關(guān)于檔案管理信息化建設(shè)若干問題的思考

潘曉露

（菏澤市城市綜合開發(fā)辦公室 山東 菏澤 274000）

關(guān)于檔案管理信息化建設(shè)若干問題的思考

潘曉露

（菏澤市城市綜合開發(fā)辦公室 山東 菏澤 274000）

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，信息化產(chǎn)業(yè)也越來越多，檔案信息化是國家檔案管理部門在檔案的管理過程中運(yùn)用科技信息技術(shù)，統(tǒng)一對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理和分享，更有效的為社會(huì)生活提供便利的手段。本文提出了傳統(tǒng)檔案管理中存在的問題，同時(shí)提出檔案管理信息化建設(shè)的重要性，通過現(xiàn)階段管理中存在的問題找到解決措施，更好的建設(shè)檔案管理信息化系統(tǒng)。

檔案管理；信息化建設(shè)；措施

檔案管理信息化建設(shè)就是對(duì)檔案工作的各個(gè)方面進(jìn)行計(jì)算機(jī)化的管理，是現(xiàn)代化的檔案管理手段。信息化管理與傳統(tǒng)的檔案管理方式大有不同，通過運(yùn)用多方面的專業(yè)知識(shí)，加強(qiáng)各部門各環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)工作，克服在管理上出現(xiàn)的問題。

一、檔案管理中存在的問題

（一）檔案資料的信息安全長久性缺失

隨著社會(huì)的發(fā)展速度加快，很多人才流動(dòng)性較大，對(duì)人才的應(yīng)用復(fù)雜，很多企業(yè)的對(duì)檔案的重視程度有各不相同。在當(dāng)下這種大環(huán)境下，檔案的妥善保存就是檔案管理的重中之重，但是由于檔案的數(shù)量巨大，在保存的過程中難免由于客觀原因造成丟失或者損壞，安全性得不到保障，給當(dāng)事人造成損失[1]。如果將其放在一定空間中進(jìn)行統(tǒng)一的管理，不僅浪費(fèi)人力物力，在查找的時(shí)候也會(huì)存在障礙。

（二）傳統(tǒng)檔案管理方法受到限制

現(xiàn)在人們的日常生活中隨處都充斥著信息化的產(chǎn)品，傳統(tǒng)的檔案管理在歸檔時(shí)間、歸檔方式、保管方式、分類方式等方面與信息化管理都產(chǎn)生了差異，人們?cè)谶m應(yīng)了高科技信息手段解決問題的今天，傳統(tǒng)的檔案管理發(fā)展受到了限制。在處理問題上過多的依賴于高科技產(chǎn)品與自動(dòng)化系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案管理的模式逐漸產(chǎn)生了變化。

二、檔案管理信息化建設(shè)的重要性

（一）檔案管理信息化能夠保護(hù)檔案準(zhǔn)確性

與傳統(tǒng)的檔案保存形式相比，管理信息化能夠使檔案中信息明確，經(jīng)過長時(shí)間的保存，會(huì)使原檔案中的信息因?yàn)闀r(shí)間過長和使用次數(shù)過多等原因出現(xiàn)損壞，管理信息化就可以有效避免這種情況的發(fā)生。每個(gè)人在不同的時(shí)期所經(jīng)歷的事情都會(huì)保留在檔案中，有一些非常有意義、珍貴的資料，將這些資料信息化與傳統(tǒng)的檔案的保存形式相結(jié)合，能夠更好的保證檔案管理的準(zhǔn)確性[2]。

檔案在人才的調(diào)動(dòng)和證明中有重要的作用，檔案中的信息被利用與共享。在檔案的管理中，檔案資源應(yīng)用逐步擴(kuò)大，檔案管理信息化后可以直接通過局域網(wǎng)就能夠共享檔案中的信息，免去了一系列的麻煩，辦事效率更高。而且通過電子信息在內(nèi)部傳輸，更有利于導(dǎo)航，瀏覽方便，保存快捷，使信息共享資源限度擴(kuò)大。

（三）檔案管理信息化能夠更加快速的查找

傳統(tǒng)的檔案管理方式在檔案查找時(shí)需要人工翻找，損耗大量的時(shí)間以及人力物力，有時(shí)還因?yàn)樵S多客觀因素不能按時(shí)找到。檔案信息管理方式就能夠很好的解決這一問題，使檔案的查找更加快速，其中有快速的檔案查找系統(tǒng)，相關(guān)檔案資料都在其中，只要輸入相關(guān)的信息就可以快速的找到需要的檔案，省時(shí)省力[3]。

三、檔案管理信息化中出現(xiàn)的問題

檔案管理信息化具有的優(yōu)勢已經(jīng)被很多人看到，并且逐漸開始發(fā)展實(shí)施，但是在信息化系統(tǒng)建設(shè)的同時(shí)存在一些問題。

（一）對(duì)檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)不全面

檔案的信息化管理不僅僅是對(duì)檔案的管理，不能將其簡單的視為一種檔案的儲(chǔ)存工作，其根據(jù)檔案管理的使用方式的改變而產(chǎn)生了一種的新的管理理念，不能只是單純的考慮檔案的收集和保管，要綜合性的建立一個(gè)檔案管理的系統(tǒng)。在工作過程中，隨著辦公系統(tǒng)的自動(dòng)化發(fā)展影響著檔案管理信息化的功能，檔案管理信息化建設(shè)并不是一個(gè)單純的工作與手段，要統(tǒng)一起來去認(rèn)識(shí)、去掌握。

（二）檔案管理系統(tǒng)建設(shè)不完善

我國對(duì)于檔案全面信息化建設(shè)沒有一個(gè)具有規(guī)范性的系統(tǒng)，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)層面其統(tǒng)一性與開放性沒有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的界定，資源的共享性達(dá)不到要求。保證檔案信息管理的前提是要有一個(gè)規(guī)范的系統(tǒng)，但是由于歷史經(jīng)歷過于復(fù)雜，在與檔案收集的過程中，對(duì)檔案的質(zhì)量要求不高，內(nèi)容不細(xì)，將其輸入到電腦中的時(shí)候會(huì)造成信息的缺失和遺漏，同時(shí)檔案信息化落實(shí)有局限性。在工作中沒有全面的考慮計(jì)算機(jī)技術(shù)的特點(diǎn)以及今后的發(fā)展趨勢，很多地方所謂的信息化就是將檔案內(nèi)容儲(chǔ)存在磁盤中，這遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，而且會(huì)產(chǎn)生一定的隱患，很可能會(huì)由于其中的問題造成數(shù)據(jù)錯(cuò)誤成為數(shù)據(jù)垃圾，造成浪費(fèi)與損失，這樣是不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的。

當(dāng)前，由于本體自身的復(fù)雜性，本體的全自動(dòng)化構(gòu)建還無法完全實(shí)現(xiàn)，在具體應(yīng)用領(lǐng)域，本體的構(gòu)建還需要專家的人工參與，為了減少建模過程中繁瑣的人工操作，就必須借助本體構(gòu)建(工具)軟件完成某些半自動(dòng)的構(gòu)建過程。截止到2004年，已有的本體構(gòu)建工具共有96種，包括了本體的合并工具、本體的評(píng)價(jià)工具、本體的標(biāo)引工具、本體的集成工具等 [11-12]。

（三）檔案管理人員的素質(zhì)有待提高

檔案管理工作人員在管理時(shí)表現(xiàn)出來的綜合素質(zhì)不能滿足信息化管理的要求。對(duì)于管理檔案的人不僅要具備相關(guān)專業(yè)的知識(shí)儲(chǔ)備，還要具有信息的管理能力，具備應(yīng)對(duì)信息技術(shù)中所出現(xiàn)的問題，在工作中遇到的問題能夠及時(shí)的解決而不耽誤工作。同時(shí)要對(duì)整個(gè)管理工作流程有所了解，不僅僅局限在檔案管理方面。

四、檔案管理信息化建設(shè)措施

（一）檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化

在檔案管理信息化建設(shè)時(shí)一定要有標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的工作流程，這是檔案管理必須要做到的，同時(shí)也能夠提高工作的效率與質(zhì)量，使工作達(dá)到滿意的效果。檔案信息化，利用檔案掃描等科技手段，將紙質(zhì)資料文字轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字化信息，不管是接收檔案的人工輸入還是后續(xù)對(duì)數(shù)字化檔案的管理都需要有一個(gè)行業(yè)的規(guī)范，根據(jù)這一原則來有序的落實(shí)工作，評(píng)判檔案管理信息化的工作情況，避免出現(xiàn)檔案管理的獨(dú)立和互相矛盾的現(xiàn)象[4]。

（二）提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案的管理工作人員在檔案管理中發(fā)揮著非常重要的作用，而由于信息技術(shù)在管理工作上的應(yīng)用，對(duì)工作人員的能力素質(zhì)有了更高的要求。工作人員除了要對(duì)傳統(tǒng)的管理工作、業(yè)務(wù)知識(shí)有一定的了解，還要掌握計(jì)算機(jī)等信息技術(shù)產(chǎn)品的基本操作方式，在工作時(shí)遇到的相應(yīng)問題能夠自行及時(shí)解決。信息技術(shù)的不斷更新，會(huì)使系統(tǒng)在發(fā)展中有所改變，工作人員也需要有快速吸收新知識(shí)的能力，滿足不斷發(fā)展更新的信息技術(shù)，保證檔案管理信息化建設(shè)更好的落實(shí)。

（三）檔案管理工作中增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)

檔案管理的基礎(chǔ)就是為人民服務(wù)的，管理人員要明確服務(wù)意識(shí)，在工作中樹立服務(wù)理念，不斷提高服務(wù)質(zhì)量[5]。在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過程中，要及時(shí)的接受文件，并且及時(shí)的記錄，按照相應(yīng)的類別進(jìn)行歸檔，這樣才能更有序的進(jìn)行下一步驟的工作，使檔案發(fā)揮出應(yīng)有的作用[6]。在企業(yè)或者其它部門對(duì)檔案內(nèi)信息查找時(shí)能夠更加順暢。同時(shí)，通過管理模式的不斷發(fā)展，創(chuàng)新出更有效的管理檔案的方式，加強(qiáng)檔案為群眾服務(wù)的作用。

（四）多途徑更新檔案資源

要重視檔案的收集工作，從深度和廣度兩方面開展工作，并且在收集之后要時(shí)常更新，保證檔案資源的有效性和及時(shí)性。

（五）各企業(yè)公司相互合作，共同做好信息管理

檔案管理信息化建設(shè)除了管理工作人員的努力和制度規(guī)范化之外，還需要社會(huì)各方面的支持與合作[7]。信息化是社會(huì)發(fā)展的整體趨勢，各企業(yè)公司相互合作，認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，配合工作，這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案的信息化與現(xiàn)代化發(fā)展，所建立的體系發(fā)展會(huì)越來越成熟。

結(jié)語

總而言之，檔案管理信息化建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的整體趨勢，要加快信息化建設(shè)就要保證各個(gè)方面都要加強(qiáng)，制定行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，提高民眾認(rèn)識(shí)，儲(chǔ)備專業(yè)人才，提升服務(wù)質(zhì)量，使檔案管理在不斷的發(fā)展中找到正確的發(fā)展趨勢，為社會(huì)創(chuàng)造更大的財(cái)富。

[1]朱廣會(huì).淺談如何加強(qiáng)人事檔案管理[J].價(jià)值工程，2010(03).

[2]李霞.試論檔案管理信息化建設(shè)[J].吉林省教育學(xué)院學(xué)報(bào)(中旬)，2012(07).

[3]崔淑艷.淺談檔案管理信息化的必要性及管理措施[J].黑龍江史志，2014(05).

[4]薛云.站在新的歷史起點(diǎn)上·努力推動(dòng)全省檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2011(01).

[5]王美琴.我國檔案信息化過程中的主要問題及對(duì)策[J].檔案學(xué)研究，2011(01).

[6]夏燕玲.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].云南檔案，2010(03).

[7]楊冬權(quán).談檔案與文化建設(shè)——在2012年全國檔案工作者年會(huì)上的講話[J].中國檔案，2012(12).