，但并未清楚明了地闡述，需要去細(xì)細(xì)琢磨、深思才能發(fā)現(xiàn)其蘊含的深意。因此，我國的檔案鑒定理論實際上是注重第一價值，忽視第二價值。

（二）多為描述性理論，缺乏定量分析方法

我國的檔案鑒定理論都多為描述性理論，用文字來描述檔案的價值，屬于定性分析方法，這種方法是結(jié)合了歸納與演繹、分析與綜合以及抽象與概括等方法，對所獲得的材料進(jìn)行思維的加工，從而達(dá)到去粗取精、去偽存真、由此及彼、由表及里，進(jìn)而揭示事物的本質(zhì)規(guī)律。描述性的檔案鑒定理論，能夠讓人們清楚地認(rèn)識到檔案的價值本質(zhì)，但實踐操作起來卻有難度，如何界定與分析檔案的價值量，是人們在鑒定中無法避免的難題。相對價值標(biāo)準(zhǔn)理論和本位原則理論雖為描述性理論，但它們的實際可操作性強(qiáng)，用簡單的文字描述便可達(dá)到指導(dǎo)的意義，而主客體價值鑒定論和檔案雙元價值論屬于純理論，只揭示了檔案價值的本質(zhì)，沒有實際的條款指導(dǎo)鑒定工作。

目前，我國統(tǒng)一實行的檔案鑒定依據(jù)是2006年國家檔案局頒發(fā)的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》和《文書檔案保管期限表》，各機(jī)關(guān)可依據(jù)實際工作情況在此基礎(chǔ)上制定出適合本機(jī)關(guān)檔案工作的保管期限表。這兩個描述性的文件對檔案鑒定工作起指導(dǎo)作用，但同時也顯露出它的局限性，如：7.上級機(jī)關(guān)、上級領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察本地區(qū)、本機(jī)關(guān)工作時形成的文件材料，重要的永久，一般的30年。諸如此類的條例還有很多，如何判斷重要還是一般，沒有明確的條文的規(guī)定，這使得檔案人員在實際操作中難以區(qū)分，更多的只能是依靠自己的經(jīng)驗進(jìn)行鑒定，多帶有主觀色彩。因此，只有描述性的理論無法滿足檔案實踐工作的需求。

（三）檔案鑒定實踐與理論的脫節(jié)

在實際的檔案鑒定工作中，檔案人員出現(xiàn)了“三不”的現(xiàn)象，“一不”是檔案人員不急著去鑒定檔案，面對不斷送進(jìn)檔案室或檔案館的檔案，檔案人員沒有及時地鑒定整理，而是選擇擱在一旁，日后整理；“二不”是檔案人員不懂得如何正確的鑒定檔案，只是單純的依靠保管期限表進(jìn)行判定，以此確定檔案的價值；“三不”是檔案人員不敢在業(yè)務(wù)單上簽字，不敢對鑒定工作負(fù)責(zé)。檔案工作中畏首畏尾的現(xiàn)象就造成了檔案鑒定實踐與理論的脫節(jié)。以館藏數(shù)量的多少來衡量檔案工作的錯誤觀念只會片面地、一味地造成館藏數(shù)量的激增，并沒有從本質(zhì)上對檔案價值進(jìn)行鑒別。目前，我國檔案館進(jìn)館檔案數(shù)量達(dá)到歸檔文件的50%甚至更高，與許多國外檔案館10%左右的比例相比，整整高出了五倍。在美國，永久保存的文件占總文件的2%，我國達(dá)到10%左右。由此看出，我國的檔案鑒定水平不高，由于鑒定實踐的局限，鑒定理論無法完全發(fā)揮其指導(dǎo)作用，只能被束之高閣。目前，我國只做到了鑒定以本機(jī)關(guān)單位為主，未能全面的考量檔案的主客體價值及雙元價值，這與我國檔案鑒定理論多為描述性理論，缺乏定量分析方法是分不開的。

三、思考

（一）變革“館局合一”的檔案事業(yè)管理體制

1980年第九屆國際檔案大會將“檔案利用”確定為中心議題，第一次提出了與“學(xué)術(shù)利用”、“實際利用”三足鼎立的“普通利用”這一概念。這一概念的提出象征著檔案利用的第三次變革，表明沒有特定利用需求的普通大眾的一般利用需求也逐漸受到重視，普通大眾開始成為檔案館重要的服務(wù)對象之一。且21世紀(jì)以來，“檔案休閑”概念的提出更是強(qiáng)調(diào)了檔案館要走“親民”、“開放”的路線，實現(xiàn)“以人為本、以民為重”的宗旨。“館局合一”讓檔案館加上了行政機(jī)構(gòu)的外衣，所附帶的政治性阻礙了國家檔案館從機(jī)關(guān)綜合性檔案館向社會公共檔案館轉(zhuǎn)變。只有從根本上扭轉(zhuǎn)對檔案的認(rèn)識，認(rèn)識到它的價值不僅僅只是為機(jī)關(guān)所服務(wù)的，它對社會大眾同樣具有價值。變革“館局合一”的檔案事業(yè)管理體制，將檔案局與檔案館分立，使檔案館脫離行政性，為國家檔案館走向社會公共檔案館奠定政治基礎(chǔ)。一旦政治背景發(fā)生改變，相應(yīng)的理論、政策也隨之而改變。從國家層面上扭轉(zhuǎn)人們對檔案只是機(jī)關(guān)的產(chǎn)物的認(rèn)識，讓民眾與檔案緊密聯(lián)系在一起，這有利于檔案鑒定理論的發(fā)展，將鑒定的關(guān)注點注意到第二價值上來。

（二）定性、定量分析方法與加權(quán)法的綜合相結(jié)合

前文所述，我國檔案鑒定理論大多屬于描述性理論與定性分析方法，而描述性理論與定性的分析方法不足以滿足檔案鑒定實踐的需求，檔案鑒定是一項實踐性很強(qiáng)的工作，理論研究需要結(jié)合多種方法，可以通過對數(shù)據(jù)的分析、判斷、推導(dǎo)從而得出結(jié)論，改變那種無實質(zhì)意義的空泛議論，加強(qiáng)檔案鑒定理論的說服力。因此筆者提出鑒定理論應(yīng)將定性、定量分析方法相結(jié)合，加之以加權(quán)法的綜合應(yīng)用。定量分析法是通過對數(shù)量特征、數(shù)量關(guān)系和數(shù)量變化進(jìn)行分析的方法，將它與定性分析法相結(jié)合，使得評價更為準(zhǔn)確。光有這兩種分析方法還不夠，評價的指標(biāo)要根據(jù)它的重要性進(jìn)行權(quán)衡，加權(quán)法的應(yīng)用將使得評價更具有科學(xué)性。檔案的鑒定應(yīng)從語義信息、語用信息和語法信息的角度出發(fā)，將檔案工作現(xiàn)象通過數(shù)據(jù)形式表現(xiàn)出來，運用數(shù)量關(guān)系找出檔案鑒定的規(guī)律。可將這3個因素具體細(xì)化，如：語用信息下可劃分為對機(jī)關(guān)形成的作用和對社會形成的作用，或政治作用、經(jīng)濟(jì)作用和文化作用等等，每一個指標(biāo)應(yīng)根據(jù)實際的情況劃分出不同的等級，如重大作用、一般作用和無作用等，并用數(shù)值表示出來。同時對重要的指標(biāo)給予加權(quán)，使得最終的評分更能體現(xiàn)檔案的價值作用。雖然定性、定量分析方法與加權(quán)法的綜合運用不可能精準(zhǔn)無誤的預(yù)測出檔案的價值，但相比于單一的描述性的鑒定方法，顯得更為精確、科學(xué)。

（三）檔案人員“精”于專業(yè)前提下，擴(kuò)大知識覆蓋面

近年來“T型”人才備受關(guān)注，其橫向代表一個人的文化知識的廣博程度及相關(guān)邊緣知識的攝取程度，縱向代表一個人某專業(yè)領(lǐng)域的知識深度。檔案人員也應(yīng)該建立自己的“T型”知識結(jié)構(gòu)模式，在不斷深化本專業(yè)知識程度的同時，努力擴(kuò)大其他知識覆蓋面，把所學(xué)到的知識都能應(yīng)用在檔案領(lǐng)域。日本專家曾提出“能才”與“異才”兩個概念，“能才”是指具有較高而全面發(fā)展的潛力，具有較為合理、全面、水平較高的知識結(jié)構(gòu)與綜合性的知識才能；所謂“異才”，是在解決檔案工作某一方面、某一特殊的疑難性問題時，有著獨特的、他人不具備的知識與才能，比如特殊檔案材料的復(fù)制、計算機(jī)的編程與維修，高難度的檔案修復(fù)等等。檔案鑒定理論發(fā)展同樣也需要“T型”人才、能才與異才，特別是檔案專家、學(xué)者，他們的知識結(jié)構(gòu)豐滿了，才能制定出更符合實際更具有科學(xué)性的鑒定理論，才能更好的指導(dǎo)實踐工作。檔案人員要大膽的走出去，利用小世界原理即六度分離理論，加強(qiáng)人與人之間的聯(lián)系，形成思維網(wǎng)絡(luò)，促進(jìn)信息的交流與傳播，更廣泛的拓展知識覆蓋面。

結(jié)語

檔案鑒定理論的發(fā)展是一個從“適用——不適用——修正——適用”的循環(huán)過程，我國應(yīng)該清楚地認(rèn)識到自己理論的不足，并針對其進(jìn)行修正，以制定出更能指導(dǎo)檔案鑒定工作的科學(xué)化理論。

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