提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

孫佳音

（哈爾濱市房地產(chǎn)交易中心 黑龍江 哈爾濱 150000）

提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

孫佳音

（哈爾濱市房地產(chǎn)交易中心 黑龍江 哈爾濱 150000）

隨著經(jīng)濟和科技的發(fā)展，我國的各項事業(yè)發(fā)展的速度也在不斷的加快，要做好檔案管理必須將信息技術(shù)引入進來，利用信息技術(shù)實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。而信息化的來臨，既為檔案管理工作帶來了新的思路和方法，也提出了新的要求。如何加強檔案管理科學(xué)化水平，使檔案管理工作與社會發(fā)展同步，實現(xiàn)信息資源共享，提高檔案信息利用率成為當(dāng)前檔案管理工作者的重要課題之一。本文通過分析檔案現(xiàn)代化過程中存在的問題，從提高檔案管理科學(xué)化水平的重要性認識，探討如何提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑方法選擇。

檔案；管理；科學(xué)化；路徑

檔案管理就是通過對實體或電子資料與信息實行統(tǒng)一管理與利用，使用戶能夠按需求查詢，滿足工作、生活、學(xué)習(xí)的需要。當(dāng)前，信息化時代的來臨，電子文件應(yīng)用的增多，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在各行各業(yè)得到廣泛應(yīng)用，在為檔案管理帶來了新的思路與新方法，也為檔案管理工作提出了新的要求。提高檔案管理科學(xué)化水平受到越來越廣泛的關(guān)注，也成為當(dāng)前檔案管理工作者面臨的重要課題之一。

一、檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的一些問題

當(dāng)前我國已進入知識經(jīng)濟時代，檔案管理工作必須緊跟時代的發(fā)展，以滿足用戶需求為中心，提高管理科學(xué)化的水平，但不可否認，我國檔案管理工作仍存在一定問題。

（一）檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度非常低

檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化的一個重要條件便是檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的實現(xiàn)。我國在進行檔案管理的時候，其體系比較的復(fù)雜，管理也比較的分散，并且由于歷史等方面的原因在進行檔案管理的時候各個單位都各自為政，管理的水平差別也比較的大。部分企業(yè)檔案管理片面重視人員信息備案管理，而對科研實驗記錄管理，具有實用價值的會議及討論記錄等信息歸檔等沒有重視起來，且時間越長，檔案資料越多，一些跨期較長的項目資料存檔上就可能發(fā)生歸檔資料信息不全等問題，許多富有價值的檔案信息資料沒有有效存檔并加以利用。另外，現(xiàn)在研究出來的軟件沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這也導(dǎo)致了檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度比較的差，數(shù)據(jù)也不夠完整，這對檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)是非常不利的，這種情況也會導(dǎo)致檔案管理低水平以及重復(fù)建設(shè)的情況不斷地出現(xiàn)，檔案管理現(xiàn)代化水平提高非常的緩慢。

（二）檔案管理人員的素質(zhì)比較低下

部分檔案管理人員沒有進行過系統(tǒng)的檔案管理相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，對檔案管理工作缺乏概念，僅憑個人主觀意愿加以管理，尤其是現(xiàn)代檔案管理方法，科學(xué)管理方式等方面認識不清；部分檔案管理機構(gòu)管理人員對檔案管理工作缺乏足夠的重視程度，使檔案管理水平處于落后的水平。檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)是離不開現(xiàn)代化設(shè)備的，而在使用現(xiàn)代化設(shè)備的時候，相關(guān)的人員素質(zhì)必須比較高，并且觀念比較新。只有檔案管理人員的技術(shù)水平以及知識層次都比較高，在進行檔案現(xiàn)代化管理的時候，效果才會比較明顯。但是就目前而言，很多從事檔案管理的工作人員，在進行檔案管理的時候采用的依舊是以往落后的知識和方法，這些人員也不具有先進的管理知識，自身的技能水平也比較差，無法滿足現(xiàn)代化操作的需要。

（三）檔案管理方式落后，缺乏創(chuàng)新性

當(dāng)前，多數(shù)檔案管理機構(gòu)仍采用傳統(tǒng)紙質(zhì)文件管理方式，檔案目錄也采取紙質(zhì)文件形式，這為信息檢索帶來一定困難，導(dǎo)致多很有價值的資料很難被主動發(fā)現(xiàn)，并加以有效利用；在管理方式上，還存在手段繁瑣，效率低下等問題，難以實現(xiàn)資料共享。

（四）檔案管理投入無法滿足現(xiàn)代化管理需要

在進行檔案管理現(xiàn)代化的過程中，最大的問題便是經(jīng)費比較少。而經(jīng)費投入的多少是由領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理現(xiàn)代化的認識決定的?，F(xiàn)在很多單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重要性認識都不足，投入的資金也比較少，這些資金根本不足以購買那些現(xiàn)代化的設(shè)備。特別是一些基層單位，進行檔案室建設(shè)的時候，條件比較差，安全設(shè)施也不夠到位，檔案室的建設(shè)本身便不夠規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，而檔案室建設(shè)的自動化和數(shù)字化更是不可能的事情，這也給檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展造成了不良影響。

二、提高檔案管理科學(xué)化水平的必要性和重要性

檔案資料包含了大量的信息，以企業(yè)檔案為例，檔案管理包含了企業(yè)內(nèi)部的人事信息及人才儲備信息，還包括重要的會議及談話記錄，這些都對企業(yè)未來發(fā)展起著重要的作用，是企業(yè)從事各項管理工作的基礎(chǔ)。如通過決策者制定決策時所采取的方案資料等，可以了解企業(yè)的經(jīng)營狀況，可明確企業(yè)未來發(fā)展方向；再如企業(yè)人事檔案，是企業(yè)用人、留人、提升人的依據(jù)；企業(yè)的財務(wù)信息可以為企業(yè)下一年度的發(fā)展作財務(wù)預(yù)算提供依據(jù)。

思想決定行動，要提高檔案管理科學(xué)化水平，必須從檔案管理負責(zé)人開始，從思想上提高對檔案管理工作重要性的認識，通過不斷的學(xué)習(xí)，提高檔案管理科學(xué)化對檔案工作的重要性的認識。檔案管理工作者要從新的思維重視審視當(dāng)前檔案管理工作理念，采用科學(xué)發(fā)展觀，以此為指導(dǎo)改進檔案管理中存在的不足之處；建立檔案管理服務(wù)意識，檔案管理工作不僅是資料整理與歸檔的地方，更是一項服務(wù)性的工作，要切實作好檔案管理服務(wù)的主動性與預(yù)見性，加強檔案管理人員對當(dāng)前社會發(fā)展、經(jīng)濟形式的認識，全面了解用戶需求，才能更有針對性地為用戶提供服務(wù)；落實檔案管理工作的安全意識，確保檔案信息公共化但不受侵害，不斷提高檔案管理信息的安全性與完整性；建立檔案管理責(zé)任制，要求各檔案管理部門明確自己的分工與任務(wù)，結(jié)合自身特點，完善崗位工作職責(zé)，以部室主任為領(lǐng)導(dǎo)，各部門采取專人專管的形式，責(zé)任到人，確保檔案管理工作切實落實到位。

三、提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑探討

（一）重視檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

在進行檔案管理實踐的時候，想要真正地確保檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的實現(xiàn)，必須根據(jù)需要制定一系列的實施標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理的秩序以及效益能夠達到最佳。這是檔案管理現(xiàn)代化實現(xiàn)的一個重要手段和前提，若是在進行檔案管理的時候僅僅有技術(shù)方面的保證，專業(yè)化以及標(biāo)準(zhǔn)化的程度不夠，那么檔案管理的質(zhì)量以及速度便很難真正的提高，所以在進行檔案管理現(xiàn)代化的過程中，必須先進行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化的建設(shè)，這樣才能給檔案管理現(xiàn)代化奠定一個好的基礎(chǔ)。

（二）提高檔案管理人員的素質(zhì)與能力

人是檔案管理工作的主要實施者與參與者，人員素質(zhì)的高低與檔案管理工作的科學(xué)化水平有著密切的關(guān)系，因此，現(xiàn)階段，要想提高檔案管理工作的科學(xué)化水平，必須做好人員水平的提升。一方面，可吸引專業(yè)的檔案管理工作者加入，加強人才隊伍建設(shè)，使人才結(jié)構(gòu)更為合理。另一方面，通過對現(xiàn)有人才進行培訓(xùn)、外派學(xué)習(xí)、在職學(xué)習(xí)及對外交流等方式，全面提升人才的專業(yè)知識水平及技能水平。培訓(xùn)內(nèi)容不僅涉及檔案管理相關(guān)業(yè)務(wù)知識，還應(yīng)開展包括相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、當(dāng)前經(jīng)濟形式在內(nèi)的其他知識，以豐富并全面提高檔案管理人員知識面與技術(shù)水平。加強人員考核管理制度，使檔案管理人員工作按規(guī)范操作，保持嚴謹有序的工作態(tài)度，及時歸檔，確保資料全面且完整。

（三）加強基礎(chǔ)建設(shè)，提高管理水平

提高檔案管理科學(xué)化水平，必須加強硬件及軟件基礎(chǔ)建設(shè)，做好硬件保障才能為有效提高檔案管理科學(xué)化水平提供技術(shù)支持；加強軟件管理，通過電子閱覽室、檔案網(wǎng)站、信息共享平臺等軟件系統(tǒng)的建立，方便用戶對信息的檢索，同時實現(xiàn)資源共享，提高檔案資料的利用率。合理運用各項檔案管理載體，使用現(xiàn)代化技術(shù)手段，不斷完善電子檔案信息內(nèi)容，采用現(xiàn)代檔案網(wǎng)絡(luò)化管理手段，使其更具科學(xué)化水平。

加快檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)進程，改變傳統(tǒng)檔案管理模式，加快綜合性檔案室的構(gòu)建，實現(xiàn)信息、資料統(tǒng)一管理，建立、健全檔案日常管理工作制度，做到專人專責(zé)；加強檔案的移交、審批工作的流程化管理及制度化管理，確認審批權(quán)限及移交明細，使所有文件都能夠有據(jù)可查。做好檔案的動態(tài)管理，特點是資料上發(fā)生變動的，應(yīng)及時加以修正，定期組織管理人員對檔案信息資料進行檢閱、規(guī)范與完善，使檔案資料與時俱進；加強對檔案管理工作的全面性考核，不斷發(fā)現(xiàn)并糾正管理中存在的問題，保障檔案管理。

（四）強化管理意識，加大對檔案管理現(xiàn)代化的投入

想要真正實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，必須將大量的資金以及先進設(shè)備投入進來。各級領(lǐng)導(dǎo)也必須真正地意識到檔案管理的地位和重要性，積極推動檔案管理現(xiàn)代化地進行。加大對檔案管理現(xiàn)代化資金、設(shè)備方面的投入，在進行檔案室設(shè)置的時候，必須做好通風(fēng)、采光、安全以及防潮方面的措施，根據(jù)實際的需要還可以將電腦、監(jiān)視設(shè)備、空調(diào)等設(shè)備運用進來，這樣不但能保證檔案的安全，還能確保不出現(xiàn)資料丟失的情況?，F(xiàn)代化的檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理不同，對于設(shè)備和技術(shù)的依賴性較強，在這樣的情況下，給檔案管理部門及時配備相關(guān)的辦公設(shè)備，加強現(xiàn)代技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，能夠有效提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。為此，各級政府應(yīng)加大財政投入的力度，給檔案管理部門提供更多的經(jīng)費支持，幫助他們引進先進的技術(shù)和設(shè)備。而現(xiàn)代化技術(shù)及手段在檔案部門的廣泛運用，在很大程度上有利于檔案利用工作水平的提高，從而創(chuàng)造出一定的經(jīng)濟效益。

總之，在新的時期，做好檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)是檔案管理發(fā)展的必然，我們在推動檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的時候，必須真正地認識到其中存在的問題，從思想、人員素質(zhì)、管理基礎(chǔ)建設(shè)等方式，深入研究社會經(jīng)濟發(fā)展水平與用戶的實際需求，采取切實有效的方式提高檔案管理的科學(xué)化水平，提高檔案管理的質(zhì)量。

1、韓文琳.對提高檔案管理工作科學(xué)化水平的思考.[J].吉林工程技術(shù)師范學(xué)院學(xué)報

2、陳冬菊.論如何實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化.[J].華章.2013（19）

3、王利超.論電子信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用.[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè).2010，11:52-54

4、史輝情.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇.[J].建材與裝飾.2012，8:106-109

孫佳音，女，2008年9月至今就職于哈爾濱市房地產(chǎn)交易中心，畢業(yè)于哈爾濱工業(yè)大學(xué)，碩士學(xué)歷。