事業(yè)單位人事檔案管理面臨機遇與挑戰(zhàn)

王振云

河北省灤平縣人力資源和社會保障局 河北灤平 068250

事業(yè)單位人事檔案管理面臨機遇與挑戰(zhàn)

王振云

河北省灤平縣人力資源和社會保障局 河北灤平 068250

本文作者結(jié)合多年來的工作經(jīng)驗，對業(yè)單位人事檔案管理面臨機遇與挑戰(zhàn)進行了研究，具有重要的參考意義。

事業(yè)單位；檔案管理；機遇；挑戰(zhàn)

1.事業(yè)單位人事檔案信息化管理現(xiàn)狀

1.1 檔案被利用情況

現(xiàn)實的事業(yè)單位人事檔案管理方式是面向管理，而不是面向服務(wù)，檔案利用主體受到限制。通過調(diào)查顯示，單位的職能部門是單位人事檔案查閱最多的人群。通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大部分的查閱是在職稱評審、工資調(diào)整、福利房分配等方面，同時在干部任免時所需要的材料也都是通過單位人事檔案查閱。在進行查閱時，主要是檔案管理人員幫助通過查閱原始資料獲得。可以看出，在事業(yè)單位人事檔案的利用率還具有一定的局限性，利用面比較狹窄。

對于查詢者采用的方式進行調(diào)查，結(jié)果顯示有部分查詢者的通過電話查詢，其他大部分的查詢者都是通過直接到人事檔案管理部門查詢。今年來，許多事業(yè)單位已經(jīng)建立了檔案數(shù)據(jù)庫，可實現(xiàn)短時間信息查詢，但數(shù)據(jù)庫內(nèi)容并不全面，許多的檔案查詢還是要通過去管理部門查閱原始資料。目前大部分事業(yè)單位已具備建設(shè)檔案信息化的硬件設(shè)備，但是由于軟件開發(fā)、互聯(lián)網(wǎng)利用等方面原因還不能實現(xiàn)檔案信息的信息化。

1.2 事業(yè)單位人事檔案計算機應(yīng)用情況

在信息化時代，計算機的運用已經(jīng)逐漸滲透到各行各業(yè)中，但通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在事業(yè)單位人事檔案部門計算機應(yīng)用中，有少數(shù)的設(shè)備處于閑置狀態(tài)，主要是因為部分設(shè)備只為上級檢查達(dá)標(biāo)而設(shè)，部分管理人員年齡過大，對計算機操作水平不高；大部分的計算機用于處理日常工作中的文檔，還有一部分的計算機作為保存保密文件，由此可見，在信息化管理時代，除了配置完善的硬件以外，還要對管理人員的技術(shù)水平進行培訓(xùn)提高。在調(diào)查中還發(fā)現(xiàn)，有部分事業(yè)單位人事檔案管理部門建立有相關(guān)主頁或網(wǎng)站，但是大多數(shù)不能進行網(wǎng)絡(luò)檢索，用戶從建立的網(wǎng)站中很難獲取到想要的信息。

2.信息化社會對事業(yè)單位人事檔案管理的影響

2.1 信息化社會為事業(yè)單位人事檔案管理帶來新機遇

2.1.1 事業(yè)單位管理工作的效率不斷提高。在傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中，管理人員主要針對實體檔案，要花費大量的精力對檔案進行整編和收集，查閱時還要按照變換進行繁瑣的查找，整個查閱過程需要大量的時間和精力；同時在查閱過程中很容易造成原始資料的損壞和丟失。如果人事檔案的管理模式實行了信息化管理，使檔案管理自動化、實時化和網(wǎng)絡(luò)化后，一次錄入數(shù)據(jù)就能被多次利用，并能夠在人事管理內(nèi)部進行數(shù)據(jù)共享。建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，設(shè)置信息數(shù)據(jù)共享平臺，查閱者就可自行通過網(wǎng)絡(luò)進行實時便捷查閱，可極大地提高檔案信息利用率和管理人員勞動效率。人事檔案管理變得極為方便和快捷。

2.1.2 檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不斷提高。信息化的到來，對掌握信息者的管理水平和業(yè)務(wù)水平也提出了更高的要求。檔案管理人員必須參加相關(guān)的培訓(xùn)，掌握相應(yīng)的管理知識。伴隨著信息化的不斷提高，管理人員可以節(jié)省下大量的時間來進行學(xué)習(xí)，也有大量的精力進行管理工作的創(chuàng)新，從而使管理人員的業(yè)務(wù)水平不斷得到提高。

2.1.3 事業(yè)單位人事制度改革不斷深入。隨著人事制度改革的深入，事業(yè)單位的用人制度也不斷發(fā)生變化，逐步實行聘用合同制，打破了終身制，人事制度的改革勢必導(dǎo)致人才流動頻繁，制度解決了以往人檔不分，檔隨人走的被動局面，人事檔案交至人才服務(wù)機構(gòu)專門管理。通過高效人事檔案信息化的發(fā)展，工作人員的人事檔案關(guān)系的調(diào)動，將不會受到新進單位履行聘用簽約及離開單位進行的解聘解除合同的影響。事業(yè)單位招聘人才時，也只需要通過人才信息平臺，從人才信息服務(wù)機構(gòu)直接通過網(wǎng)絡(luò)下載所需人才的基本情況就可以了。實行人事檔案信息管理后可以取代人事檔案的實體管理，減少在招聘人才時因為沒有人事檔案可以查詢而帶來的不便。伴隨整個社會的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，事業(yè)單位可直接從專業(yè)網(wǎng)站查詢獲得人才的基本信息，這樣通過網(wǎng)絡(luò)的管理既健全了聘用人員的人事信息，也可以提高對聘用人員的監(jiān)督。

2.1.4 人事檔案紙質(zhì)載體得到保護。當(dāng)下事業(yè)單位人事檔案管理人員在查閱所需檔案時，要到檔案室進行紙質(zhì)翻閱，從其中摘錄相關(guān)信息或復(fù)印相關(guān)內(nèi)容。但是由于長時間對同一信息的經(jīng)常重復(fù)查閱，不僅浪費人力和時間，影響效率，也加快了對實體檔案紙張的損壞。人事檔案紙質(zhì)載體是最原始的證據(jù)材料，它的客觀性是毋庸置疑的。因此，對人事檔案紙質(zhì)載體的保護就顯得很重要。如果實行人事檔案管理的信息化，所有人員的人事信息就都可以從數(shù)據(jù)庫中獲得，從而將會極大地減少工作人員與原始紙質(zhì)材料的接觸，從而降低了人事檔案原件的使用率和損壞空間，既有效地延長人事檔案材料的壽命，又有利于人事檔案紙質(zhì)載體的保護。

2.2 信息化對事業(yè)單位人事檔案管理提出新挑戰(zhàn)

2.2.1 對管理觀念和管理制度的挑戰(zhàn)。人事檔案包含大量個人數(shù)據(jù)，以及不宜公開的政治、學(xué)術(shù)、業(yè)務(wù)信息和反映著各單位組織的體系結(jié)構(gòu)、活動情況等的信息。人事信息的公開程度和內(nèi)容是提高人事信息利用效率的關(guān)鍵，在信息化時代，我們應(yīng)解放思想，實事求是地對待客觀信息，遵守人事檔案保密性，在日常檔案管理工作中，按照人事檔案管理客觀規(guī)律和特點，建立完善的工作流程，制定科學(xué)的管理模式，促進檔案的開發(fā)和利用。同時樹立現(xiàn)代化、信息化管理理念，以更好提高人事檔案的服務(wù)質(zhì)量和利用效率。

2.2.2 對管理技術(shù)的挑戰(zhàn)。目前在我國，黨和國家的各項工作方針和政策是事業(yè)單位人事檔案管理的靈魂，工作中必須遵守法律法規(guī)，否則檔案管理工作就會失去基礎(chǔ)和原則。人事檔案管理工作的保密性特點體現(xiàn)了它是一項政治性較強的工作，在保證檔案資料的完好、真實、安全基礎(chǔ)上還要確保檔案的保密性。在信息化檔案管理過程中，傳統(tǒng)的管理模式雖然能確保檔案的完整和保密工作，但是已經(jīng)很難適應(yīng)信息化背景下的管理。在信息化時代，對事業(yè)單位的人事檔案的管理技術(shù)提出了很高的挑戰(zhàn)，不僅要制定完善的各項法律法規(guī)以及各項管理制度，而且還要增強計算機技術(shù)的開發(fā)，包括管理軟件的開發(fā)、安全技術(shù)的保障等都要及時跟上時代的發(fā)展。以防止檔案信息的破壞和盜竊。

2.2.3 對管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能的挑戰(zhàn)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，各個學(xué)科之間的互相融合和嫁接，促進越來越多的新技術(shù)逐漸地應(yīng)用于檔案管理工作中，如通訊技術(shù)、微縮技術(shù)、自動化技術(shù)、聲像技術(shù)等，而以往的手工勞動很難滿足現(xiàn)代信息化的管理工作，這就要求管理工作人員不斷地提高自己的管理和業(yè)務(wù)素質(zhì)，以及各項技術(shù)操作能力。從而不斷地提高自己的管理能力、業(yè)務(wù)能力，使事業(yè)單位人事檔案管理在信息化時代下更具有活力和生機。

3.總結(jié)

綜上所述，在新時期的單位人事檔案管理中，要注重采用新的管理模式，增強人事檔案管理的技術(shù)含量，使單位的人事檔案管理向著規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化發(fā)展。

[l]梁愛欣.創(chuàng)新千部人事檔案管理工作思路[J].華北電業(yè),2010.