淺談如何加強縣級公共資源交易檔案管理

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（撫寧縣人民政府采購中心 河北 秦皇島 066300）

淺談如何加強縣級公共資源交易檔案管理

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（撫寧縣人民政府采購中心 河北 秦皇島 066300）

科學規(guī)范的管理檔案,是衡量一個單位管理水平的重要尺度。它關(guān)系著單位、部門總體決策方向，如果沒有好的檔案管理制度，造成檔案管理混亂，整理不完整，會給單位、部門帶來非常大的影響，乃至造成巨大損失。

縣級；公共資源交易；檔案管理

近幾年，公共資源交易市場總體發(fā)展良好,交易領(lǐng)域不斷擴大,交易活動日趨規(guī)范,對推動經(jīng)濟社會發(fā)展起到了積極作用。如何規(guī)范公共資源交易檔案管理，維護交易檔案的完整、真實和安全，發(fā)揮交易檔案在優(yōu)化公共資源市場化配置、規(guī)范公共資源交易活動和加強交易市場監(jiān)管中的作用至關(guān)重要。

一、立檔的責任人

公共資源交易項目立檔責任人是指參與公共資源交易活動的有關(guān)單位（以下簡稱立檔人）立檔人應(yīng)當根據(jù)交易項目的具體情況確定相關(guān)材料的歸檔范圍。?立檔單位應(yīng)當建立設(shè)施齊全、符合標準的檔案室。檔案室應(yīng)當具有防盜、防火、防光、防塵、防潮、防霉、防有害生物和防有害氣體等安全設(shè)施。對破損、霉變、散失的檔案，應(yīng)及時采取搶救、復(fù)制、搜集等補救措施，確保檔案的安全與完整。

立檔單位應(yīng)當明確檔案工作人員，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，負責收集、整理工作；建立交易檔案的收集、歸檔、保管、移交、使用、存毀、解密等管理制度，增強檔案意識。

檔案管理人員應(yīng)當熟悉檔案業(yè)務(wù)，具有計算機操作能力，定期參加檔案業(yè)務(wù)培訓，遵守檔案管理的法律、法規(guī)、規(guī)章和有關(guān)規(guī)定。

二、立檔的范圍

立檔單位收集歸檔的材料主要包括：

（一）初步設(shè)計及概算審批材料或政府會議紀要、政府抄告單、項目管理部門決定交易材料；

（二）委托（選擇）中介機構(gòu)材料、自行招標核準材料；

（三）交易事項核準、審定材料（項目審批時，已經(jīng)對招標事項進行核準的，不需要另行核準材料）；

（四）項目投資評審材料；

（五）資產(chǎn)資源評估材料、拍賣材料；

（六）交易過程中形成的交易文件、交易報名、資格審查、開標評標、中標公示、中標通知等材料；

（七）合同文本；

（八）投訴舉報、案件查處材料；（九）標后監(jiān)督檢查材料；

（十）不良行為記錄和公示材料。

項目交易活動結(jié)束后，交易過程中形成的材料由縣公共資源交易中心、各相關(guān)部門單位集中保管至公示期滿后移交立檔單位。

項目涉及國家秘密、投標人商業(yè)秘密、評標秘密的材料，除行政主管部門、公檢法和監(jiān)察機關(guān)處理投訴和辦理案件外，任何單位和個人不得查閱。

三、檔案的整理

立檔單位收集文件材料后，應(yīng)當及時登記，做好檔案材料的立卷、整理和管理工作。反映項目核準、審批、審定及交易過程的檔案一般為一式二套。項目備案（登記）核準單位、項目建設(shè)（使用）單位保存原件，其他立檔單位根據(jù)需要保存復(fù)印件。

只有一份原件的，由備案（登記）核準單位歸檔保存，項目建設(shè)（使用）單位保存復(fù)印件。復(fù)印件注明原件保存單位名稱、時間，加蓋原件印制單位印章，確難加蓋原件印制單位印章的，加蓋原件保存單位印章。

工程招標代理機構(gòu)、工程造價咨詢機構(gòu)、資產(chǎn)資源評估機構(gòu)、拍賣機構(gòu)、市產(chǎn)權(quán)產(chǎn)易中心（市公共資源交易中心），對涉及單位年檢或企業(yè)資質(zhì)升級需要的材料可以另行保管，復(fù)印件歸檔保存。?已經(jīng)裝訂成冊的招標投標文件（含工程量清單）、預(yù)算書等材料和工程圖紙等可以不重新裝訂，其它材料應(yīng)當裝訂成卷，裝訂時應(yīng)用棉線、紗線等不易腐蝕、變質(zhì)的材料。

歸檔材料應(yīng)當字跡清楚、圖表整潔，需要單位或個人簽章的，簽章手續(xù)應(yīng)完備，并采用碳素墨水、藍黑墨水等耐久性強的材料書寫，不得使用鉛筆等易褪色的材料書寫。熱敏紙傳真件，需復(fù)印保存，復(fù)印件應(yīng)清晰。

四、檔案的鑒定

檔案鑒定由立檔單位負責實施。立檔單位應(yīng)依法成立檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組，組成人員一般為單位主要領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室負責人、交易業(yè)務(wù)（經(jīng)辦）人員、檔案工作人員。

立檔單位應(yīng)當定期對公共資源交易檔案進行鑒定，對失去保存價值或者達到最低保管期限的檔案列出銷毀清冊，寫出鑒定銷毀報告，檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組全體成員在銷毀清冊和報告上簽名，并報市檔案局備案后方可銷毀，嚴禁擅自銷毀檔案。

未中標人投標資料保管期滿的，注明銷毀字樣，編制銷毀登記表，經(jīng)保管單位負責人簽字同意后自行銷毀。

檔案鑒定應(yīng)當準確判定檔案的價值，劃分保管期限、密級，審定檔案存毀事項，提出保存、銷毀、開放、解密和劃分控制使用意見。

五、檔案的保管期限

交易檔案保管期限劃分應(yīng)當符合有關(guān)規(guī)定：

（一）工程招標檔案保存期限分為永久、長期、短期三種。永久是指工程檔案需永久保存。長期是指工程檔案保存期限不少于該項目的設(shè)計使用年限。短期是指工程檔案保存15年以下。

（二）資產(chǎn)資源交易檔案保存至合同期滿止。一次性所有權(quán)出讓、轉(zhuǎn)讓的項目，保存期限為永久。

（三）資產(chǎn)資源評估機構(gòu)、拍賣機構(gòu)檔案保存期限分別為自評估報告印制之日起不少于10年和成交確認書簽發(fā)之日起不少于10年。

（四）招標代理機構(gòu)、工程造價咨詢機構(gòu)保存工程檔案年限分別為自中標通知書發(fā)出之日起不少于5年和造價咨詢報告印制之日起不少于5年。

（五）交易保證金檔案保存期限依照《會計檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

六、檔案的密級

檔案密級分為絕密、機密、秘密三種，具體依照國家、省行政主管部門有關(guān)工程密級范圍規(guī)定確定。

同一案卷內(nèi)有不同密級的文件材料，應(yīng)以高密級為本卷密級。

因此，做好檔案管理工作對促進經(jīng)濟社會的全面發(fā)展具有重要意義，科學規(guī)范的檔案管理能為社會的全面進步，經(jīng)濟又好又快地發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。