新形勢下高?？蒲袡n案建設和管理創(chuàng)新

倪文豪

（山東建筑大學 山東 濟南 250101）

新形勢下高?？蒲袡n案建設和管理創(chuàng)新

倪文豪

（山東建筑大學 山東 濟南 250101）

本文對當前高?？蒲泄芾聿块T在科研檔案建設存在的現(xiàn)狀進行了分析，針對目前高?？蒲泄芾磉^程中科研檔案建設存在的主要問題，提出了高校科研管理部門加強科研檔案規(guī)范化建設、創(chuàng)新科研檔案管理的建議。

高校；科研檔案；創(chuàng)新

一、高?？蒲袡n案的規(guī)范化建設

科研檔案主要指科技工作者在科技創(chuàng)新活動中形成的具有保存價值的各種形式和載體的文件資料或實物，主要包括文字資料、圖表（紙）、數(shù)據(jù)等，科研檔案能完整地展現(xiàn)一個單位每一個科研項目從科研準備、科學研究實驗、總結鑒定、社會評價、成果獎勵及推廣應用全過程的各類材料?？蒲袡n案建設是高?？蒲泄芾聿块T的重要內容之一，將其納入到高校科研管理的日常性工作并進行規(guī)劃化建設越來越成為高等學?？蒲泄芾硭降闹匾疤?。

科研檔案的規(guī)范化建設主要包括管理規(guī)范和內容規(guī)范。管理規(guī)范是指有專門人員進行管理，建設要有檔案形成、積累和歸檔的規(guī)范程序，規(guī)劃化建設要納入學校工作計劃，科學管理業(yè)績要與崗位職責考核相關聯(lián)；內容規(guī)范是指從項目申報到研究過程中形成各種原始記錄、實驗數(shù)據(jù)到鑒定驗收的各類總結，到成果的形成、獎勵申報材料以及推廣應用過程中設計文件、合同、用戶反饋、市場調查等，缺少任何一個環(huán)節(jié)都會影響科研檔案的完整性。

科研檔案不僅僅是高?？蒲谢顒拥臍v史記錄，還是對科技工作者科研創(chuàng)新活動評價的重要客觀依據(jù)，是科技評價的重要指標，是對學校科研活動總結規(guī)劃的重要參考，是高校服務于地方和社會經(jīng)濟活動重要源泉，另外，對科研檔案的科學化、規(guī)范化建設也是對高?？蒲泄芾聿块T科研管理規(guī)劃化的重要體現(xiàn)。重視科研檔案的管理和應用，加強科研檔案的規(guī)范化、科學化建設對提高科研管理水平、充分利用和挖掘科研項目價值、提高科學研究水平將起到重要作用。

二、目前高?？蒲袡n案建設存在問題

1.收集不全

據(jù)了解，對科研檔案的建設最大問題就是收集不全，體現(xiàn)在以下幾個方面：一是項目不全，能收集到的就收集，收集不到的就不管了，特別是一些歷史檔案，殘缺不全；二是科技人員對檔案意識不高，不知道科研檔案的價值，不知道存留一些科技資料，特別是信息類的東西；三是類別不全，成果材料有，項目材料沒有；成功的經(jīng)驗有，失敗的教訓沒有；紙質的有，實驗數(shù)據(jù)卻沒有；圖紙有，實物沒有；缺少對科研檔案建設的頂層規(guī)劃，沒有建立科研檔案收集體系。

2.管理不善

科研檔案建設的重點實際不在收集，而在管理。管理的難點不在資金，而在人員。科研檔案收集上來，如何管理？沒有科研檔案的管理體系建設，沒有科研檔案人員培養(yǎng)計劃，沒有對科研檔案進行分類而僅僅是檔案的存放，等于前功盡棄。

3.利用率低

科研檔案有價值不在于管理，而是如何利用。高校目前對科研檔案建設普遍還停留在收集和整理上，而對于科研檔案的后期利用還沒有做更多的工作，對科研檔案的利用還僅僅是資料的查詢，對成果的推廣和科研經(jīng)驗有分享方面還是零。所以，加強科研檔案利用是科研檔案建設的根本所在，也是建設科研檔案管理體系的目的所在。

三、規(guī)范化建設對管理人員素質的新要求

高校檔案管理隊伍建設往往不會提上學校重點建設的任務單上，管理隊伍呈現(xiàn)“三低一高”現(xiàn)象。即學歷低、管理能力低、工作效率低、平均年齡高。高校檔案室不是年輕人愿意去的地方，檔案管理人員始終處于被安排的地步?，F(xiàn)代高水平大學建設要求對高校的每個崗位都提出新的要求。

1.管理能力

人事檔案、公文檔案、建筑檔案等其他檔案的價值在于查詢，重點中在于收集，檔案材料要完整、齊全，而科研檔案不同于它們，不是的收集、保管和查詢，科研檔案的價值體現(xiàn)在于使用，在收集、整理有過程中，要求管理人員要從繁多的科研檔案中發(fā)現(xiàn)有價值的成果進行重點的管理和推介，在后期的科研或成果應用中發(fā)揮更大的作用。這就要求管理人員不僅要有將科研檔案收集起來，還要在檔案管理過程中對科研檔案進行鑒別和分類管理，甚至于對科研檔案為外部所用。

2.新技術應用能力

目前，科研檔案不再只有紙質材料，而是有數(shù)字的、影像的、實物的等多種形式，存放條件也不再是簡單的櫥柜而要自動化管理、信息化管理、安全化管理，大批的新型的設備或安全裝置投入使用，以傳統(tǒng)的老弱病殘來管理檔案已遠不能適應現(xiàn)代信息社會對檔案管理的需要，更不用說，存在的本身就是高科技價值含量的科研檔案。

3.溝通能力

科研檔案在高校檔案工作中應當占據(jù)相當重要的一部分，但很多高校卻都存在收集不全、管理不善、利用率低等諸類問題，這些問題的存在相當程度上是因為管理人員溝通能力不夠造成的。一是科技人員對科研檔案的重視程度不夠，對科研檔案管理支持不夠；二是科研檔案工作歷史欠賬太多，大量基礎性工作需要去協(xié)調、去溝通；三是科研檔案的使用需要管理人員與產(chǎn)學研單位進行溝通聯(lián)系?？蒲袡n案管理人員面對的不再是沒有生命有一堆資料，而是有價值、有生命，可以指導科技工作者創(chuàng)新，可以產(chǎn)生經(jīng)濟價值和效益的寶貴財富。

4.專業(yè)能力

高?？蒲袡n案一定程度上代表了一個學校的研究水平和能力，是學校各個專業(yè)、團隊、研究方向的科研檔案信息的總和。管理人員不僅要有檔案管理方面的能力和水平，還要具備一定的專業(yè)識別能力，能夠對收集上來的各專業(yè)的科研檔案進行初步的甄別，對其科技價值、保管需求要有識別能力。否則，會嚴重影響科研檔案的利用價值，而這種影響卻又是隱性的。

四、高?？蒲袡n案管理新模式

隨著時代的發(fā)展，科研檔案管理人員的觀念也要與時俱進，科研檔案要轉化為科研信息，檔案的查詢、利用將轉化為信息的交流，交流在場所也不再局限于檔案室，而是網(wǎng)絡化的、可遠程的。所以信息的真實性、內容的完整性，管理方式的多樣性對科研檔案規(guī)范化建設至關重要，是科研檔案形成、后期的利用的重要基礎和前提。

1.加強科研檔案的現(xiàn)代化管理水平

科研檔案的現(xiàn)代化管理將促進科研管理水平的提高，計算機技術應用和網(wǎng)絡化管理用為現(xiàn)階段主要管理手段，也要快速地應用到科研檔案的管理中去。新技術的應用拓寬了信息交換的渠道，縮短了信息交換的時間，科研檔案的管理要順應時代的要求，提高科研檔案的電子化水平，通過網(wǎng)絡為遠程查詢和利用科研檔案提供了有利條件。

加強現(xiàn)代化管理水平需要高校加大資金投入，增加硬件建設，開發(fā)或購置科研檔案管理系統(tǒng)，將收集整理的科研檔案轉化為電子化資料分類存放，并為廣大科技工作者和決策者提供網(wǎng)上查詢服務。

2.不斷拓展科研檔案服務的方式和途徑

首先，科研檔案服務要走出檔案室面向廣大科技工作者、走向社會?？蒲袡n案不再是一個單位的檔案，要圍繞社會需求展開科研服務，無論是管理人員的思想觀念和認識，還是利用方式和服務手段都應社會化，也只這樣，才能充分發(fā)揮科研檔案的價值，才能走出陰暗的檔案室，走到陽光下面去。如舉辦科研成果展、學校科研歷程展，召開不定期的科研信息新聞發(fā)布會、信息交流會，舉辦科研檔案建設的討論會、座談會、知識講座等，使科研檔案的利用工作和利用方式更貼近科技工作者，更貼近社會，更符合廣大師生的要求，甚至走出校園，實現(xiàn)科研檔案服務的社會化服務。

其次，實現(xiàn)科研檔案服務的網(wǎng)絡化。通過實現(xiàn)科研檔案的數(shù)字化，開啟科研檔案服務的網(wǎng)絡窗口，管理人員要盡快掌握先進的科技手段，介入網(wǎng)絡服務領域。如實現(xiàn)科研檔案信息的網(wǎng)上傳送和查閱，實現(xiàn)科研成果的網(wǎng)上推介，建立與科技工作者的網(wǎng)上交流窗口等等，讓廣大科技工作者真正體會到科研檔案的真實存在，改善檔案管理的傳統(tǒng)印象，用科技的手段，以科研檔案服務為先導，樹立檔案服務的新形象。

第三，建設科技服務的新基地?？蒲袡n案要加強網(wǎng)站建設，開展科技信息服務、科技信息咨詢和科技開發(fā)服務，讓科研檔案室成為科技信息基地，成為科技信息資源的交換中心，讓科研檔案成為宣傳教育中心，建設成為科普基地，向廣大師生介紹科技工作者取得科研成果，將科研檔案室成為培養(yǎng)科研人才的重要環(huán)節(jié)，成為學校人才培養(yǎng)的“第二課堂”。

綜上所述，高校科研檔案規(guī)范化建設需要管理人員不斷提高自身素質，銳意進取，努力提高科研檔案軟、硬件建設，不斷拓展科研檔案的服務新渠道、新方式，讓我們的科研檔案展現(xiàn)新的活力，開啟科研檔案服務的新局面?？蒲袡n案的規(guī)范化建設不僅是科研管理水平的體現(xiàn)，也是高校在新的機遇和挑戰(zhàn)面前對科研檔案建設的提出的更高更深層次的要求。

1.吳雪華;如何加強高?？蒲袡n案管理工作[J];玉林師范學院學報;2003年02期

2.王莉;新時期高校檔案收集工作對策研究[J];鎮(zhèn)江高專學報;2004年02期