淺談人事檔案管理現(xiàn)狀及對策

郭 麗程念兵

（1.山東省鄆城縣人社局；2.山東省鄆城縣審計局 山東 鄆城 274700）

淺談人事檔案管理現(xiàn)狀及對策

郭 麗1程念兵2

（1.山東省鄆城縣人社局；2.山東省鄆城縣審計局 山東 鄆城 274700）

隨著人事制度的改革和深入，市場經(jīng)濟的建立和發(fā)展，用工形式的多元化，人事檔案的現(xiàn)狀存在內(nèi)容失真、材料不全等問題。要從根本上解決我國目前的人事檔案管理問題，就必須采取提高檔案管理人員素質(zhì)、完善人事檔案管理制度、采用信息化管理手段的人事檔案管理體制等措施，從而探索和研究社會主義市場經(jīng)濟條件下人事檔案管理的新模式。

人事檔案；管理；對策

人事檔案是在人事管理活動中，主要由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的。一直以來執(zhí)行的是隨人走制度，比較真實的客觀記錄和反映了個人經(jīng)歷、家庭情況、社會關(guān)系以及個人德、能、勤、績等方面的材料。

一、人事檔案管理中存在的問題

1、長期以來，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對人事檔案工作的認(rèn)識，都存在一些誤區(qū)。一些單位領(lǐng)導(dǎo)往往容易忽視人事檔案管理工作，沒有把人事檔案管理工作納入到議事日程，這樣就導(dǎo)致人事檔案工作長期處于被動應(yīng)付的狀態(tài)，難以高質(zhì)量地為干部隊伍建設(shè)服務(wù)。

2、管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。隨著人事制度改革向縱深推進，原有的干部人事檔案管理人員的崗位變動，大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

3、在設(shè)備配備上，大多采取“因陋就簡”、“因地制宜”的原則。管理手段也較陳舊，調(diào)閱檔案時都是采用原始的手工操作方式，直接影響到檔案的完整與安全。

4、人事檔案收集工作缺乏力度。一是收集歸檔工作制度不健全，執(zhí)行不嚴(yán)格，收集歸檔工作被動、不及時；二是收集歸檔的材料不全面；三是一些歸檔的材料還不夠真實和準(zhǔn)確。這些因素都嚴(yán)重影響了檔案的質(zhì)量，降低了檔案的利用率。

5、人檔分離、棄檔不用的人員數(shù)量不斷增加。隨著社會的發(fā)展，特別是隨著人才資源配置市場化，人才流動日益頻繁，越來越多的“單位人”變?yōu)椤吧鐣恕?，人才的流動造成人檔分離，棄檔不用的人員越來越多，造成“棄檔”和“死檔”。

6、人事檔案材料制作不規(guī)范，這樣就造成人為的重復(fù)勞動，不僅造成人力、物力、財力的浪費，同時也使得人事檔案案卷很不美觀。

7、人事檔案管理的科學(xué)化、信息化程度不高。隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，計算機信息的水平也在不斷提高，但有些先進的技術(shù)手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮，計算機技術(shù)還沒有在人事檔案管理中廣泛運用。這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。

二、人事檔案管理對策

1、加強領(lǐng)導(dǎo)，提高對檔案工作重要性的認(rèn)識

建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。同時按照人事檔案達(dá)標(biāo)的要求，制定和完善人事檔案管理的整體規(guī)劃，使檔案工作順利進行。

2、加大對硬件設(shè)施的投入，進一步夯實檔案工作基礎(chǔ)

（1）、按照人事檔案管理規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，配置足夠面積的檔案室、閱檔室、辦公室、微機室、檔案柜或檔案密集架、電腦、空調(diào)、去濕機、滅火器、溫濕度計等硬件設(shè)施。搞好通風(fēng)、采光、防蟲、防潮等配套保護措施。

（2）引進計算機管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案資源的合理配置和利用，確保在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，為的可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

3、提高檔案管理人員的管理水平

（1）加強對管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn)，提高管理人的政策水平和專業(yè)技術(shù)水平，培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復(fù)合型、協(xié)作型”多素質(zhì)人才。

（2）檔案管理人員要有愛崗敬業(yè)、求真務(wù)實、甘于奉獻的精神，加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、強化繼續(xù)教育，堅持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、重視實效”，全面系統(tǒng)的掌握檔案管理工作的新知識、新技術(shù)，了解檔案管理現(xiàn)代化的具體內(nèi)容。

（3）引人競爭機制，通過擇優(yōu)錄用，競聘上崗，把真正優(yōu)秀的檔案專業(yè)人員選拔到檔案管理崗位上來。

4、人事檔案管理材料收集

（1）、建立相應(yīng)的檔案管理制度和暢通的材料收集渠道：對產(chǎn)生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，以及檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴(yán)格的制度。同時，要多渠道收集人事檔案管理材料，如反映業(yè)績的考核、考察材料；學(xué)歷和專業(yè)培訓(xùn)材料；任免、工資待遇、專業(yè)技術(shù)晉升、業(yè)務(wù)能力、技術(shù)專長材料等。

（2）、增強責(zé)任心，提高工作積極性：檔案管理人員必須具有良好的職業(yè)道德和工作責(zé)任心，必須及時收集與檔案有關(guān)的各種材料，認(rèn)真整理，細(xì)致鑒別，做到取之有據(jù)。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案管理的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實性。

5、加強人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)

（1）、實施信息化管理系統(tǒng)現(xiàn)代化。通過信息統(tǒng)計，對個人政績、業(yè)績的評價提供量化依據(jù)，實現(xiàn)計算機對人事檔案完整、準(zhǔn)確和動態(tài)、立體的管理體系，可以及時準(zhǔn)確、全面的提供人事資料和相關(guān)數(shù)據(jù)，從而極大地提高組織人事部門的工作效率。

（2）、人事檔案信息的收集，就是為了充分使用資源，達(dá)到一方收集，多方共享。以人事檔案信息系統(tǒng)為中心，建立計算機網(wǎng)絡(luò)分系統(tǒng)，如通過人事信息系統(tǒng)，完善財務(wù)工資系統(tǒng)，人事上的工資變動可以直接通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)傳發(fā)給財務(wù)科發(fā)放，而其它的行政管理系統(tǒng)也可以直接從人事信息系統(tǒng)中收益。

結(jié)語

總之，通過人事檔案管理工作的不斷完善，使人事檔案煥發(fā)新的生機與活力，必將為社會經(jīng)濟的發(fā)展提供強有力的保障。

1、李玉梅，新時期事業(yè)單位的人事檔案管理[J];蘭臺內(nèi)外;2010年01期