信息時代檔案管理探析

王

（天津市第四中心醫(yī)院 天津 300140）

信息時代檔案管理探析

（天津市第四中心醫(yī)院 天津 300140）

當(dāng)前，醫(yī)療改革日益深化，檔案管理作為醫(yī)院管理工作中的一個重要組成部分，隨著信息化時代的到來，對于如何加強醫(yī)院檔案管理，將面臨新的機遇與挑戰(zhàn)。醫(yī)院的檔案管理工作和傳統(tǒng)檔案管理截然不同，而檔案信息是當(dāng)今現(xiàn)代化醫(yī)療衛(wèi)生管理手段之一，將是各級醫(yī)院面臨的新問題。本文從醫(yī)院檔案管理實際出發(fā)，分析了信息化時代醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀,并有針對性地提出應(yīng)對對策,為醫(yī)院檔案管理工作提出參考。

信息時代；醫(yī)院；檔案管理

一、信息時代下醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

1.醫(yī)院管理體制存在問題

信息產(chǎn)生價值的關(guān)鍵在于共享。導(dǎo)致信息不能夠共享的一個重要原因是組織內(nèi)部的管理體制問題。如果部門之間缺乏流暢的溝通機制,不能很好實現(xiàn)一體化,就會使得信息無法在部門之間順暢地流動。而目前許多醫(yī)院恰恰存在這種現(xiàn)象。雖然各個科室都同處于一個醫(yī)院內(nèi)部,但是各個科室之間界限分明,存在明顯的縫隙,在工作中無法實現(xiàn)連接。這直接表現(xiàn)在醫(yī)院各個科室的資料各自存檔管理,沒有統(tǒng)一的管理網(wǎng)絡(luò)和管理模式,存在檔案材料缺失、混亂,或形成不規(guī)范材料的現(xiàn)象,無法實現(xiàn)檔案信息的共享,大大影響了醫(yī)院檔案的開發(fā)利用。要實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化,使醫(yī)院檔案部門更好地服務(wù)于各個部門,就必須要求消除各個科室之間的界限,改變科室與科室之間獨占信息的局面。

2.信息化的建設(shè)意識較為薄弱

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式早已深入人心，影響非常深遠，這就導(dǎo)致了很多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層滿足于現(xiàn)狀，并不重視檔案管理的信息化建設(shè)，另外，檔案管理人員也缺乏信息化建設(shè)重要性的認識，未能提出相關(guān)建設(shè)性的意見和建議，這些都對醫(yī)院檔案管理信息化的進程產(chǎn)生了一定程度的阻礙。

3.檔案管理人員素質(zhì)不高

在醫(yī)院人才培養(yǎng)中,只重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的培養(yǎng),并沒有把檔案人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育納入計劃和要求。檔案工作隊伍存在著專業(yè)知識老化、知識面窄、知識結(jié)構(gòu)不合理、缺少高層次的檔案專業(yè)人才等問題。許多檔案人員的管理水平停留在傳統(tǒng)的經(jīng)驗上,思想觀念和管理水平跟不上時代的發(fā)展,缺乏創(chuàng)新和活力,這些情況已嚴重阻礙了檔案事業(yè)的發(fā)展。

4.檔案管理信息化存在安全隱患

醫(yī)院檔案管理部門和外界暢通的聯(lián)系，是檔案信息資源實現(xiàn)共享的前提，是醫(yī)院管理工作與病人獲得良好服務(wù)的需要。因此，工作人員和病人都能自由的使用檔案管理系統(tǒng)進行查詢，并進行相關(guān)信息的獲取。這樣一來，檔案就存在一定的安全隱患，有可能會受到電腦黑客與計算機病毒的入侵，從而導(dǎo)致檔案信息甚至系統(tǒng)被破壞。

二、解決檔案管理工作問題的對策

1.改革管理體制

信息產(chǎn)生價值的關(guān)鍵在于共享。導(dǎo)致信息不能夠共享的一個重要原因是組織內(nèi)部的管理體制問題。如果部門之間缺乏流暢的溝通機制，不能很好實現(xiàn)一體化，就會使得信息無法在部門之間順暢地流動。而目前許多醫(yī)院恰恰存在這種現(xiàn)象。雖然各個科室都同處于一個醫(yī)院內(nèi)部，但是各個科室之間相對獨立，界限分明，存在明顯的縫隙，在工作中無法實現(xiàn)連接。這給檔案信息的收集與編研造成障礙。因此，必須淡化科室的概念，消除醫(yī)院科室之間的界限，改變各自為政的局面，加強橫向聯(lián)系，從封閉式、分散型走向開放式，形成網(wǎng)絡(luò)化、一體化，實現(xiàn)“無縫隙”管理。這樣才有利于醫(yī)院各個部門的信息能及時匯集到檔案管理部門。同時，要加大資金投入，完善信息化設(shè)備。根據(jù)實際條件，加大對檔案管理工作的投入，為檔案管理工作配備較先進的技術(shù)設(shè)備，促使檔案管理逐步從傳統(tǒng)的手工、經(jīng)驗管理向現(xiàn)代化的科學(xué)管理邁進。

2.提高醫(yī)院檔案管理與服務(wù)的意識

醫(yī)院作為社會公眾服務(wù)性行業(yè)，面向社會公眾發(fā)布信息資源，實現(xiàn)社會公眾個性化需求，通過良好周到的檔案服務(wù)，使檔案管理由傳統(tǒng)落后的人工管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒?wù)模式。不斷創(chuàng)新檔案業(yè)務(wù)服務(wù)理念，全面積極提高檔案管理部門工作人員的主動性、積極性、服務(wù)性，構(gòu)建科學(xué)合理的檔案服務(wù)體系，樹立以醫(yī)院為整體的檔案服務(wù)意識，做到與時俱進，以適應(yīng)信息化時代科學(xué)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展要求。

3.重視檔案信息安全的管理和防護

上文中提到，在醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新中建立一個個性化的信息平臺，能夠改變醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理管理實體資料的運行模式，大大提高了醫(yī)院檔案信息資源的管理效率和利用水平。一個網(wǎng)絡(luò)信息平臺的建立確實帶來了快捷便利，但也有很多潛在的風(fēng)險。計算機設(shè)備故障、電腦病毒、用戶錯誤操作、黑客入侵、企業(yè)競爭對手破壞等各種因素，都會造成計算機系統(tǒng)的破壞，導(dǎo)致存儲的檔案信息被破壞或完全丟失。檔案信息的長期存儲存在著風(fēng)險，因此，對醫(yī)院檔案信息的安全管理是信息時代醫(yī)院檔案管理的關(guān)鍵要素，我們必須要采取多種防護手段保證醫(yī)院檔案信息的安全性。

綜上所述，隨著信息時代的來臨，人們對信息的需求越來越多、越來越迫切，醫(yī)院檔案這種重要的信息資源也越來越被重視，地位和作用的重要性與日俱增。要適應(yīng)信息社會的需求，建立科學(xué)有效的醫(yī)院檔案管理體系需要相關(guān)人員的不斷努力，采取有效的措施，在多個方面進行創(chuàng)新，充分開發(fā)利用醫(yī)院檔案信息，最大限度地發(fā)揮其效能，為醫(yī)院提供更具價值的信息資源，為醫(yī)院的戰(zhàn)略發(fā)展提供有力的支持。

[1]尹敬波.淺談醫(yī)院檔案管理信息化工作[J].才智，2011（18）.

[2]程梅玉.淺談檔案管理[J].現(xiàn)代閱讀（教育版），2011（05）.